Ford Trucks is sinds maart actief in ons land en de officiële invoerder Herman Noyens Trucks bouwde sterke, digitale fundamenten om een snelle transitie te realiseren. Zijn bedrijfsprocessen zijn sterk geautomatiseerd en ook softwarerobots werden geïmplementeerd. “Onze efficiënte manier van werken heeft mee gezorgd dat de constructeur van Ford Trucks (Turkije) koos voor ons verhaal.”
Toen tijdens de coronapandemie bekend werd dat Ford Trucks ook in Europa voet aan wal wilde zetten, twijfelde concessiehouder Garage Herman Noyens geen seconde. Tinne Claes legde de contacten met Ford Trucks Turkije en zorgde zelfs dat België een prioriteit werd voor de autofabrikant. “We hebben een subdealernetwerk uitgebouwd, waardoor iedereen hard op zijn regio kan werken”, zegt de huidig CFO van Ford Trucks België en Finance- en HR-manager van Garage Herman Noyens. “Natuurlijk volledig gericht op de fundamenten die we hier hebben uitgebouwd. De bedoeling is dat we omzetgewijs de volgende 5 jaar 30 miljoen euro omzet meer draaien (op vandaag 46 miljoen euro, red.). We zijn alvast goed op weg om onze target voor dit jaar te halen.”
Hoe ziet de finance-organisatie eruit?
Tinne Claes: “Het finance-departement bestaat uit 4 personen op de boekhouding, 2 personen op de verkoopsadministratie en ikzelf.”
Hoe startte het RPA-verhaal in jullie organisatie?
“Het is tweeledig. Puur boekhoudkundig verloopt het factureringsproces automatisch. Dat is natuurlijk geen rocket science. Daarnaast hebben we een interne BASE applicatie op maat van onze concessie laten bouwen. Met die fundamenten rollen we dus ook het verhaal voor Ford Trucks België verder uit. In die BASE-app integreren we al onze processen en automatiseren we zoveel mogelijk. Het zorgt voor een efficiëntere werking van onze garage in het algemeen, zowel boekhouding, verkoop als werkplaats. Hierop pikken ook onze huidige subdealers mee in, en is mede de reden waarom de vrachtwagenfabrikant van Ford Trucks in Turkije, geloofde in ons verhaal.”
Wat was de initiële insteek om de processen verder te automatiseren?
“Bij ons is het zeker niet de doelstelling om uit te sparen op mensenuren. We automatiseren om efficiënter te werken en de capaciteit te vergroten. Net omdat we dit doen, kunnen we ook gemakkelijker groeien in volume. In vijf jaar tijd willen we de omzet bijna verdubbelen en dat kan alleen als je goed gestructureerd bent en die automatiseringen hebt. Anders lukt het vandaag niet meer.”
Wat is de BASE-applicatie concreet?
“Eigenlijk is dit een applicatie waar we al zes jaar op verder bouwen. De standaard automotive pakketten die aangeboden worden op de markt voldeden niet aan onze verwachtingen. Ze zorgden niet voor de meest optimale werking van onze organisatie, waardoor we naar andere oplossingen zijn gaan kijken. Omdat we tegen een aantal zaken aanliepen, ook buiten finance, hebben we de BASE-app geïmplementeerd. Vandaag zijn we gekomen tot een goed, efficiënt systeem waar we mee kunnen werken. En dat over de verschillende filialen heen.”
Heeft u een idee hoeveel tijd de organisatie uitspaarde door het leaner maken van de processen, te automatiseren en uiteindelijk ook te robotiseren?
“Ik kan het moeilijk in cijfers uitdrukken omdat we dat niet hebben bijgehouden, maar het is natuurlijk enorm. We benchmarken onszelf wel altijd ten opzichte van de andere Ford-concessiehouders in België, waarbij onze return on sales beduidend hoger ligt dan de gemiddelde Ford-store. Waar komt dat rendement vandaan? Dan denk ik al snel aan de goede organisatie, een sterk team, de efficiëntere werking, een uitgebouwde IT-omgeving… Er zijn veel punten natuurlijk.”
Zijn er behalve finance en sales nog afdelingen die een voordeel doen in het RPA-debat?
“Ja, ook ons HR-gedeelte is volledig ondergebracht in de BASE-applicatie. Voor de opvolging van verlof, ziekte, opleidingen, … Ook de planning en capaciteit van de werkplaatsen worden hierin beheerd, die zijn op hun beurt dan weer gekoppeld met onze website, waar de klant online zijn afspraak kan boeken in één van onze filialen.”
Wie heeft de vraag naar robotics gelanceerd?
“De vraag is eigenlijk vanuit de werkvloer gekomen. Net omdat we tegen bepaalde zaken aanliepen (fouten die gebeuren/zaken die niet vlot verlopen/die niet efficiënt gaan), zijn we in overleg met onze IT-partner en het management dan ook effectief tot nieuwe mogelijkheden gekomen. Van zodra we die mogelijkheden kenden is onze applicatie sterk gegroeid.”
Hoe hebben jullie de RPA-business case verantwoord aan de CEO of aan het bestuur?
“De bestuurders (Garage Herman Noyens is een familiebedrijf, red.) staan heel sterk achter digitalisatie en geloven sterk in ons RPA-verhaal. We zien ook het veranderend gedrag van onze klanten, waarbij bijvoorbeeld het webshopgebeuren (sales departement) enorm gegroeid is. Je zou denken: wie koopt een auto online? In het begin denk je dat die drempel te moeilijk is, maar mensen doen het nu wel. Vooral klanten die al eerder klant waren bij ons, durven de stap zetten. De klanten zijn veel beter geïnformeerd en komen eigenlijk hier bij de verkoper om alleen de knoop door te hakken en de handtekening te zetten. We korten het salesproces door de grote mate aan automatisatie enorm in waardoor onze salesmensen meer kunnen denken in termen van volume.”
RPA draagt vooral bij tot het uitvoeren van de repetitieve taken. Hoe is dat bij jullie? En wat impliceert het van jullie medewerkers?
“Het impliceert dat we medewerkers verder opleiden en meer kunnen inzetten op analytische zaken. Er komen nieuwe inzichten en opportuniteiten hierdoor én die moet je ontrafelen. Zoals de uitrol van ons Ford Trucks-verhaal. Door de efficiënte werking hebben we nu een kans om dit verhaal van nul op te zetten. De subdealers kunnen immers mee teren op de goede organisatie die we al opgebouwd hebben, en aanpikken op onze IT structuur.”
Gaan jullie RPA nog verder opschalen?
“Ja, we zien zeker nog mogelijkheden. Vooral als we kijken naar onze werkplaatsen. Uitschrijven van papieren werkorders, papieren garantie-uitbetalingen, diagnoses stellen, communicatie tussen werkplaats en magazijn, mediadocumentatie voor carrosserie herstellingen, checklisten, … Dat gaan we allemaal automatiseren door het gebruik van tablets, waardoor alles meteen in het systeem zit. Ook de picking willen we volautomatisch laten verlopen, en hoewel dat voor Ford personenwagens nog niet helemaal duidelijk is – we overleggen nog met onze constructeur – komt dit vast en zeker wel in het Ford Trucks-verhaal.”
Hoe ziet u RPA nog verder evolueren?
“Het blijft groeien en we proberen er hard op inzetten. Het kopen van wagens zal telkens meer digitaal lopen en daar moeten we in mee. Als je kijkt naar het Tesla-verhaal besef je dat het ook komt bij ons, alleen is de vraag wanneer. Daarnaast is de aflevering van wagens nog altijd iets heel persoonlijk in ons familiebedrijf. Mensen willen dat iemand toelichting kan geven over de auto. Als de stockwagens geleverd worden in onze concessie, staan ze dezelfde dag nog online op onze webshop. Dat zorgt ervoor dat we snelheid kunnen maken en hard kunnen roteren. De inzet van artificiële intelligentie zal ook in onze sector verder groeien, maar wij zijn graag de voorloper! Het management team staat erachter en we zullen zien waar verder automatisatie ons brengt.”
Als concessiehouder zorgen jullie ook mee voor de logistiek en afhandeling, zijn hier nog mogelijkheden?
“We doen inderdaad zelf de verdeling. De personenwagens worden hier geleverd en wij gaan centraal de behandeling doen naar onze filialen. Trucks komen rechtstreeks in de haven van Antwerpen aan en worden, na de inklaring, van daaruit gedistribueerd naar onze subdealers. Alle administratieve handelingen komen ook intern in onze BASE-app, van bouwdatum en aankomst, tot planning en levering.”
Wat is het belang om als enige invoerder in ons land Ford Trucks België verder uit te rollen?
“Onze subdealers zijn opgestart en kunnen gemakkelijk hun offertes maken met de laatste nieuwe prijzen. Er is zo ook nooit een discussie over de prijs of korting. We bieden snelheid en transparantie, en dat is zeer belangrijk vandaag de dag. De klant wil goed geïnformeerd zijn maar geen kortingslag voeren. Dat geldt zowel voor de personenwagens, de bestelwagens, als nu ook voor de Ford Trucks. Het verhaal moet overal hetzelfde zijn en daardoor kan je snel handelen. Alles is duidelijk, de verkopers zijn snel ingelicht en hoeven niet te twijfelen.”