Al een halve eeuw is Motrac toonaangevend als totaalaanbieder van zowel interne logistieke oplossingen als reinigingsoplossingen met de respectievelijke A-merken Linde en Tennant. Daar koppelt ze aanvullende diensten aan vast, zoals het opstellen en opvolgen van jaarlijkse honderden lease-contracten. En dat is een taak waarbij de Finance-afdeling een cruciale begeleidende rol speelt. Als onderdeel van een internationale holding is het bedrijf bovendien aan strikte rapportageverplichtingen gebonden. “Maar dat is ook een voordeel”, benadrukt CFO Marc Van Cotthem. “Meten is weten, wat ons een duidelijk zicht verschaft op waar we als bedrijf precies staan.”
Lees dit artikel indien u wilt weten:
- Wat de complexiteit van de business betekent voor finance
- Wat de uitdaging voor finance is inzake digitalisering
Wie raakvlakken heeft met de wereld van de (intra)logistiek en material handling, zal de naam Motrac bekend in de oren klinken. Het bedrijf, dat filialen heeft in Antwerpen, Dottenijs en Ciney, is de exclusieve invoerder en verdeler voor België van Linde Material Handling producten, alsook van Tennant reinigingsmachines in België en Luxemburg. “We zijn invoerder en verdeler, maar daarnaast ook zoveel meer”, legt CFO Marc van Cotthem uit. “Zo vormt ook service een belangrijk onderdeel van ons dienstenpakket, bieden we onder meer huur- en leaseformules en occasietoestellen aan en beschikken we over een grote voorraad aan wisselstukken. Daarenboven zijn we doorheen de jaren ook steeds meer een adviserende rol naar onze klanten toe gaan spelen. De term serviceprovider is hier dus beslist op zijn plaats.”
Waar situeert zich de Finance-afdeling binnen het organigram? Hoe is de samenstelling?
MARC VAN COTTHEM: “De Finance-afdeling is binnen ons bedrijf een staffunctie van de Managing Director. Organisatorisch is er een opdeling volgens specialisatie. Zo is er een afdeling boekhouding die de verantwoordelijkheid draagt voor de facturatie, het grootboek, de accounts payable en de accounts receivable. De tweede afdeling is controlling. Deze staat in voor de rapportage en het debiteurenbeheer, alsook voor contractopvolgingen en financieringen. Afdeling drie tot slot kreeg de naam 'parts' en laat zich – zoals de naam doet vermoeden (glimlacht) – in met de inkoop en counterverkoop van onderdelen, maar ook met de opvolging van claims en garanties. We vinden het erg belangrijk dat de Finance-afdeling commercieel meedenkt; niet toevallig staan we zo dicht bij de Managing Director. Wij zijn niet zomaar een administratie die beslissingen vaststelt zonder meerwaarde te creëren: we denken mee na over operaties en beslissingen, zonder de aan Finance eigen principes los te laten. Daarmee maken wij het verschil: is er een wens van de klant, dan zijn ook wij onmiddellijk betrokken. Op die manier kunnen we van in het begin de correcte inschatting maken.
Complexe boekhouding
Hoezeer is het feit dat jullie verschillende uiteenlopende diensten aanbieden een factor van complicatie voor een CFO en zijn ploeg?
“Dat is heel pertinent, u legt de vinger op de wonde. Bij wijze van boutade zeg ik wel eens dat wanneer je naar onze boekhouding kijkt, je er zowat alles in aantreft wat ooit bedacht is in het vakgebied (lacht). Eigenlijk werkt Motrac zoals een autoleasemaatschappij; alles wat zij doen, doen wij ook. Daarenboven voeren wij al het praktische werk eigen aan een lease ook zelf uit And last but not least: we zijn ook nog eens de invoerder van de goederen. Deze complexiteit zorgt ervoor dat we hele trajecten moeten voorzien om onze mensen in te werken en – net als de grote hoeveelheid contracten waarmee we bijgevolg werken – is dit een heuse uitdaging. Concreet hebben we het over meer dan 3.000 langetermijncontracten met klanten, waarvoor onze boekhouding ondersteuning biedt door de financieringen te verzorgen en door de contractvoorwaarden mede te bepalen. Ook het opvolgen van de contracten nemen we voor onze rekening. Het aandeel van onze omzet dat via de verkoop gegenereerd wordt, schommelt in normale omstandigheden tussen de 30 en 40%, al het overige komt dus via onze overige diensten. Nu is het zo dat wanneer de klant een voertuig wil leasen, wij dit via een formule van vendorlease gaan herfinancieren. Ook dit wordt beheerd door de Finance-afdeling, aangezien je hiervoor toch de nodige financiële knowhow in huis moet hebben. Van zodra wij van de verkoopsafdeling het bericht ontvangen dat een klant wil leasen, zorgen wij voor de herfinanciering.
Ruime rapporteringsplicht
Hoe beleven jullie de realiteit deel uit te maken van een internationale holding?
“Sinds 2013 maken wij deel uit van Royal Reesink, een Nederlandse holding die een marktleidende internationale distributeur en serviceleverancier is van hoogwaardige apparatuur, componenten en diensten. Dat heeft een aantal onmiskenbare gevolgen, zoals u wel kan vermoeden. Er is een duidelijk voordeel op financieringsvlak. Het is de holding die ons werkkapitaal financiert, abstractie makend van de huurvloot waarover ik het net had: dat is namelijk die vendorlease waarvoor we in zee gaan met een lokale partij. Dit gezegd zijnde, is het belangrijkste gevolg van onderdeel te zijn van een holding dat er duidelijke regels zijn die nageleefd moeten worden. We zijn een middelgrote KMO, maar de rapportagebehoefte is groter dan wat doorgaans gangbaar is bij bedrijven van onze omvang. Eigenlijk doorlopen wij maandelijks bijna een jaarafsluiting: afschrijvingen worden geboekt, provisies nagekeken, balansposten gecheckt en dergelijke meer. Die rapportage moet elke vijfde werkdag van de maand klaar zijn. Het verschil met de jaarafsluiting is dat die nog enkele extra posten telt; het berekenen van de belastingen bijvoorbeeld. Maar de inschatting van die belasting behoort dan wel weer tot onze maandelijkse oefening. Onze jaarafsluiting moet de tiende werkdag van januari rond zijn, en dat we daarin slagen, wordt mogelijk gemaakt doordat we elke maand de zaken zo grondig aanpakken. Het grote voordeel van deze detaillistische aanpak is een gedegen kennis van onze werking. We weten op elk moment precies waar we staan en indien zich anomalieën voordoen, kunnen we op heel korte termijn ingrijpen.”
Wat hebt u als CFO gedaan toen de corona-wolken samentrokken?
“De complexiteit zat hem in het feit dat er op verschillende vlakken snel gehandeld moest worden, en dat terwijl we met heel wat onzekerheden geconfronteerd werden. Onze prioriteiten waren om een veilige werkomgeving voor onze werknemers te creëren en de continuïteit bij onze klanten te garanderen. Maar wat ging de impact van Covid-19 zijn op onze business? Niemand die daar een antwoord op kon geven. Net als menig ander CFO kreeg ik de instructie van de holding om de investeringen zoveel mogelijk stop te zetten tot we een beter zicht hadden op de mogelijke impact en gevolgen. Ook bij onze klanten zagen we dezelfde reflex, namelijk het uitstellen van investeringen, waardoor de grootste impact gevoeld werd op de verkoop van nieuwe machines. De gevolgen voor onze service-afdeling waren gering, in de meeste gevallen zijn servicecontracten gewoon blijven doorlopen en zelfs verlengd. Het is interessant om de vergelijking te maken met de crisis van 2009. Het effect, en dat kunnen we inmiddels wel met zekerheid stellen, was toen groter dan vandaag. De terugval was met andere woorden toen groter op de korte termijn, het effect op langere termijn moeten we blijven opvolgen.”
Inzetten op digitalisering
Wat zijn voor Finance de belangrijkste uitdagingen en toekomstplannen?
“Onze sector hinkt qua digitalisering enkele jaren achter op de automotive industrie, dus hier zou ik nog een stevige vooruitgang willen boeken de komende jaren. Deze kloof volledig dicht fietsen is een ambitie waar we naar streven, maar deze ambitie dient duidelijk en helder geformuleerd te zijn gezien we onderhevig zijn aan twee tegengestelde krachten. We zijn een onafhankelijke dealer en serviceverstrekker, wat ons een groot voordeel oplevert: precies die onafhankelijkheid. Wij zijn veel vrijer dan vele concurrenten die fabrieksvestigingen zijn en allerhande instructies top-down opgelegd krijgen. Dit is in ons geval niet zo, maar dan is er die andere kracht, het nadeel van onze zelfstandigheid zeg maar. Wij moeten namelijk alles zelf doen, zeker op het vlak van digitalisering. Om onze boekhouding zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, worden ook volop inspanningen geleverd om een transitie van het traditioneel transactioneel boekhouden naar meer geautomatiseerde systemen door te voeren. Sinds vorig jaar werden reeds grote stappen gezet in het digitaliseren van zowel uitgaande als inkomende facturen, dit met behulp van het Basware-platform, overigens vanuit de holding aangeboden. Het is eveneens onze doelstelling om de overgang richting automatisatie ook de komende jaren verder te zetten.”
Comments