De voorbije 15 jaren heeft het finance team van Carrefour België een heel aantal stappen gezet richting efficiëntieverbetering en business partnering:
1) Digitalisering boekhouding
We hebben werk gemaakt van een ingrijpende automatisering en procesverbetering binnen het boekhouddepartement. Hiervoor hebben we eerst EDI geïmplementeerd. Vandaag komen 99% van onze goederenfacturen (dat zijn er ongeveer 1,2 miljoen per jaar) electronisch binnen. Om de overstap naar EDI vlotter te laten verlopen hebben we OCR geïntroduceerd, maar ook een pseudo-EDI voor onze lokale producenten.
Voor de algemene onkosten hebben we een workflow opgezet waarin we de mensen pushen naar bestelbons. Deze worden dan aangeboden in de mailbox van de betrokken persoon, die deze vervolgens moet valideren. Deze waren belangrijke stappen in het digitaliseringstraject.
We factureren uiteraard ook naar onze franchisenemers toe. Dit doen we 2x per maand. Zij krijgen een elektronische factuur via een platform. Zo verdwijnt de papierstroom en zijn we ook 100% zeker dat de factuur goed ontvangen is. Het formaat is een downloadbare excel. Deze kunnen ze binnentrekken in hun eigen boekhoudsysteem. Dit ligt in lijn met onze wil om duurzaam te zijn, zelfs binnen finance.
Hetzelfde geldt voor de uitgaande facturen voor professionele klanten in onze winkels. Ze moeten geen manuele handelingen meer doen op boekhoudkundig vlak. Zij hebben een kaart die ze laten scannen aan de kassa en krijgen dan automatisch een factuur in hun mailbox en op het platform. De volgende stap is om data intelligence te betrekken in dit verhaal.
In de boekhouding zijn we dankzij al deze verbeteringen bovenop een doorgedreven introductie van RPA geëvolueerd van 300 mensen naar 50 mensen.
2) Digitalisering beheerscontrole
We hebben dit ganse verhaal van digitalisering doorgetrokken naar de beheerscontrole. Finance produceert gegevens en bundelt die in rapporteringen. We hebben ook die rapporten digitaal beschikbaar gemaakt. Bovendien gaan we ook verder dan puur finance: ook niet-financiële gegevens worden opgenomen. We hebben de gestandaardiseerde rapporten met een bepaalde frequentie bij ons genomen en sturen die uit naar de betrokken partijen. We evolueren ook verder in een dashboarding verhaal zodat mensen op gelijk welk moment aan hun aangepaste (lees: gepersonaliseerde) gegevens kunnen consulteren om tijdig te kunnen bijsturen.
3) Vereenvoudiging juridische structuur
De afgelopen jaren hebben we ingezet op de vereenvoudiging van de juridische structuur. Vroeger hadden we vele entiteiten, vandaag nog 25, voorlopig het strikte werkbare minimum. Dit was op alle vlakken een moeizame maar zeer kostenefficiënte oefening.
4) Business partnering
Heel belangrijk is dat finance de silo’s doorbroken heeft. We creëren vanuit finance gestructureerde touchpoints, zoals de hierboven vernomende portalen. Daarnaast hebben we ook verschillende helpdesks: voor onze franchisenemers (facturatie), onze leveranciers en al onze winkels voor alle dataproblemen. De stakeholders met vragen hebben 1 contactpunt. Dit laat ons ook toe om alle problemen te bundelen en recurrente problemen te spotten en gestructureerd aan te pakken.
Het is duidelijk dat finance de ambitie heeft om binnen alle departementen een rol te spelen. We zien onze absolute meerwaarde om het beheer van de masterdata te centraliseren op Finance.
Conclusie
Finance is een vernieuwende kracht binnen het bedrijf en wil een volledige verandering in de mindset van het gehele bedrijf doordrijven. We willen altijd vertrekken vanuit het persectief van de klant, niet vanuit ons eigen denken, vandaar onze case rond “ecozones”, onze nieuwste initiatief waarin we de hele onderneming willen inspireren en meetrekken.
Comments