BTW kan ook een positieve impact hebben op de P&L

Weet u welke waarde BTW in uw organisatie vertegenwoordigt? Uit de resultaten van onze meest recente CFO Barometer en uit de bevindingen van de experten van EY, blijkt duidelijk dat er nog onvoldoende visibiliteit en transparantie bestaat rond BTW in organisaties…





Sven De Maeseneer en Marc Joostens van EY staan ons te woord. Zij leggen ons uit waarom het voor CFO’s en Tax Managers belangrijk is om een andere visie te hanteren omtrent BTW en geven toelichting bij de resultaten van de CFO Barometer.


Meer focus op strategie en planning

BTW wordt vaak aanzien als een neutrale belasting die weliswaar compliance kosten met zich meebrengt. Sven De Maeseneer: “Veel bedrijven aanzien BTW als een belasting voor de eindconsument, maar staan er niet bij stil dat een goede BTW-strategie een belangrijke impact kan hebben op de resultatenrekening (P&L) en het werkkapitaal. Wanneer de BTW niet onder controle is, zien we dat dit een onnodige kost wordt op de resultatenrekening.”

Op vlak van BTW wordt vaak meer tijd en middelen geïnvesteerd in compliance en audit in plaats van strategie en planning. Dat blijkt ook duidelijk uit de resultaten van de enquête: 86% van de respondenten geeft aan dat hun BTW departement actief is met compliance, 54% met BTW audits en slechts 36% ook met planning en strategie. “Echter, door meer focus te leggen op dit laatste, kun je de waarde van de BTW op de resultatenrekening in kaart brengen. Deze investering betaalt zich dan ook in meervoud terug.”

Wat is nu de waarde van die BTW en wat kan de impact op de P&L zijn? Gelukkig bestaan er een aantal kwantificatiemethodologieën die heel duidelijk kunnen aantonen wat die waarde precies is. Marc Joostens: “Bedrijven die internationaal actief worden of internationaal groeien, zien de complexiteit van BTW ook toenemen. Zij worden geconfronteerd met allerlei verschillende verplichtingen. Dat kost uiteraard geld, tijd en energie. Onze ervaring leert dat bedrijven de kost al snel begroten op 20.000 euro per BTW nummer voor het voldoen aan de aangifteverplichtingen en de ermee gepaard gaande controles, evenals het uitvoeren van de nodige systeemaanpassingen aan de lokale wettelijke vereisten. Als je een dergelijk bedrag – jaarlijks! – in eigen portefeuille kan houden, is dat toch heel mooi meegenomen. CFO’s zouden daarom verder moeten kijken dan compliance en moeten op zoek gaan naar manieren om dit te optimaliseren. Dit kan door de supply chain onder de loep te nemen, maar ook door de focus van de finance-organisatie te herbekijken, door een aantal BTW nummers te schrappen…” De boodschap is duidelijk: optimaliseer het beheer van BTW-nummers en je kan al heel wat kosten besparen. Je kan uiteraard compliance niet negeren, maar je moet het wel zo goed mogelijk beheren, gaat Sven De Maeseneer verder.

“Tijdens controles zien we ook vaak dat de initiële vordering vanuit een BTW administratie vrij zwaar kan zijn. Dat gaat dan over onterechte aftrek van BTW, met bijkomende boetes en interesten. In vele gevallen spreken we dan over een bijkomende vordering die vaak even hoog is als de BTW zelf!” Hier is het dus ook belangrijk om een duidelijk zicht te hebben op welk bedrag de fiscus zou kunnen vorderen.


De levenscyclus van BTW

Sven De Maeseneer: “BTW heeft een soort levenscyclus. Alles begint met accounting. Van daaruit ga je naar de periodieke compliance verplichtingen en de mogelijke audits en vragen om inlichtingen van de BTW autoriteiten. Uiteindelijk kom je bij strategie en planning. Het is belangrijk om de volledige cyclus te managen, niet enkel en alleen het compliance gedeelte.” Door de waarde van de BTW vandaag onder de loep te nemen kunnen de kosten niet alleen naar de toekomst toe geoptimaliseerd worden, maar kan regelmatig ook nog BTW uit het verleden gerecupereerd worden, afhankelijk van de situatie en rekening houdend met potentiële verjaringstermijnen.


BTW vertalen naar Finance

De twee experten van EY merken op dat een belangrijk obstakel in het uitdrukken van de BTW strategie in de communicatie ligt. Marc Joostens: “We merken inderdaad op dat BTW experten lang niet altijd dezelfde taal als de CFO spreken. Dit geldt niet alleen voor externe experten, maar ook voor bijvoorbeeld Tax Managers van bedrijven. Zij zitten echter op de perfecte plaats om BTW op de strategische agenda van de CFO te plaatsen, alleen moeten ze dit efficiënt aanpakken.” Dat bleek ook uit de resultaten van de CFO Barometer. Meer dan de helft van de respondenten vindt het moeilijk om iemand te vinden die BTW op een eenvoudige en verstaanbare manier kan uitleggen.

Hoe kan die interne BTW expert of verantwoordelijke hiervoor zorgen en maken dat BTW hoger op de strategische agenda komt te staan? Sven De Maeseneer: “Een CFO kent en erkent BTW als een transactionele belasting, maar hij heeft zoveel aan zijn hoofd dat BTW strategie en planning niet altijd een prioriteit zijn. Onze praktijk heeft aangetoond dat het aangewezen is om hier met duidelijke en bondige dashboards over te rapporteren. Uiteindelijk wil de CFO vooral weten wat de impact op de resultatenrekening en het werkkapitaal is. Hij/zij moet overtuigd worden om te investeren in een BTW strategie, dit kan bereikt worden door duidelijk het rendement (de ‘return on investment’) aan te tonen door middel van P&L verbeteringen.”

Marc Joostens: “In de resultaten van de enquête valt mij op dat bij meer dan 80% van de respondenten er niemand enkel en alleen verantwoordelijk is voor BTW binnen de organisatie. Dit betekent volgens mij dat in die bedrijven het hele day-to-day verhaal van BTW wel beheerd wordt en dat de aangiftes correct verlopen, maar dat er weinig aandacht besteed wordt aan de mogelijke opportuniteiten die de BTW wetgeving met zich meebrengt bij bepaalde projecten van de organisatie. Wanneer er wel iemand enkel en alleen verantwoordelijk is voor BTW, is er vaak meer ruimte voor strategie. Voor een maximale impact pleiten we ervoor dat de BTW verantwoordelijke in verbinding staat met de business en daar ook gehoor vindt.”

De Brexit kan gemakkelijk als voorbeeld dienen om aan te tonen welke impact BTW kan hebben op de P&L. Sven De Maeseneer: “De Brexit zal de nodige impact hebben op bedrijven, dat weten we. Eén van die gevolgen is het feit dat goederen vanuit de UK naar Europa ingevoerd zullen moeten worden. Als een BTW persoon betrokken wordt bij dit project, zal hij of zij kunnen kijken of er geen mogelijkheden zijn om te vermijden dat er effectief invoer-BTW geprefinancierd zal moeten worden in de verschillende EU lidstaten waar binnenkort wordt ingevoerd. Dit is een typisch project met een grote impact op het werkkapitaal en de P&L: in plaats van honderdduizenden euro’s BTW te prefinancieren zijn er vaak mogelijkheden om een zware impact op het werkkapitaal te vermijden.”

Een plaats aan die tafel krijgen en mee betrokken worden bij de beslissingen is natuurlijk een uitdaging voor veel Tax Managers, die meestal op de achtergrond opereren. Sven De Maeseneer: “Ik heb in mijn carrière binnen de industrie zeer snel gemerkt dat er inderdaad een barrière was waar ik over moest. Tijdens die periode heb ik een methodologie ontwikkeld om die opportuniteiten op het vlak van P&L savings te kwantificeren en zichtbaar te maken.”


Dashboard

We haalden het hierboven al even aan: het is cruciaal om op een duidelijke en transparante manier te rapporteren over BTW om een impact te hebben. Sven De Maeseneer: “Het is belangrijk om met een paar muisklikken visueel te kunnen aantonen wat de status van de BTW in de organisatie is. CFO’s willen geen rapport van vijf pagina’s op hun bureau zien maar willen in één oogopslag een duidelijke visie over de stand van zaken om een beslissing te kunnen nemen. Hoeveel BTW nummers moeten er beheerd worden? Wat is de waarde van de BTW in de organisatie? Wat is de ageing? Met welke nieuwe regelgeving moeten we rekening houden? Welke risico’s zijn er aan een bepaalde beslissing verbonden? Welke positieve impact kan BTW hebben op specifieke situaties en projecten?”

Deze zaken moeten dan periodiek gerapporteerd worden aan de CFO. Deze rapportering laat de CFO dan toe om op zijn beurt de business optimaal te ondersteunen en de juiste beslissingen te nemen. Sven De Maeseneer: “Eenmaal je vanuit het BTW departement in een ‘proof of concept’ project aantoont welke opportuniteiten er allemaal zijn, is het eenvoudig om ook andere business units te overtuigen om ook mee aan boord te stappen in dit verhaal.” Marc Joostens: “Eenmaal je in die positie zit, kan je ook veel proactiever te werk gaan. Je moet niet wachten tot de business tot bij jou komt om aan de slag te gaan, maar je gaat de vereisten rond nieuwe regelgeving intern delen, om mee de impact op het bestaande business model te bepalen.”

De methodologie aan de hand van dashboards die EY ontwikkelde om BTW optimaal te rapporteren heet “BTW Navigatie”.


Gemakkelijk gezegd…

Het is natuurlijk gemakkelijk gezegd: je moet minder tijd besteden aan compliance en audit en meer aan strategie en planning. Maar hoe kan dat nu concreet? Sven De Maeseneer: “Uiteraard helpen wij onze klanten om aan de slag te gaan en assisteren we met de implementatie van methodologieën die meer inzicht en richtlijnen geven omtrent de kritische aandachtspunten en de ‘high value’ opportuniteiten. Dit kan gaan van een eenvoudige ‘tiering’ kwalificatie van BTW nummers tot de implementatie van een Tax Control Framework en de identificatie van verborgen BTW kosten die herkwalificeerd kunnen worden als BTW tegoeden. Daarnaast kan dankzij RPA en automatisering heel wat stappen gezet worden. Even een voorbeeld: om een aangifte te doen trekken onze klanten tabellen uit hun ERP software. Dit wordt vaak nog manueel gedaan. Om tijd te besparen is het echter absoluut mogelijk om een bot te gebruiken om die data te extraheren. Zo komt er meer tijd vrij voor analyse en strategie.”

Automatisering wordt trouwens ook meer en meer gestimuleerd vanuit verscheidene Europese overheden.