• Maïté Holvoet

Reynaers Aluminium consolideert naar goede inzichten


De Reynaers Groep haalt dit jaar de kaap van 500 miljoen euro omzet. De zaken gaan goed voor de Duffelse aluminiumspecialist. En daar draagt ook een gesmeerd lopend consolidatieproces toe bij. Centraal opgelegde tools en KPI’s en grotendeels geautomatiseerde processen leiden snel en efficiënt naar relevante KPI’s voor het directieteam en de Raad van Bestuur. Drie hoofdrolspelers lichten toe hoe dat allemaal in zijn werk gaat.


Familiebedrijf Reynaers Aluminium in Duffel groeit als kool. Het telt vandaag zo’n 2.150 medewerkers en is actief over de hele wereld. Dat doet het vanuit 47 entiteiten die globaal verspreid liggen. In 2018 nam Reynaers het Zwitserse Forster Staalsystemen over, een specialist in staalconstructies die de portfolio van Reynaers moet helpen verbreden. Innovatie en ondernemerschap zitten in de genen van de onderneming. En dat merk je ook in de finance-afdeling. Met ongeveer dertien zijn ze. Onder hen Katelijn Vertommen als finance manager, Valerie Salmon als consolidatiespecialist en Caitlin Van Wauwe als interne auditor en controller. Samen hebben ze een klare kijk op wat het bedrijf met zijn maandelijkse consolidatie wil bereiken. En hoe ze dat willen doen.


Vooreerst: wat wordt bij jullie geconsolideerd?

Katelijn Vertommen: ‘we consolideren over onze drie business units heen: Reynaers aluminium systemen, Forster en Building Products. Maandelijks consolideren we de cijfers van 47 entiteiten. We doen dat standaard elke maand en rapporteren zaken als P&L, balans, omzet en marges, personeelsinfo, voorraden, debiteuren, investeringen, cash flow.’


Hoe gaan jullie daarbij te werk?

Valerie Salmon: ‘Onze 47 entiteiten werken voor hun boekhouding met M-Soft. Daaruit kunnen ze makkelijk lijsten trekken en die kopiëren naar Sigma Conso, de tool die we wereldwijd voor onze consolidatie gebruiken. Op de vierde werkdag van de maand worden overal die data ingeladen. Op dag 7 rapporteren wij de geconsolideerde cijfers.’

Van Wauwe: ‘Vanaf het moment dat we de data gevoed krijgen, begint de grootste taak: intercompany afstemmingen, alle cijfers reconciliëren. We kijken daarbij bijvoorbeeld naar verschillen op factuurniveau en corrigeren die dan. Gelukkig zorgt Sigma Intercompany zelf al voor een goede automatische match en moeten wij zelf alleen bij de afwijkingen tussenbeide komen. Vaak moeten we die dan terugkaatsen naar de landen, waar de respectieve finance managers de zaak moeten uitklaren in een aparte interface.’

Salmon: ‘Vroeger was dat onsprobleem, maar sinds twee maanden loopt die interactie ook automatisch. Da’s een pak efficiënter en sneller.’

Vertommen: ‘Het loopt allemaal erg automatisch, en dat is een goede zaak. Maar het vergt veel discipline van alle entiteiten. We dulden vanuit het hoofdkwartier eigenlijk geen afwijkingen.’

Van Wauwe: ‘De verschillende entiteiten moeten naar ons luisteren. Dat klinkt streng, maar het zorgt ook wel voor een harmonisatie op het vlak van accountancy.’


Hoe verloopt het proces verder?

Salmon: ‘Eenmaal alles is gereconciieerd passen we de standaard consolidatie toe. Daaruit trekken we dan een rechttoe-rechtaan Excelrapport dat we maandelijks presenteren aan het managementteam en tweemaandelijks aan de Raad van Bestuur.’

Vertommen: ‘We presenteren een en ander in een nette Powerpoint, en geven dié elementen weer die de top te zien wil krijgen. Denk aan EBIT, voorraad, investeringen, en cash flow en sales per regio en per land. We presenteren telkens de actuals ten opzichte van vorig jaar en budget.’


Leveren maandelijkse consolidaties ook managementinzichten op?

Vertommen: ‘Absoluut! Zowel het managementteam als de Raad van Bestuur hechten veel belang aan deze maandelijkse financiële rapportering. Voor ‘personeel’ werd een nieuw dashboard gecreëerd. Daardoor krijgen ook de bedrijven zélf nieuwe inzichten waarmee ze aan de slag kunnen: hebben ze te veel of te weinig personeel? Wat is de gemiddelde kost per fte? Wat is de verhouding tussen aantal fte’s en verkoopsomzet?

Bovendien rapporteren we nu ook cash flow en we geven details per land in plaats van alles meteen op groepsniveau te verzamelen. Het zijn allemaal inzichten die we uit onze consolidatiecijfers kunnen halen. Goed consolideren geeft inzicht.’


Een ander loopt duidelijk vlot en automatisch. Klopt dat?

Van Wauwe: ‘De standaardprocessen hebben we inderdaad geautomatiseerd. Menselijke tussenkomst is zoals gezegd alleen nodig als er verschillen of problemen optreden, interpretatie van opvallende tendenzen enzovoort.’


Wordt er in de verschillende regio’s waar jullie actief zijn ook centraal geconsolideerd?

Vertommen: ‘We spreken van subconsolidatie. Denk aan enkele Centraal-Europese landen die als regio intern eerst consolideren, en nadien hun resultaten naar ons doorspelen zodat wij op het hogere niveau verder kunnen consolideren.’


Welke tools komen aan het hele consolidatieproces aan bod?

Salmon: ‘Voor de boekhouding werken de meeste landen met M-Soft. Vandaaruit worden cijfers naar Sigma Conso doorgestuurd, en naar Sigma Conso Intercompany.’

Vertommen: ‘Eénmaal per jaar komen alle finance managers hier in Duffel samen. Dan krijgen ze ook training en workshops rond de tools. Zo is de nieuwe Intercompany tool goed bij hen geïntroduceerd. Verder hebben we een intern ontwikkeld ERP-pakket, Horizon. Het heeft een interface met M-Soft. En M-Soft praat dan weer met Sigma Conso.’


Het mag dan allemaal wel vlot lopen, allicht hebben jullie toch ook een aantal uitdagingen bij de consolidatie?

Van Wauwe: ‘Zeker! Eén ervan is het spanningsveld tussen lokale compliance en de eisen die wij vanuit het hoofdkwartier stellen. Denk bijvoorbeeld aan hoe je slecht roterende voorraden inbrengt. We zoeken daarbij voortdurend naar consensus. Maar we vermelden dan in een voetnoot wat de afwijking is.’

Vertommen: ‘Al bij al valt dat goed mee hoor. Er zijn wel degelijk een aantal landen waar de afwijkingen wat groter kunnen zijn, zoals Oekraïne en Rusland waar heel speciale regels gelden voor voorzieningen of waarderingen van voorraden.’


Biedt het werken met verschillende munten moeilijkheden bij de consolidatie?

Salmon: ‘We doen de hele consolidatie in euro. Daarbij hanteren we voor de wisselkoersschommelingen Year-to-Date gemiddelden die we via de Europese Centrale Bank krijgen. Soms hebben we wel te doen met nogal volatieve munten, zoals de Turkse Lira.’


Hoe zal jullie consolidatieproces in de toekomst evolueren?

Vertommen: ‘De Intercompany tool is nieuw. Het gebeurt nu maandelijks, telkens als we consolideren. Ik denk dat we zullen evolueren naar een soort van hub waar de intercompanybewegingen in realtime gebeuren, zonder menselijke interventie. Ook de reconciliaties zullen steeds minder menselijke tussenkomst vragen.’

Van Wauwe: ‘En ik ben ervan overtuigd dat nieuwe technologieën zoals blockchain ons consolidatieproces verder zullen automatiseren en vereenvoudigen. Al vermoed ik wel dat we daar nog wat hulp van onze IT-mensen zullen nodig hebben.’