Van transactiefabriek naar strategische afdeling


Koen Van Acker is sinds 1990 CFO bij bouwgroep Artes. Al even lang is de financiële afdeling voortdurend in ontwikkeling. Wat ooit een transactiefabriek met vooral operationele taken was, groeide uit tot een performante financiële functie. De CFO getuigde tijdens een webinar over de rol die Isabel 6 en SignHere binnen die evolutie vertolken.


Artes Group is een gereputeerde speler op het vlak van gebouwen, restauratie, burgerlijke bouwkunde en waterwerken. Ze bestaat uit verschillende aannemingsbedrijven, met elk hun eigen specialisatie. De groep is goed voor ongeveer 680 medewerkers en een geconsolideerde omzet van driehonderd miljoen euro. Artes geeft samen met enkele collega-aannemers onder andere mee vorm aan de Oosterweelverbinding, die het verkeer in en om Antwerpen vlotter moet laten verlopen.


Controlerende boekhouding Koen Van Acker herinnert zich nog hoe het werk van de financiële afdeling zich twee decennia geleden hoofdzakelijk op papieren documenten afspeelde. “Van het inboeken van facturen, over het voorbereiden van belastingaangiftes, tot het invoeren en tekenen van btw-aangiftes: alles gebeurde manueel”, aldus de CFO. “De afgelopen jaren kwam de transformatie richting ICT-tools onze werking ten goede. We evolueerden van een inputboekhouding naar een controlerende boekhouding. Dat controleaspect ziet er daardoor ook anders uit, aangezien software verschillende verificaties uit handen neemt.”

Een doorgedreven digitalisering opent ruimte voor een meer strategische rol. “Digitalisering biedt ons meer mogelijkheden en tijd om waarde te creëren. Ze maakt het mogelijk om ons bijvoorbeeld meer toe te spitsen op de uitwerking van financieringsvormen of de CEO te ondersteunen bij beslissingen rond overnames, prijsvorming of kostenreducties.” Koen Van Acker wijst op de uitdagingen die zo’n digitalisering met zich meebrengt. “De implementatie van een nieuw ERP-pakket vergt de nodige kennis binnen de financiële afdeling. Investeringen in opleidingen dringen zich in dat geval op. Daarnaast moeten de medewerkers uiteraard ook openstaan voor verandering en verbetering en kies je best softwaretools die vanuit het management gedragen zijn.”


Betalingen over bedrijven heen Isabel 6 vormt een belangrijke schakel binnen het digitaliseringstraject van finance bij Artes Group. “Isabel 6 laat ons toe onze betalingen beter te stroomlijnen”, aldus Koen Van Acker. “Dat is geen overbodige luxe, aangezien tijdelijke handelsverenigingen gemeengoed zijn binnen onze branche. Dat impliceert een veelheid aan handtekeningen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Soms heerst er onduidelijkheid over wie al dan niet een betaling moet doorsturen of bekrachtigen. Uiteindelijk vorm je een team binnen die handelsvereniging, maar gaat het tegelijk ook om andere bedrijven met een eigen handelswijze. Iedere partner behoudt graag de controle en het overzicht. Isabel 6 schept een uniform, helder beeld en leent zich helemaal voor onze business.”


Liquiditeitenopvolging Een ander voordeel van Isabel 6 noemt Koen Van Acker de nauwgezette opvolging van liquiditeiten. “Artes Group telt verschillende vestigingen met een eigen boekhouding. Ik heb dus nood aan een helikopterkijk die me leert welke centen op welke rekeningen staan. Dankzij de handige rapporten van Isabel 6 beschik ik in één oogopslag over dat totaalbeeld.” Naast gebruiksgemak beschouwt de CFO ook betrouwbaarheid als een belangrijk argument. “Vier Belgische grootbanken vormen samen de aandeelhouders van Isabel, wat toch het nodige vertrouwen schept.”


Tijdsefficiëntie dankzij SignHere Artes Group maakt sinds een tweetal jaar gebruik van SignHere, een gebruiksvriendelijke en veilige oplossing om documenten digitaal te ondertekenen. “Vaker dan hen lief was, moesten onze medewerkers voorheen vanuit de bouwwerven naar onze kantoren afzakken om bepaalde documenten en contracten te bekrachtigen”, legt Koen Van Acker uit. “Tijdsefficiënt kon je dat allerminst noemen. SignHere laat onze mensen toe om documenten digitaal en vanop andere locaties te tekenen, zonder de controle vanuit onze kantoren uit handen te geven. We kozen voor SignHere omwille van de veiligheid en de gebruiksvriendelijkheid. Ondertussen maken ook andere bouwpartners gebruik van SignHere. Het volstaat om hen een mailtje te sturen met de vermelding van het te ondertekenen document. Onze administratie verneemt nadien meteen dat alles in kannen en kruiken is, waardoor er dus niemand nog speciaal naar kantoor hoeft af te zakken om een handtekening te zetten.”

Tools als Isabel 6 en SignHere maken het volgens Koen Van Acker organisaties mogelijk om de transactiefabriek te verlaten en processen te optimaliseren.


Benieuwd wat ze voor uw onderneming betekenen?

· Schrijf u in voor een gratis webinar over Isabel 6 <https://isabel.multibanking.eu/nl/isabel-for-business-webinars/>

· Schrijf u in voor een gratis webinar over SignHere <https://www.signhere.be/nl/signhere-webinar-calendar/>