Workday katalyseert digitale transformatie Equiniti


Terwijl bedrijven zich stelselmatig een weg uit de COVID-crisis proberen te banen, intensifieert de nood aan meer operationele wendbaarheid, agility, in finance. Dat is niet anders voor de financiële dienstensector. Digitale transformatie stond namelijk al hoog op de agenda lang voor de COVID-19-pandemie. Zo ook bij Equiniti Group PLC. Robert Bloor, group financial controller en Jon Millam, director group FP&A, beschrijven hoe hun organisatie haar finance-processen transformeerde om de continu change te ondersteunen. “Workday heeft onze business een enorme mate aan controle en transparantie gegeven, en de mogelijkheid om onderbouwde beslissingen te nemen.”


Equiniti Group is een in Engeland gevestigd, beursgenoteerd (FTSE-100) outsourcingbedrijf. Het richt zich op financiële en administratieve diensten, waaronder het beheren van aandelenregisters en van bijdragen in pensioenregelingen. Het doet dit wereldwijd voor 30 miljoen klanten in 3.000 verschillende bedrijven. Het bedrijf telt ongeveer 5.000 medewerkers en heeft een omzet van meer dan 500 miljoen pond.


Door de snelle globale groei had Equiniti nood om data, verspreid over verschillende, gedateerde systemen in finance, HR en payroll, te bundelen in één systeem. Zo kon het de informatiestromen van begin tot einde volgen, en snelle beslissingen maken die in lijn liggen met de financiële wetgeving. Om die uitdagingen het hoofd te bieden werd Workday Financial Management en Workday Human Capital Management geïmplementeerd. Het voorziet in één, beveiligd beeld van data die ze nodig hebben voor betere rapportering, decision-making en planning.


Alvorens het implementeren van die systemen met Workday kende Equiniti een bijkomende uitdaging. Het nam een bedrijf van het Amerikaanse Wells Fargo over en moest volledig nieuwe finance- en HR-processen implementeren in slechts 16 weken. Dit betekende voor Equiniti een heuse krachttoer om applicaties te identificeren en uit te werken tijdens de overname en daarna in de volledige organisatie.


Wat waren de drivers voor Equiniti om de manier waarop het haar operationele business runde, te veranderen?


Robert Bloor: “Toen we die bewuste overname deden, als een carve-out van Wells Fargo, kregen we geen gegevens door in zowel HR, finance als de payroll. Er was geen framework en als voorwaarde in de aankoop zouden we dat ook zelf voorzien. We hadden een timing van ongeveer 16 weken om Workday doorheen Equiniti te implementeren, en de nieuwe overname. Ons IT-team was zich al sterk aan het focussen in het extraheren van de kernoperationele taken van het nieuwe bedrijf terwijl we ook finance en HR off-premise voortaan wilden beheren in de cloud. Het was een heuse krachtoefening.”


Hoe zijn jullie de juiste technologie en partner gaan kiezen?


Robert Bloor: “Het ging er niet alleen om wie de deadline kon halen, maar ook om wie de beste service kon aanbieden. We kwamen in contact met Workday door onze business in de Verenigde Staten. Omdat er een bepaalde kloof met onze voorgaande partner was ontstaan, waren we op zoek naar een partner die ons de shared service-omgeving die we hebben in het Chennai, India, kon opwaarderen en omvormen naar een globaal business service center.”


Met een blik op de finance-processen, waar lagen jullie verwachtingen?


Jon Millam: “We hadden geen standaardisering in onze datastructuren en vertrouwden op spreadsheets die vaak data-variaties bevatten. Er was geen eenvoudige weg om die data te aggregeren. Workday voorziet in het leveren van meer complexe diensten en ondersteunt beslissingen van zijn klanten met informatie die snel voorhanden is voor alle teams.”


Jullie wilden ook accurater forecasten?


Jon Millam: “Ja, en uiteraard ook met meer zelfvertrouwen plannen. Workday Adaptive Planning laat ons management toe scenario’s te maken en het personeelsplan te standaardiseren over de onze internationale business units heen. We forecasten lokale valuta en consolideren die over het volledig bedrijf. Dat geeft ons de juiste informatie om te accuraat te plannen. Onze vorig grootboek en de payroll systemen uit het verleden lieten ons dat niet toe.”


Waar ligt het verschil in FP&A?


Jon Millam: “Equiniti heeft een consistent zicht op finance-, HR- en payrolldata. Onze medewerkers kunnen hierdoor hun middelen efficiënter gebruiken en uiteraard kijken naar de toekomstige beweging. Dat spreidt zich uit van het personeelsplan tot aan het begrijpen van de specifieke skillsets en competenties die er zijn in onze organisatie. Dat was bijzonder waardevol tijdens de COVID-pandemie en het mandaat om volledig remote van thuis te gaan werken. Net daarom zijn we ook in zee gegaan met Workday. De grote wendbaarheid in het systeem was bijzonder duidelijk. We zijn live gegaan met ons systeem tijdens de pandemie.”


Robert Bloor: “Door Workday Prism Analytics zijn we trouwens in enkele weken meer inzichten gaan krijgen dan dat we in de voorgaande 18 maanden ooit hebben gehad. Dat kwam er niet omdat er niet alleen omdat er een noodzaak was hieraan maar ook omdat de juiste data sets interacties voerden. Het gaf ons de creativiteit om zo onze beslissingen mee te ondersteunen.”


Wat kon je in het verleden niet in tegenstelling tot nu?


Robert Bloor: “We hebben nu echt een beeld van hoe mensen werken, waar ze aan de slag zijn, en het verschil in hoe ze in hun opdracht slagen. Het zit hem net in de mogelijkheid tot meer collaboratie, en de menselijke interactie om problemen op te lossen. De technologie heeft meteen onze noden aangetoond en de uitdagingen zijn fundamenteel veranderd. Net omdat we begrijpen wat er gebeurt bij onze mensen, waar de vaardigheden liggen en waar de uitdagingen zitten, kunnen we problemen met een stuk meer zekerheid het hoofd bieden. Workday heeft onze business een enorme mate aan controle en transparantie gegeven, en de mogelijkheid om onderbouwde beslissingen te nemen.”


Als u terugkijkt op het project, zou u zaken anders hebben aangepakt?


Robert Bloor: “Een project zoals wij die kenden, kan onze mensen vooruithelpen. Soms gaat het ook fout en moet je hieruit leren. Elke project in deze omvang brengt verrassingen, bij ons was dat in de testfase. Daar hadden we het volledig mis… Laat een resem aan accountants niet 8.000 scenario’s uitwerken om daarna te realiseren dat je geen tijd hebt om ze te testen… Sterk leiderschap helpt hier zeker, we waren heel gelukkig dat we beschikten over sterke leiderschapskenmerken in ons team. We hebben elkaar heel moeilijke vragen gesteld maar bleven achter onze beslissingen staan. In essentie heeft dat ervoor gezorgd waar we staan vandaag.”


Hebben jullie strategische doelen gedefinieerd om de transformatie te meten?


Robert Bloor: “Eén van onze doelen als platform business is om een zeker percentage van onze inkomsten opnieuw te investeren in de platformen. Dat weten onze aandeelhouders ook. Bij het implementeren van Workday zijn we effectief, vrij recht voor de raap, gaan vragen wat ons management team hiervan dacht. Op die manier kregen we ook hun engagement, konden we een soort van joint ownership creëren en konden we aangeven waar het geld zou naartoe gaan.”


Tot slot, Workday maakt deel uit van een grotere, digitale transformatie bij Equiniti. Hoe past het in het geheel?


Robert Bloor: “We kijken in de eerste plaats naar de veiligheid die Workday ons kon bieden, in onze business heel belangrijk. Hierdoor kijken we bijvoorbeeld intern comfortabeler naar GDPR-kwesties. Daarna ging het vooral puur om de vooruitgang en eenvoud die het ons bood. Workday is eigen de stille werkkracht in onze organisatie van 5.000 medewerkers. We hebben 250 Workday-ambassadeurs in onze business. Die lichten ons het systeem toe, betrekken ons in het verhaal en steken de kennis dan in de business. Perfect naar onze wensen.”