“Tool gevonden die ons op het lijf is geschreven”




Vorig jaar startte Seyntex, het Vlaams familiebedrijf in beschermingskledij, kogelvrije vesten en toebehoren voor overheidsdiensten als leger en politie, met het implementeren van LucaNet. Aanvankelijk als consolidatietool bedoeld, greep de software snel de leidende rol in het controllingdepartement van de onderneming. “Als je de mogelijkheden van LucaNet kent, dan ben je snel gerustgesteld.”


De uitdagingen voor Jonas Persyn inzake controlling waren duidelijk toen hij ruim drie jaar geleden CFO werd bij Seyntex. “Ik moest een aantal processen herdefiniëren waaronder de rapportering en consolidatie”, zegt hij. “De basis om in de toekomst verder op te kunnen bouwen, stond er nog niet. Vooraleer we konden kijken naar een performance management tool die bij ons zou passen, hebben we eerst alle processen gealigneerd binnen ons ERP-systeem. In de loop van vorig jaar ben ik beginnen uitkijken naar een rapporterings- en consolidatietool. Helaas bleef ik aanvankelijk op mijn honger zitten. Ik kwam te veel bij de klassieke oplossingen terecht en had het gevoel: het ziet er wel goed uit maar het is nog niet wat ik effectief wil zien. Onze organisatie is immers niet zo heel groot (9 FTE’s in finance) en ik zou een tool nodig hebben die perfect op ons lijf geschreven is. Een tool die niet te zwaar is maar wel flexibel, gebruiksvriendelijk en waar ik snel mee overweg kan. Daarnaast was het ook belangrijk om een aantal belangrijke elementen niet uit het oog te verliezen, zoals de traceability. Toen ik bij Kristof Vanherle (LucaNet) terechtkwam, had ik tijdens een eerste meeting vooral de consolidatiemogelijkheden op het oog. Uiteindelijk ging het veel verder dan dat toen ik een inzicht kreeg in de mogelijkheden van LucaNet. Rapporteren deed ik voordien op mijn eigen manier maar ik zag vrij snel in dat ik in LucaNet ook mijn volledige rapportering, budgettering en zelfs forecasting kon opnemen.”


Snelheid als rode draad


De forecasting is in die zin als laatste pijler toegevoegd aan het pakket van LucaNet bij Seyntex. “Op vandaag ben ik hier ook het meest mee bezig als CFO. De tool laat me toe om de forecast verder uit te bouwen, te beginnen met de p&l maar ook de vertaling hiervan naar de balans en cashflow toe. Dat is – en ik benadruk het graag – een enorme stap vooruit. Vroeger gingen we op regelmatige basis, minimum één keer per kwartaal, forecasten. We maakten een update van de top line en dat vertaalden we naar de impact op de marge, de vaste kosten en naar het uiteindelijk resultaat. Daar kroop enorm veel werk in. Dat werk doe ik nu nog in grote mate zelf, maar het is vooral de vertaling naar een blijvend format die voor de meerwaarde zorgt. We kunnen alles meteen in LucaNet implementeren en er is een directe vertaling in de balanspositie en cashflowstatement. Cashflowmatig, naar planning toe, was er een enorme nood naar zichtbaarheid want onze business kent hoge pieken en dalen doorheen het boekjaar. Afhankelijk van bepaalde projecten kan het plots zijn dat we heel sterk beginnen sourcen terwijl we op dat moment de liquiditeiten niet hebben. Dit moet ik als CFO op voorhand weten. Binnen een termijn van enkele maanden kan er nog geschakeld worden, in een termijn van een week niet. Vroeger had ik enorm veel werk om alle informatie te verwerken en in juiste rapporten te gieten. En dan waren we een maand verder… Het is heel moeilijk om dan met de juiste vraag naar de mensen in de business te gaan want in één maand tijd kan er veel veranderen. Dan sta je dus terug bij af: moet ik aanpassen of herbeginnen? Die problematiek ken ik niet meer want het proces om tot de beoogde informatie te komen is met LucaNet enorm verkort. In het begin was ik heel sceptisch over die implementatie maar ik kwam snel op mijn tellen terug als ik zag hoe snel het allemaal kon gaan. Al van bij de aanvangsfase was ik gerustgesteld in dit systeem.”


“Je hoeft écht geen programmeur te zijn”


Welke zaken biedt LucaNet aan de finance-afdeling van Seyntex? “Het grote voordeel is dat de software de mogelijkheid geeft om enorm veel zaken te definiëren, om rules in te stellen die bijvoorbeeld perfect aantonen wanneer een betaling wordt voorzien als we ons product verkopen aan een klant. Hetzelfde voor uitgaande betalingen. De vertaling naar de balans en cashpositie wordt systematisch toegepast in al onze processen en dat gebeurt allemaal erg snel. Je hoeft trouwens echt geen programmeur zijn maar je moet wel je gezond verstand gebruiken. Het wordt één keer getoond en de tweede keer kan je de cijfers zelf al uploaden. Je kan er heel snel mee aan de slag gaan. Het volledig voorbereidingsproces om te kunnen plannen, rapporteren en forecasten wordt gereduceerd van een aantal weken naar enkele dagen, waardoor het analyseren veel sneller kan beginnen.”


Het implementeren van een FPM-tool hoeft volgens Jonas niet per se als iets ‘groots’ gezien te worden. “Ondanks de consolidatie met vreemde valuta, de link die men heeft opgezet met ons ERP-systeem en de budget- en forecastmodeling stonden we hier na een tiental dagen al heel ver. Als je geen proces hebt of de organisatie is niet performant, dan mag je natuurlijk om het even welke tool binnenhalen. Die zal je niet helpen en gaat je trouwens veel tijd én geld kosten. Dus het belang om eerst de zaken te aligneren binnen onze finance was cruciaal maar Kristof Vanherle en Patrick Van Gaelen hebben beide een finance-achtergrond. Ze kunnen je dus bijstaan wanneer er moet ingegrepen worden in het proces. Van zodra de ERP op punt stond, konden we beginnen aan de implementatie in LucaNet. Het traject zelf konden we samen snel doorlopen omdat al die processen punt stonden. Je moet natuurlijk wel nog nadenken over de lay-out van de managing p&l en hoe het consolidatieproces ineen zit. Toch, als ervaren Excelgebruiker kan je heel snel weg in LucaNet, je moet geen IT-wizard zijn.”


Opleiding on-the-job


Een good governance is volgens Jonas ook heel belangrijk. “Behalve mezelf is nog één financemedewerker actief in LucaNet. Het is niet de bedoeling om de werking en het gebruik van de software uit te rollen naar elke medewerker of naar alle entiteiten. We hebben daar ook geen nood aan. De mensen kennen ondertussen de output en rapportering en weten wat erachter zit. Daarnaast kunnen ze de cijfers duidelijk herkennen door de link met onze ERP. De toepassing van LucaNet bij de medewerkers is dus beperkt maar iedereen kan er wel gemakkelijk mee aan de slag.. De eigen opleiding bestaat niet uit kijken hoe het gebeurt. Kristof en Patrick voorzien de software en de connectie en laten je meteen in een live database aan de slag gaan. Niet kijken maar vooral doen. Vanaf de eerste sessie zijn we de management p&l beginnen bouwen zoals ik het wilde, hebben we de bedrijven aangemaakt en een eerste importronde gedaan. Aan het einde van de dag was de volledige historiek ingeladen van alle bedrijven. En fouten zet je zelf recht. Zo ga je snel de software zelf in de vingers krijgen.”


Nu zowat de volledige controlling is uitgerold in LucaNet is er voor Jonas nog de link met operationele BI-tool. We willen de maandelijkse financiële rapporten hier ook beschikbaar maken zodat het management alles in één portal kan raadplegen. We willen die informatie snel en duidelijk kunnen verspreiden in de onderneming en dus de link leggen met onze financedata. Door het invoeren van LucaNet bespaar ik enorm veel tijd. Waar ik vroeger nog veel ruimte moest laten voor het opmaken van de consolidatie, cashplanning, rapportering, … Kan ik dit nu met bijna één druk op de knop. De tijdswinst is enorm en dat is wat ik wilde. Nu kunnen we tijd maken voor meer analyse, het vinden van verklaringen en meer advies. Daar uit de toegevoegde waarde van LucaNet zich nog het meest: het analyseren en interpreteren van cijfers en de tijd die je er nu voor kan vrijmaken. Allemaal met het oog om een nog meer doorgedreven rol te spelen in de business.”