De elektronische vooruitgang heeft veel voordelen voor finance maar zorgt bij de finance-afdeling van Steelforce kennelijk ook voor grote uitdagingen. Cybercrime staat bovenaan de lijst als topic bij risicobeheer en dat lijkt de komende tijd niet snel te veranderen. Zo stelt Ronny Willemsens, CFO van de Belgische staalhandelaar. “Wat documentaire kredieten betreft is er geen probleem, de betaling loopt dan langs vooraf bepaalde bankkanalen. Het aandachtspunt zit hem in het uitgaand betalingsverkeer aan buitenlandse leveranciers en de oplossing bestaat uit checken, checken en nog eens checken.”
Hoewel Steelforce sterk internationaal aanwezig is, liggen de roots van de onderneming in Antwerpen. Het is pas sinds 2005 – toen de groep nog vooral actief was in België – dat de handelaarsgroep ook als organisatie in aantal vestigingen sterk begon uit te breiden. Op heden stuurt het team van CFO Ronny Willemsens vanuit de headquarters, de 24 dochtervennootschappen en vertegenwoordigingskantoren aan. “Op een paar uitzonderingen na”, duidt Ronny Willemsens. “De finance-afdeling is dus zo goed als volledig gecentraliseerd hier. En daar is een duidelijke reden voor: we werken met een globale kredietportefeuille waar de verschillende vennootschappen afzonderlijk een beroep op kunnen doen. Om een globaal beeld te krijgen van het benuttigen van de verschillende banklijnen en onze bankpositie/financiering is het daarom essentieel dat we finance sterk gecentraliseerd hebben. Daarnaast heeft het ook een voordeel inzake risicobeheer. Als handelaar/trader hebben we immers een stevige financiële leverage, dat betekent dat we bijzonder veel aan schuldfinanciering doen. Dus risicobeheer is cruciaal. We moeten er sterk op toezien dat ieder risico is afgedekt in iedere transactie. Los daarvan is ook het balansbeheer van cruciaal belang want we moeten de solvabiliteit constant onder controle houden. Het is immers onze belangrijkste bank- en financieringscovenant. Er zijn ook een aantal uitzonderingen waar we een groot deel van finance lokaal beheren maar finaal gebeurt de controle van hier.”
De finance-afdeling van Willemsens bestaat uit 14 medewerkers. “Drie houden zich effectief bezig met treasury en trade finance. De andere spitsen zich toe op boekhouding, analytische controle op de trading-activiteiten, management accounting, controlling en interne audit. Toch is het moeilijk om te zeggen dat één persoon dit doet en de andere dat. Het is een bewuste keuze, ook om de functie aantrekkelijk te houden, om te weten waar jouw collega’s mee bezig zijn. Je begint hier dus in een bepaalde functie en naarmate de honger naar een bepaald aspect toeneemt, probeer ik die persoon ook in de richting te oriënteren. De afbakening tussen de verschillende functies is dus niet zo sterk. Iedereen heeft zo een gevarieerd palet en bij afwezigheid kunnen we elkaar opvangen. De afstemming is dus goed binnen het team. In de dochterbedrijven zijn er 1 à 2 personen met finance of boekhouding bezig. Die passeren altijd hier voor een verdere opvolging van het resultaat van de job.”
Niet ijlings closen
Inzake interne rapportering is de maandelijkse frequentie geen uitzondering. Wat de groep betreft ligt dat op een kwartaalafsluiting. “Jaarlijks gaan we, door die solvabiliteitscovenanttoets, ook geconsolideerde cijfers rapporteren naar onze financiers. Wat natuurlijk wel sterk verschilt, zijn de closing procedures van de transacties. In onze revenue recognition rules is bepaald dat we het resultaat van de transactie nemen in de periode waarin we effectief factureren aan de klant. Dat is meestal de datum van de laadbrief, een document dat soms nog eens enkele weken op zich laat wachten, aan de klant. In het kader van documentaire kredieten moet dat een hele weg afleggen. Van de bank van de leveranciers, naar onze bank, tot bij ons: de handelaar… Tot op heden is ook bewust gekozen om niet ijlings te willen afsluiten maar wel te wachten tot alle documenten aanwezig zijn om dan een analytische controle op alle transacties uit te voeren. Zo zien we of alle kosten en opbrengsten binnen de juiste periode zijn opgenomen. Daarna gaan we de resultaten van alle transacties consolideren.”
Lees de rest van dit artikel in uw dashboard. Nog niet geabonneerd? Klik hier.