Polysto wint 90 procent in snelheid op declaraties dankzij Payhawk

Polysto is sinds november 2024 klant bij het uitgavenbeheerplatform Payhawk. Waar het hygiënische bouwbedrijf voordien zo’n 10 minuten spendeerde aan één onkostenpost, is dat nu in minder dan een minuut gebeurd, stelt Christiaan de Page, CFO van Polysto.

Payhawk is een totaalplatform wat betreft uitgavenbeheer. Alle onkosten worden beheerd via één platform met betaalkaarten, declaratiebeheer, crediteuren- en inkoopbeheer, factuurverwerking en AI-gestuurde tools. Bedrijven met veel personeel op de baan, kunnen hier een enorme efficiëntieslag slaan. Daarnaast biedt het een overzichtelijke kijk en diepere inzichten over de kosten die het personeel maakt.

Dubbel werk

Polysto zag zich genoodzaakt om op dit front stappen te ondernemen. Het uitgavenbeheer verliep complex en nam veel tijd in beslag. Door het gebruik van verschillende betaalkaarten, waarvan declaraties via een aparte HR-tool moesten gebeuren en daarnaast ook nog handmatige betalingen die apart moesten worden ingeboekt, raakte het overzicht van de betalingen meer en meer zoek.

Het is een veelvoorkomend euvel in organisaties: declaraties via een excel-bestand, bonnetjes die verloren raken of te laat worden ingediend, dubbel werk omdat gegevens zowel in het ERP als in de boekhouding moeten worden ingegeven. Daar komt nog eens bij dat veel organisaties niet over real-time inzichten beschikken en kostbare uren spenderen aan het handmatig goedkeuren van onkosten.

“Er zat geen flow in. HR deed een deel, finance deed een ander deel en niemand had echt overzicht”, getuigt Christiaan de Page. “Het was foutgevoelig en frustrerend.” Een oplossing drong zich op, maar dan wel een die de bestaande werking zo min mogelijk impacteert. Omdat Payhawk zich kan integreren met de grote ERP-systemen, zoals Exact Online in het geval van Polysto, werd de dagelijkse werking niet verstoort.

Verantwoordelijkheid bij de mensen

Door Payhawk te integreren in het ERP-systeem, kon Polysto in een klap komaf maken met deze problemen. Geen dubbel werk meer, minder druk en meer tijd voor taken die echt een toegevoegde waarde bieden. “We hebben bijna geen manueel werk meer”, stelt Christiaan de Page. “Alles is geautomatiseerd, de controle die nog rest gebeurt in Exact.”

Een tweede voordeel van Payhawk is het overzicht. Via Payhawk krijgen werknemers een betaalkaart, waaraan limieten en regels op maat van de organisatie gekoppeld zijn. Hierdoor heeft de organisatie een duidelijk overzicht en real-time inzicht in de uitgaven.

“De verantwoordelijkheid ligt terug bij de mensen zelf”, zegt Christiaan de Page. “Ze weten wat ze mogen uitgeven, wat de budgetten zijn en wanneer ze extra’s moeten aanvragen. Vroeger was dat onmogelijk.”

Die transparantie brengt een positief effect op de uitgavencultuur met zich mee. Polysto merkte op dat medewerkers meer eigenaarschap namen wat betreft hun uitgaven. Ze gaan er bewuster mee om en zijn minder afhankelijk van anderen.

De autonomie bij de werknemer leggen, resulteerde dus niet tot een verhoging van de onkosten. “Dat is een kwestie van bedrijfscultuur”, verklaart Christiaan de Page. “We maken duidelijke afspraken en gaan uit van het principe van de goede huisvader. Als er iets misloopt spreken we mensen daarop aan.” Toch is dit zelden nodig. “Het verandert de dynamiek in ons bedrijf, mensen voelen het vertrouwen en ze gaan er verantwoordelijk mee om.”

Gebruik van AI

Het is al lang duidelijk dat AI in de bedrijfswereld niet meer weg te denken is. De technologie helpt ook een handje mee met de slimme classificatie. “Payhawk zet AI slim in”, vindt Christiaan de Page. “De automatische categorisatie, OCR, boeking… Het werkt gewoon en dat bespaart ons enorm veel tijd.”

Bij Payhawk bereiden ze zich voor om andere AI-toepassingen in de vorm van agents uit te werken. Naast het uitgavenbeheersysteem werkt het zo bijvoorbeeld aan een travelagent, waar je in een chatkanaal een zakenreis mee kan boeken. Ook op vlak van procurement en betalingen zit een agent in de pijplijn. Een financial controlling agent is al live.

Uitgavencultuur

De samenwerking tussen Polysto, Payhawk en de ondersteuning van Exact Online toont hoe slimme automatisering een concrete impact kan hebben op de dagelijkse bedrijfsprocessen. Door het declaratiebeheer te centraliseren en te digitaliseren, realiseert Polysto een indrukwekkende tijdswinst van 90 procent per onkostenpost.

“Wat vroeger een half uur per declaratie kostte, vraagt nu nog slechts enkele minuten. De tijdswinst is enorm”, stelt Christiaan De Page.

Wat voordien omslachtig en foutgevoelig was, loopt nu gestroomlijnd, transparant en quasi volledig automatisch. Daarmee verhoogt Polysto niet alleen de efficiëntie, maar is ook de uitgavencultuur er sterker door geworden. Investeren in de juiste tools bespaart niet alleen tijd, het creëert ruimte om te focussen op de kerntaken, en dus op de groei.