In partnership met Basware
De voordelen van e-facturatie zijn ondertussen overduidelijk. De tijdswinst en procesefficiëntie laat zich hoe dan ook voelen in uw portemonnee. Tijd voor een plan van aanpak! Elk bedrijf is echter anders en heeft verschillende eisen op gebied van e-facturatie. Een standaardstrategie aanbevelen zou dan ook verkeerd zijn. Een eerste stap is om precies te definiëren wat uw onderneming nodig heeft. Om een volledig en afgelijnd beeld te krijgen van de richting die u exact moet inslaan, is het zinvol uw specifieke noden af te toetsen bij verschillende potentiële softwareproviders. We helpen u in deze blog alvast op de juiste weg richting succes.
Verwachtingen in kaart brengen
Wie niet weet waar zijn bedrijf vandaag staat, kan onmogelijk geraken waar hij naartoe wil. Dat geldt ook voor e-facturatie. Het heeft geen zin om er in het wilde weg beschikbare diensten uit te pikken. Vooraleer u in oplossingen denkt, stel uzelf eerst de vraag: wat heeft mijn onderneming precies nodig?
1. Bepaal uw doelen
Wat wil u precies bereiken op vlak van kostenbesparing, procesoptimalisatie en/of tijdsefficiëntie?
2. Teken uw huidige factuurprocesflow uit
Waar komen uw facturen vandaag toe? Wie behandelt ze? Hoe, waar en wanneer? Zo krijgt u inzicht in welke handelingen en medewerkers deel uitmaken van het proces en welke daarvan geïmpacteerd worden door de overstap naar e-facturatie.
3. Inventariseer uw klanten en leveranciers
Sommige sectoren hebben al affiniteit met e-facturatie en anderen zijn nog ver weg van een collectieve overstap. Probeer zicht te krijgen in welke fase uw klanten en leveranciers zich bevinden.
4. Stel voor uzelf een tijdskader en een budget voorop
Overstappen naar e-facturatie is aanvankelijk een investering. Een inventarisatie van de kosten en een voorspelling van de terugverdientijd zijn daarbij essentieel.
De bovenstaande actiepunten zijn een eerste aanzet. Vaak komt er wel wat meer bij kijken. Neem voldoende tijd om de lijst af te stemmen op úw bedrijf. Verfijn hem en vul verder aan. Concretiseer de lijst en hou daarbij zeker onderstaande invalshoeken in uw achterhoofd:
Financiële automatiseringsbehoeften
Aanpassingsvermogen van de organisatie
Complexiteit van processen
Leveranciers en klanten
FTE’s betrokken bij de facturatieverwerking
Huidige boekhoudfaciliteiten
Klanten en leveranciers overtuigen
In een van de volgende blogs gaan we hier dieper op in, maar het is in deze context zeker al het vermelden waard. Het is in deze fase immers nodig om even stil te staan over deze vereiste voor e-facturatie: zijn uw klanten en leveranciers hier wel klaar voor? U bent helemaal overtuigd van de voordelen van e-facturatie en tekent de laatste lijnen uit van uw strategie. Maar uw klanten en leveranciers denken hier misschien anders over of beschikken niet over de juiste tools om e-facturen aan te leveren of te ontvangen.
Neem uw handelspartners mee op sleeptouw en probeer hen zover te krijgen dat ze e-facturen kunnen ontvangen of versturen.
Wat u moet weten:
In vrijwel alle gevallen begint e-facturatie bij de grootste van de twee betrokken partijen die de kleinere partij vraagt om e-facturen te accepteren of te verzenden.
Voor grotere organisaties is het zinvol te investeren in een bestendige oplossing voor e-facturatie met integratie in het ERP-systeem.
Kleinere organisaties kunnen aan de slag met eenvoudige, vaak gratis, online portals die verzending en ontvangen van e-facturen mogelijk maken.
Aan de slag!
Om u te helpen uw e-facturatiebehoeften te definiëren, stelt u zichzelf best volgende vragen:
o Wil u facturen verzenden of ontvangen? Of allebei?
Hoewel u misschien op dit moment het ene boven het andere verkiest, hou er wel rekening mee dat zowel de ontvangst- als verzendflow bekeken moet worden. Het geheel aanpakken levert sowieso de beste ROI en de snelste terugverdientijd op.
o Verzendt en/of ontvangt u facturen over internationale grenzen heen?
Dan moet u rekening houden met de verschillende wetgevingen op gebied van facturatie en fiscaliteit van de desbetreffende regio’s.
o Welk format verwachten uw klanten en leveranciers?
Het kan zijn dat u meerdere formaten moet kunnen verwerken, dus zorg ervoor dat uw provider deze allemaal ondersteunt. Inclusief pdf’s en papieren versies.
o Moet de oplossing geïntegreerd worden in andere bedrijfssystemen?
In een complexe ERP-omgeving is integratie een grote uitdaging. Het is zaak de juiste oplossing te vinden die een naadloze en veilige integratie garandeert.
o Hoeveel ondersteuning heeft u nodig?
Vooral in de beginfase van de implementatie van e-facturatie kan er nood zijn aan training, informatie en klantenondersteuning.
o Hoe gaat u uw handelspartners overtuigen?
In sommige gevallen is het voldoende een informatieve e-mail naar uw klanten en leveranciers te sturen die hen uitnodigt over te stappen naar de nieuwe werkwijze. Bij grotere handelspartners moet u extra support of zelfs een volledig hertekend verkoopsproces voorzien. Dit kan allemaal worden uitbesteed, vaak aan de provider van uw e-facturatieoplossingen.
o Wilt u uw handelspartners de keuze geven in de manier waarop ze e-facturen zullen ontvangen of kunnen verzenden?
Een oplossing voorzien die uw handelspartners de optie geeft om te kunnen kiezen, zal het succes van de overgang naar e-facturatie verhogen. Zo kan u bijvoorbeeld werken met een portaal, gestructureerde pdf’s, geïntegreerde e-facturatieoplossingen, ...
o Welk e-facturatienetwerk werkt het beste voor u?
Er zijn verschillende soorten en maten van netwerken, maar in de regel is een open netwerk aan te raden.
o Welk soort rapporten wil u kunnen genereren?
Datagedreven analyse is belangrijk om de resultaten te verbeteren. Het is dan ook aangewezen dat uw oplossing voldoende bruikbare inzichten biedt in het hele e-facturatieproces.
De kracht van Basware
Niet alle e-facturatieoplossingen zijn hetzelfde. Het is cruciaal om precies te weten wat u nodig heeft, zodat u een weloverwogen beslissing kan nemen. Bovenstaande tips helpen u op weg de juiste technologie voor uw bedrijf te vinden zodat u het maximum uit uw overstap naar e-facturatie kan halen.
Basware biedt u een gratis beslissingssjabloon aan, gebaseerd op onze jarenlange ervaring in de sector. Liever een persoonlijke babbel? Heel graag. We brengen dan samen de e-facturatiebehoeften van uw bedrijf in kaart.
De klant aan het woord
VINCI Energies contacteerde Basware voor een oplossing voor hun e-facturatie.
Hun vraagstelling: een multikanale oplossing voor het verzenden en ontvangen van facturen in meerdere formaten (gescand, pdf’s, e-facturen) via een portaal en via integratie in hun eigen EDI-software.
Het resultaat: In 2022 werden door VINCI Energies wereldwijd meer dan 3 miljoen inkomende en uitgaande facturen, 1 miljoen gedigitaliseerde facturen en 1 miljoen orders beheerd met de op hun maat ontwikkelde Basware-oplossing.
Conclusie
Het is zonneklaar dat de overstap naar e-facturatie uw bedrijf een aanzienlijke tijdswinst en kostenbesparing oplevert. Nadat u het exacte voordeel voor uw bedrijf heeft berekend, bent u ongetwijfeld helemaal overtuigd en klaar voor actie. Een uitgekiende strategie is essentieel voor het welslagen van de hervorming van uw facturatieproces. De vragen in deze blog zijn het fundament voor een succesvol plan van aanpak. Of maakt u het zichzelf liever nog gemakkelijker? Dan staat Basware met raad en daad voor u klaar!