Iedereen doet het, … maar waarom is de closing zo belangrijk voor de finance functie en waarom wordt er zoveel/te veel tijd en energie in gestoken? En wat is de impact van Covid-19 op dit proces? We bevroegen de finance community en bespraken de resultaten met Ludovic Deprez, Executive Director Financial Accounting Advisory Services (‘CFO Support’) bij EY.
Stand van zaken
“Een goede closing op regelmatige basis is belangrijk om niet voor verrassingen te komen staan en tijdig bij te kunnen sturen. Natuurlijk is de vraag hoe ver je hierin moet gaan en of de tijd en energie die besteed worden aan de closing wel in verhouding is met de output hiervan. Het is namelijk zo dat tijdens de closing enorm veel tijd en energie naar dit proces gaat. Te veel finance departementen spenderen zelfs zo veel tijd aan de closing zelf, dat er nauwelijks tijd over is om te analyseren en bij te sturen; laat staan dat de closing is afgerond voor de volgende maand ten einde is. Dan heeft de closing eigenlijk weinig nut aangezien je te ver achter de feiten aan loopt in plaats van de maandelijkse closing als een boordinstrument voor je bedrijfsvoering te gebruiken.”
De resultaten van de CFO Barometer zijn duidelijk. Minder dan 7% van de deelnemers vindt dat het afsluitproces weinig tot geen tijdsdruk geeft en 28% geeft aan weinig tot geen last-minute aanpassingen te moeten doen. Draaien we die cijfers even om, dan kost het voor de overgrote meerderheid van de finance departementen bloed, zweet en tranen om alles tijdig rond te krijgen en de nodige aanpassingen te doen. Bovendien staat 40% van de ondervraagden, ondanks de tijd en energie die ze hier elke maand insteken, toch vaak voor verrassingen! Ludovic Deprez: “Als je maandelijks afsluit en je staat regelmatig toch voor verrassingen, ben ik er niet van overtuigd dat de closing alles naar boven brengt wat zou moeten. Een andere mogelijkheid is dat de closing zodanig veel tijd in beslag neemt dat een risico pas te laat ontdekt wordt.” 70% van de deelnemers geeft ook duidelijk aan dat er geen tijd is om analyse. Kortom, het kan de moeite lonen voor bedrijven om het closing process eens kritisch onder de loupe te nemen (op vlak van benodigde tijd; scope en analyse) ten einde de (tussentijdse) afsluiting eerder als boordinstrument te gebruiken in plaats het als compliance te beschouwen.
Snel afsluiten
Qua benodigde tijd voor een closing is 8 dagen echt het maximum volgens Ludoivc Deprez: “Dan resteren tenminste nog een paar dagen voor analyse en heb je tijd om bij te sturen voor je alweer moet beginnen aan de closing van de volgende maand. Toch blijkt uit de enquête dat meer dan 40% hier langer dan een week over doet. Dit betekent dat veel finance functies achter de feiten aanlopen. Ik vergelijk de closing met een GPS in een auto. Als die niet synchroon loopt met je traject, ben je de afslag al lang voorbij voor je weet dat je had moeten afslaan. Bovendien blijkt uit de resultaten van de CFO Barometer dat bij meer dan 60% van de respondenten een vierde tot meer dan de helft van de medewerkers tijdens de closing periode voltijds ingezet is op dit proces. Dit is ongelooflijk kostelijk, zeker als die closing te lang duurt waardoor je uiteindelijk toch niet kunt bijsturen. Daarnaast kon de gespendeerde tijd beter besteed worden aan bv. het optimaliseren van de working capital.”
Fast closing is dus een duidelijk streefdoel, zeker als deze ook smart verloopt. “Een kort en bondig proces dat tijd overlaat voor analyse zorgt ervoor dat je de business beter kan ondersteunen en de nodige acties tijdig kunt nemen.” Zeker als er maandelijks afgesloten wordt, is het belangrijk om dit vlot te laten gebeuren. “Uit de enquête blijkt dat bijna 60% van de respondenten op maandelijkse basis een volledige closing doet; in plaats van minder ‘significante’ items op bv. trimestriële basis af te sluiten. Dit is best veel (rekening houdend met de bijhorende tijdsinvestering).
Informatiestromen
Tijdens de closing is het ook cruciaal om de informatiestromen in goede banen te leiden. Ludovic Deprez: “Voor de closing heeft finance heel wat informatie nodig van de business. Bijna 50% van de respondenten geeft aan dat er nog andere afdelingen betrokken zijn bij de closing. Vaak loopt die uitwisseling van data en informatie echter stroef of te laat, waardoor vertragingen of fouten ontstaan. Het is dus heel belangrijk om daar op in te zetten door ervoor te zorgen dat de business ‘finance-minded’ is en bepaalde data proactief en tijdig gaat doorsturen. Bovendien is het inzetten van de juiste tools een must.” Het feit dat meer dan 50% van de respondenten aangeeft dat er géén andere afdelingen betrokken zijn bij de closing, vindt Ludovic verontrustend. “De closing moet een roadmap zijn. Als je dit enkel op financiële cijfers baseert, dan mis je veel.”
Gebruik de technologie
Om sneller en slimmer af te sluiten, moet het voorbereidende werk efficiënter verlopen. En dat kan met behulp van technologie. “Veel mensen denken dat RPA heel disruptief is. Dat is echter niet het geval. Wat een bot doet, is enkel en alleen een repetitief deelproces gaan uitvoeren net zoals een mens dat zou doen. Het grote verschil is dat een robot dat vaak sneller kan en bovendien ook niet vasthangt aan vaste werkuren. Daarnaast vermindert ook de foutenmarge. De tijd die hierdoor vrijkomt bij de medewerkers kan dan gebruikt worden voor goede analyses en actieplannen. Naast RPA zijn er ook andere tools die bedrijven kunnen ondersteunen in een vlot en smart closingproces. Denk bijvoorbeeld aan de tool Blackline, dat inzet op een gestructureerde en geautomatiseerd closing proces, of Anaplan, dat kan gebruikt worden om de bevindingen van de closing te vertalen naar de bedrijfsvoering.” Uit de enquête blijkt dat 77% van de deelnemers met specifieke software werkt om het proces te vergemakkelijken. Bovendien zegt meer dan 70% dat het closing process al redelijk geautomatiseerd is. “Ik moet eerlijk zeggen dat dit cijfer me verbaast. Als er al zoveel geautomatiseerd is, lijkt het me vreemd dat de closing toch zo lang moet duren; er zoveel tijd aan gespendeerd wordt alsook dat er veel verrassingen optreden.”
Impact van Covid-19
Covid-19 heeft een impact gehad op werkelijk alles dit jaar. Ook op het afsluitproces, zo blijkt. Bijna 20% geeft aan dat de tijdsdruk tijdens het afsluitproces verhoogd is – en dat terwijl de overgrote meerderheid al een grote tijdsdruk ervaarde – en dat er nog meer last-minute aanpassingen moeten gebeuren. Dit betekent dan ook dat er nog minder tijd is voor analyse dan voorheen.
34% van de deelnemers wil bovendien het closingproces nog verder gaan automatiseren als gevolg van de coronacrisis. “Dit betekent dus dat er inderdaad nog heel wat ruimte is voor automatisering. Ik blijf me echter verbazen in het feit dat toch 65% stelt niet verder te willen automatiseren, terwijl er toch zoveel tijd en energie aan gespendeerd wordt. Meer dan de helft van de respondenten geeft namelijk aan dat de closing en de voorbereiding van de rapportage te veel tijd vergt ten opzichte van de beschikbare tijd om deze rapporten te analyseren en te controleren. En die druk wordt er niet minder op, integendeel.
Voorts stelt de helft van de deelnemers aan de enquête duidelijk dat de taken binnen het closing proces uitgebreid is sinds de Covid-19 crisis. Men kan ook stellen dat 50% die mening niet is toegedaan en overtuigd is dat de pre-covid closing voldoende is/was; terwijl de focus op liquiditeiten en cash forecast nooit groter geweest is sinds de uitbraak van de pandemie. Echter, op basis van 1 vraag is het onmogelijk te stellen of de respondenten die focus reeds hadden of van mening zijn dat dit niet meer opgenomen moet worden in de closing. ”
Conclusie
De resultaten spreken voor zich en de conclusie is dan ook heel duidelijk: de balans tussen de tijd en energie die besteed wordt aan het closing proces en de mate waarmee hier dan gestuurd kan worden, is zoek. Ludovic Deprez: “Er moet een verschuiving gebeuren. Het closingproces moet efficiënter en moet meer geautomatiseerd worden. Enkel op die manier kunnen finance functies voldoende tijd vrijmaken voor analyse en kan er ook beter gestuurd worden op basis van echte cijfers.”