• Maïté Holvoet

“De tool én de mensen”



Wijngaard Natie speelt kort op de bal. De logistieke dienstverlener doet dat door de activiteiten van verschillende entiteiten nauwgezet op te volgen. In het kader van budgettering, financiële rapportering en consolidatie is daarbij een sleutelrol weggelegd voor LucaNet, ondersteund door de expertise van partner Seefo. “De combinatie van de juiste tool met de juiste mensen, daar gaat het om.”

Wijngaard Natie is een geïntegreerde logistieke dienstverlener die specifieke diensten aanbiedt rond de behandeling, de opslag, het transport en de expeditie van ladingen. Wijngaard Natie is een familiebedrijf, opgericht in 1864. De naam verwijst naar de Wijngaardstraat in Antwerpen, waar de onderneming destijds van start ging. Vandaag telt Wijngaard Natie ongeveer 200 medewerkers, waarvan 70 bedienden. Het bedrijf opereert nog altijd vanuit de haven van Antwerpen, waar het diverse locaties beheert, en heeft intussen ook een vestiging in de haven van Gent. Wijngaard Natie beheert verschillende goederenstromen, waaronder metalen, chemicaliën, voeding en projectcargo.

Diverse business

“We werken doorheen de hele logistieke keten”, zegt CFO Anja De Vis, CFO bij Wijngaard Natie. “We hebben een eigen expeditie-afdeling, we beschikken over een terminal voor het landen en lossen van zeeschepen, de enige overdekte terminal voor zeeschepen in België, we hebben eigen douane-entrepots voor tijdelijke opslag, een transportbedrijf met twintig vrachtwagens, enzovoort.” Verder staat Wijngaard Natie ook in voor diensten met toegevoegde waarde, zoals ompakking (bijvoorbeeld van big bag naar bulk) en verpakking. Alles samen vinden de activiteiten van de onderneming plaats op zowat 500.000 vierkante meter terreinen en magazijnen in Antwerpen en Gent.

Wijngaard Natie realiseert een geconsolideerde omzet van ruim 39 miljoen euro. Het financiële team bestaat er uit vier medewerkers, aangestuurd door Anja De Vis. “Toen ik tien jaar geleden bij het bedrijf aan boord kwam, had de vorige financieel directeur al sterk geïnvesteerd in rapportering”, vertelt ze. “Er waren onder meer Excel-rapporten gebouwd rond EBITDA, groepsresultaat en cashflow. Tegelijk was er met Unit4 Venice ook een nieuw boekhoudpakket in gebruik genomen en was er een tool geïmplementeerd voor de ondersteuning van de afsluitingen bij de verschillende entiteiten.”

Groei creëert nieuwe behoeften

In eerste instantie bouwde Anja De Vis de automatisering van de administratie verder uit met die bouwstenen. “Dat was ook nodig”, vertelt ze. “We verwerken jaarlijks onder meer 30.000 aankoopfacturen.” De digitalisering daarvan zorgde voor een mooie tijdwinst. Intussen verloopt ook de uitgaande facturatie digitaal, inclusief een automatische terugkoppeling naar de boekhouding. “Voor de rapportering was er een statutair pakket”, zegt Anja De Vis. “Maar eigenlijk was het niet echt geschikt voor onze behoeften. We werken met een diepgaande analytische boekhouding, waarbij we elke boeking heel gedetailleerd aan een kostenplaats toewijzen. Telkens daar iets in verandert, bleek het bijzonder moeilijk om dat in de rapportering mee te nemen.”

Wijngaard Natie gebruikte de tool ook voor consolidatie. Die informatie bleef echter beperkt voor intern gebruik en voor interne rapportering naar de financiële partners. Een verplichting tot publicatie was er niet. “Maar we bleven groeien en de omstandigheden veranderden snel”, vertelt Anja De Vis. “Er kwamen externe audits en we moesten die resultaten wel publiceren. Dat was telkens een heel lastige oefening, want de tool bevatte niets van historiek.” Het gevolg laat zich raden: heel veel manueel werk om de actuele cijfers af te toetsen aan de resultaten uit het verleden. “Alleen al om alle eliminatieboekingen rond te krijgen, was ik twee tot drie weken fulltime bezig”, blikt Anja De Vis terug. “Zo konden we onmogelijk verder.”

De juiste combinatie

Wijngaard Natie ging de markt op en bekeek de mogelijkheden van verschillende tools. De uiteindelijke keuze viel op LucaNet, met Seefo als implementatiepartner. “Het geheim schuilt in de combinatie”, zegt Anja De Vis. “Enerzijds is er de tool zelf, die functioneel al onze behoeften afdekt en bovendien heel gebruiksvriendelijk is. Anderzijds zijn er de specialisten van Seefo, die niet alleen de tool, maar ook de business van een bedrijf als het onze door en door kennen. Trouwens: we legden het vraagstuk ook aan onze bedrijfsrevisor voor, en ook van die kant kwam het advies om voor LucaNet te kiezen.” De impact op de consolidatie oogt alvast spectaculair. De hele oefening neemt niet langer minimum twee weken in beslag, maar hooguit twee dagen.

Aansluitend besliste Wijngaard Natie om ook alle financiële rapportering via LucaNet te laten verlopen, net als de verkoopanalyse en een overzicht van alle kredieten en bijhorende aflossingen. “Dat loopt allemaal heel vlot”, zegt Anja De Vis. “Opnieuw is het hier de expertise van Seefo die het verschil maakt, net omdat dat bedrijf diepgaande kennis heeft over zowel de mogelijkheden van de tool als de types rapporten die we in functie van onze business nodig hebben.” Ook de hele budgettering vindt intussen in LucaNet plaats. “We bouwen het budget op als een rapport en bekijken daarbij altijd de resultaten van de voorbije twee à drie jaar.”

Vinger aan de pols

De rol van Seefo overstijgt bij Wijngaard Natie duidelijk die van een klassieke implementatiepartner. Anja De Vis geeft een voorbeeld: “We hebben een belangrijke projectbusiness, waarvoor we in functie van specifieke projecten gericht moeten investeren. Wanneer we daar een businessplan voor ontwikkelen – bijvoorbeeld in het kader van een een bankfinanciering of een subsidiedossier – dan moeten we snel over de juiste cijfers beschikken. Daarbij willen we niet alleen drie jaar terug kunnen kijken, maar ook vijf jaar vooruitblikken. Seefo helpt ons dat soort vraagstukken vlot te beantwoorden.” De grote uitdaging voor Seefo bleek algemeen het hoge detailniveau waarmee Wijngaard Natie financiële boekingen uitvoert. Daar komt nog bij dat het bedrijf intern verschillende types van activiteiten heeft, met verschillende types van P&L die daaraan verbonden zijn.

“Het grote voordeel is dat we in de resultaten van de diverse entiteiten nu heel makkelijk de afwijkingen kunnen opsporen en vandaar door kunnen klikken naar de onderliggende oorzaak.” Tegelijk volgt Wijngaard Natie via LucaNet ook het grotere geheel op. “Seefo heeft voor ons in LucaNet een model gebouwd met een businessplan voor elk van onze bedrijfstakken. Daarin zien we heel snel hoe elke tak er voorstaat. We hebben overal de vinger aan de pols.” De toegevoegde waarde van Seefo was hier dat het bedrijf erin slaagde via LucaNet een makkelijk bij te sturen oplossing voor te stellen, zonder te verzanden in een zwaar project. Uiteindelijk kunnen we stellen dat Wijngaard Natie haar complete businessplan in LucaNet beheert. Daar is het bovendien makkelijk bij te stellen, wat in een statische omgeving als Excel helemaal niet zo eenvoudig zou zijn.

Het belang van IT

Vooral de gebruiksvriendelijkheid van LucaNet was voor Wijngaard Natie echt een eyeopener. “Als gebruiker ben je er heel snel mee weg”, zegt Anja De Vis. “De toepassing is heel intuïtief opgebouwd. Zelfs oefeningen die je niet echt vaak doet – zoals de jaarlijkse consolidatie – krijg je daardoor makkelijk in de vingers. Eigenlijk wijst LucaNet grotendeels zichzelf uit.” De implementatie van LucaNet past binnen de ruimere context van de complete vernieuwing van IT bij Wijngaard Natie. “We hebben intussen alle hardware vervangen”, zegt Anja De Vis. “We bekijken nu de software, met straks onder meer de migratie naar een nieuw ERP-platform.” Wijngaard Natie wil onder meer een data service bus bouwen, zodat het bedrijf alle data centraal ter beschikking heeft, om ze van daaruit in elke gewenste richting te laten doorstromen en te presenteren via Microsoft Power BI. “IT is ook in onze sector niet meer weg te denken”, besluit Anja De Vis. “Het belang ervan zal alleen maar toenemen.” De finance afdeling rekent in dat verband alvast op LucaNet.