• Maïté Holvoet

BFT Kandidaat: Waterlink


Water-link staat in voor:

- Waterleveringen aan de residentiële markt

- Rioolbeheer voor de residentiële markt

- Waterleveringen en services aan de industrie

- Waterleveringen aan andere watermaatschappijen


Om de nieuwe strategie van infrastructuur asset management gedreven organisatie vorm te geven is de volledige organisatiestructuur aangepast, zijn de processen herbekeken en is beslist om een nieuw ERP pakket te implementeren, SAP.

In het kader van deze transitie stond ook finance voor de uitdaging om zichzelf volledig opnieuw uit te vinden.


De speerpunten van het traject na de implementatie van SAP


1) CONTROLLING

Met de implementatie van SAP hebben we onze financiële structuur afgestemd op de nieuwe organisatiestructuur en strategie. Dit met een dubbele kostenplaatsenstructuur waarbij we enerzijds rapporteren op kostenplaatsen van oorsprong en anderzijds kostenplaatsen van bestemming.

Een tweede stap was het opzetten van de rol van business controlling.

Binnen controlling zijn we ook verantwoordelijk voor de BI reporting, waarbij we ontwikkelingen doen in BW/4 Hana en Sap Analytics Cloud (SAC) voor o.a. dashboarding en financiële planning.


2) PMO

In navolging van het project ‘SAP implementatie’ en na de evaluatie van de projectwerking bij water-link hebben we het ‘Change programma’ uitgewerkt met de doelstelling om de PPP methodiek (portfoliobeheer, programma- en project methodologie) uit te werken en uit te rollen naar de organisatie, met volgende realisaties:

· PPP Methodologie opgesteld vooral gericht op een pragmatische aanpak op maat van onze organisatie

· Programma management (en eerste stappen in benefit management); met aanwerving van ‘dedicated’ programma managers.

· Uitgewerkt portfolio proces van idee tot een goedgekeurd project, projectopvolging én projectafsluiting, met duidelijke link naar andere Finance processen. (begroting, activering, afsluiting, …)

· Portfolio Capaciteitsplanning op middellange termijn 18 maanden

· Sharepoint PMO Portal voor centraal documentbeheer

Belangrijk was om deze change goed uit te rollen en te verankeren in de organisatie. Hiervoor is sinds maart 2018 de PMO afdeling opgericht binnen de organisatie, met een duidelijke visie ‘Doing the right projects right!’ De volgende belangrijke stap is de implementatie van een PMO tool.


3) BACKOFFICE

De overgang naar SAP was zeer ingrijpend voor de backoffice. Enerzijds verdween al het maatwerk uit ons vorig ERP-systeem, en moesten we de standaarden in SAP gaan gebruiken. Dit betekende een heel andere manier van werken, en in eerste instantie een aantal stappen achteruit in onze proceswerking. Anderzijds lag de druk erg hoog: de continuïteit van de facturatie en de inning was van kritisch belang tijdens deze overgang.

Dankzij de inzet van al onze medewerkers resulteerde deze intense periode in een vlotte migratie en transitie van de facturatie –en inningsprocessen.

Op dit moment zijn we onze routinematige taken aan het inventariseren om te kijken waar we met RPA aan de slag zouden kunnen gaan. Finance, met backoffice op kop, wil hierin een voortrekkersrol spelen.


4) BOEKHOUDING

Net als bij de backoffice had de implementatie van SAP een grote impact op de boekhouding.

Vanaf januari 2019 zijn we gestart met een uitgebreide analyse van het purchase to pay (P2P) proces. We hebben in samenwerking met alle betrokken afdelingen het volledige proces uitgetekend en samen nagedacht over hoe we dit efficiënter kunnen maken. Nadien zal ook verder ingezet worden op het automatisch importeren en boeken van facturen via Basware.


5) RISICOBEHEER, INTERNE AUDIT EN PROCESMANAGEMENT

Dankzij de inzet en de goede werking van het team, heeft onze CFO meer tijd om bedrijfsbrede projecten aan te pakken.

- Risicobeheer : we hebben bedrijfsbreed een risicomatrix uitgewerkt en een governance model opgesteld

- Deze risico oefening heeft de input gegeven om de interne audit verder te professionaliseren.

- Procesmanagement : we bekijken processen end-to-end en kijken wat nodig is om onze procesdoelstellingen te realiseren

Iedereen van het team krijgt de ruimte en verantwoordelijkheid om dit alles te realiseren. Dit zorgt voor een grote dynamiek en wordt sterk gewaardeerd