• Maïté Holvoet

Een stevige brug tussen finance en de business


De European Space Agency speelt een trekkersrol in de Europese publieke ruimtevaartsector en in de ontwikkeling van de Europese ruimte-industrie door projecten op te zetten op het gebied van ruimtevaart, onderzoek van de Aarde, ruimteonderzoek, ontwikkeling van op satellietsystemen gebaseerde technologieën enzovoort. ESA werkt nauw samen met de Europese Unie, maar maakt er in feite geen formeel deel van uit. Door bundeling van financiële en intellectuele bronnen, zowel van ESA zelf als van de lidstaten, is de ESA in staat ambitieuze en uitdagende ruimteprogramma’s en projecten te realiseren waarin afzonderlijke lidstaten niet zouden slagen.


De ESA werkt hiervoor nauw samen met Europese en internationale ruimtevaartorganisaties. De ESA is onder andere verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de Ariane- en Vegaraketten die Europa autonome toegang geven tot de ruimte. ESA bouwt zelf geen ruimtesystemen maar definieert en beheert als opdrachtgever de implementatie van een gedetailleerd technisch eisenpakket, aan de hand waarvan de industrieën van de landen die lid zijn van ESA de ontwikkeling en bouw ter hand nemen.

De belangrijkste technologische site van ESA is het European Space Research and Technology Centre (ESTEC) in Noordwijk, waarin satellieten in hun bouw- en testfase getest kunnen worden om te verifiëren of aan de gestelde eisen voldaan wordt. Daar worden we door Federico Ruggiero ontvangen voor een interview. Federico Ruggiero is sinds 2016 Head of Finance, Planning & Controlling bij de European Space Agency. Daarvoor voerde hij verschillende functies uit binnen finance bij de OESO, waaronder ook de rol van Head of Programme, Budget & Finance.


Hoe is ESA precies georganiseerd?

Er werken ongeveer 2300 medewerkers voor ESA, verspreid over onze verschillende sites. Zij worden ondersteund door 1000 contractuele medewerkers. Voor de lidstaten worden de programma’s van ESA in twee categorieën opgedeeld, namelijk de verplichte en de optionele programma’s. Voor de optionele programma’s kunnen de lidstaten zelf kiezen aan welke programma’s ze willen meewerken en hoeveel financiering ze bieden. Dan zijn er ook de verplichte programma’s. Daaraan moeten alle ESA lidstaten meewerken. De hoeveelheid funding die ze dan moeten voorzien voor dit verplichte programma, wordt berekend op basis van het BNP van de landen. Van elke euro die de ESA van een lidstaat ontvangt, wordt een groot deel terug geïnvesteerd in de Europese industrie. Ongeveer 85% van de financiering door de lidstaten wordt zo opnieuw uitgegeven in inkoopactiviteiten voor ruimtevaart.

ESA is aanwezig in een groot aantal van de lidstaten. We hebben sites in Nederland, Frankrijk, België, Duitsland, Italië, Spanje, UK en nog een aantal kleine centra in andere landen.


Hoe ziet jullie finance organisatie er uit?

ESA wordt bestuurd door een Raad. Elke lidstaat wordt er vertegenwoordigd door een delegatie. Om de drie, vier jaar komt de Raad bijeen om beslissingen te nemen over programma’s. Lidstaten nemen dan ook beslissingen over aan welke programma’s ze willen deelnemen.

Ons budget voor 2019 is ongeveer 5,7 miljard euro. 4 miljard daarvan komt van de lidstaten, de rest komt van externe organisatie zoals de Europese Commissie voor programma’s al Galileo en Copernicus. Ook nationale instellingen financieren soms programma’s. Als je ons vergelijkt met NASA zijn we uiteraard redelijk klein. Om jullie een idee te geven, NASA’s budget bedraagt ongeveer 20 miljard euro.


Hoe ziet het finance departement er uit?

“We werken met ongeveer 70 mensen binnen finance. Zoals in alle organisaties hebben ook wij de klassieke functies zoals boekhouding, accounts receivable, een groot accounts payable team dat instaat voor het hele procure-to-pay proces dat bij ons heel belangrijk is, een klein treasury team en uiteraard ook de planning en controlling die instaat voor consolidatie, analyse, advisering enzovoort. In elk directoraat zitten controllers die in stippellijn aan mij rapporteren. Zij zijn essentieel om ervoor te zorgen dat de financiële processen in elk directoraat correct gevolgd worden, dat we compliant zijn, dat alle projecten goed geconsolideerd wordt enzovoort.”


Hoe werkt jullie aankoopproces?

Ons aankoopproces is relatief gesofisticeerd en is gebaseerd op standaard publieke procurement principes. Voor de ontwikkeling van space systemen voor onze programma’s, vindt een volledige tender en selectieprocedure voor de leveranciers plaats. Vaak selecteren we dan een internationaal consortium waarin de industrieën van verschillende lidstaten vertegenwoordigd zijn zodat er een balans bestaat in de ontwikkeling van hun ruimte-industrie.


Kunnen we stellen dat ESA een cashrijke organisatie is? Welke impact dat heeft op finance?

Het is absoluut niet ons doel om een cashrijke organisatie te zijn. Het is in niemands belang om op een berg cash te zitten. Ons treasury plan is om genoeg hebben om onze uitgaande facturen te betalen. De lidstaten betalen hun bijdrage voor ons budget op basis van onze nood aan cash. Het is absoluut niet zo dat ze op voorhand cash resources voor alle programma’s moeten voorzien. Daarom is een goed budget zo belangrijk voor ons. We proberen bij elk programma te landen zonder een te groot overschot aan cash te hebben, maar tegelijkertijd moeten we op elk gegeven moment een positieve treasury hebben. Dus: financial planning, gedetailleerd forecasten en betalingsprocessen goed in de hand houden is essentieel.


Worden jullie geconfronteerd met financiële risico’s?

Neen, in feite niet. De lidstaten garanderen hun bijdrage. Mocht het bij uitzondering gebeuren dat een land er niet in slaagt zijn bijdrage te leveren, kunnen we een lening op korte termijn aangaan. Maar we proberen dat altijd te vermijden. En dat lukt ons eigenlijk best goed.


Waar focussen jullie je vooral op bij planning en controlling?

De programma’s en projecten van ESA zijn uiteraard op technisch vlak zeer complex en risicovol. Bovendien zijn een organisatie in de publieke sector. Voor sommige projecten zoals Galileo moeten we herhaaldelijk een serie satellieten moeten produceren, maar we hebben ook projecten die eenmalig zijn, zeker in het domein van wetenschap en ruimteonderzoek. Dergelijke programma’s zijn op het scherp van de snee van ruimtetechnologie en best risicovol. Daarnaast worden die projecten geleverd door gesofisticeerde, internationale industriële consortia. Om alles in hand te houden, stelt ESA voor elk programma een projectteam samen binnen ESA zelf dat de projecten, contracten, technische performance, tijdlijn, kost enzovoort, beheert en nauw monitort. Zelfs de best gemanagede projecten zijn onderhevig aan vertraging, dat is ook bij ESA het geval. Eén laattijdige levering kan een volledig project vertragen, kan de kosten de hoogte in jagen enzovoort. Een van de belangrijkste uitdagingen voor finance is dus om alle relevante informatie rond het programma te consolideren in het consolidatie- en rapporteringsproces. We moeten altijd weten waar we staan en wat er moet gebeuren om de directoraten op elk moment te kunnen informeren en adviseren. Ook wanneer we het budget moeten voorstellen aan de lidstaten is het cruciaal om een duidelijk beeld te hebben van de status van de verschillende programma’s zodat ook zij weten waar ze staan. Zo rapporteren we over de staat van hun betalingen, van de vooruitgang van projecten waar zij aan deelnemen enzovoort.


Wordt voor elk programma een financieel dashboard met KPI’s opgesteld?

We meten en rapporteren de baseline van het project, de cost of completion. Daarvoor wordt een masterplanning samengesteld waarin de verschillende fases van een project in detail opgenomen worden. Ook de key milestones staan daar duidelijk in beschreven. Voor elk project wordt een ‘risk register’ aangehouden. Bovendien wordt gerapporteerd over de status van de kost, planning, technische vooruitgang enzovoort. Twee keer per jaar gaat het planning en controledepartement al die informatie van alle projecten consolideren om op executive niveau een algemeen en duidelijk beeld te geven van ESA’s positie op vlak van programma’s, finance enzovoort. Op basis van deze informatie kunnen we de planning van de activiteiten herzien.


Welk systeem gebruikt u om de overhead kosten te verdelen over de projecten?

We hebben een gesofisticeerd cost accounting model met een duidelijke beschrijving van de directe en indirecte kosten. Voor indirecte kosten zoals corporate services hebben we een verdeelsleutel. Ook voor corporate governancekosten enzovoort, hebben we een sleutel. We werken met SAP sinds 2009.


Is rapporteren in IPSAS een uitdaging voor jullie?

IPSAS is de equivalent van IFRS voor de publieke sector. Rapporteren in IPSAS, zeker voor een complexe organisatie als ESA, is een uitdaging. We zijn heel trots te mogen zeggen dat we voor de zesde keer op rij een verklaring zonder beperking verkregen hebben. Naar onze lidstaten toe is dat een mooie statement, het betekent dat ze vertrouwen mogen hebben in de data die we hen doorgeven en in hoe wij omgaan met hun geld. Deze verklaring zonder beperking blijven halen is absoluut een prioriteit voor ons. De lidstaten hebben recent de manier waarop wij geauditeerd worden en de timing waarop ze de jaarrekening van ons willen ontvangen, veranderd. Dat betekent dat we nu al onze processen moeten aanpassen. Een uitdaging, maar ik ben ervan overtuigd dat mijn team het gaat klaarspelen.


Hoe zorgt finance bij ESA ervoor dat het zijn rol als business partner goed invult?

Finance moet heel dicht bij de business staan, en we moeten heel nauwkeurig kunnen anticiperen wat ze van ons willen. We moeten de business uitdagingen en hen ondersteunen, we moeten ervoor zorgen dat ze ons vertrouwen.

Hiervoor zijn de controllers onontbeerlijk. Zie je, we worden omringd door wetenschappers, ingenieurs en technische experten. Het is aan ons om hen finance te doen begrijpen. Omgekeerd moeten wij de business goed verstaan, wat gezien de hoogtechnologische omgeving een heuse uitdaging is. Om een stevige brug tussen finance en de business te bouwen en ervoor te zorgen dat we allemaal op dezelfde lijn zitten, zorgen we ervoor dat een groot deel van de controllers uit de business komen. Zij kunnen die vertaalslag heel goed maken.


Voelen jullie in finance de war for talent?

Het is voor iedereen steeds moeilijker om de juiste profielen aan te trekken, maar wij hebben geluk dat ESA een heel aantrekkelijk bedrijf is om voor te werken. Wat we doen, is ontzettend spannend en spreekt tot iedereens verbeelding. Bovendien ontmoet je, wanneer je hier werkt, ontzettend boeiende en inspirerende mensen. Ook vanuit finance perspectief is dit een uitdagende organisatie om voor te werken. Er zijn tal van financiële uitdagingen en opportuniteiten voor mensen die carrière willen maken. Toen we onze accounting capaciteit wilden verhogen, zijn we hier zonder al te veel problemen in geslaagd. Echter, controlling medewerkers met voldoende relevante ervaring vinden, blijft een uitdaging. Naast aanwerven zetten we ook hard in op retentie. Mensen ontwikkelen is o zo belangrijk.


Is het feit dat jullie team bestaat uit 22 nationaliteiten een uitdaging voor jullie?

Neen, helemaal niet. Bij ESA hebben we een heel eigen cultuur. Mensen zijn zich heel bewust van culturele verschillen en passen zich aan elkaar aan. Eigenlijk denk ik hier weinig over na, ik zou het zeker en vast niet anders willen.


ESA is een hoogtechnologische en digitale omgeving. Wat betekent dat voor finance? Zijn jullie ook zo vergevorderd op vlak van digitaliseren?

Je kan ons finance departement uiteraard niet vergelijken met een ruimteprogramma, maar we zetten inderdaad hard in op digitalisering. Met de implementatie van ons ERP pakket 10 jaar geleden hebben we al veel stappen gezet en hebben we sterk ingezet op standaardisering. We hebben alle processen herbekeken.

De B2B facturatie loopt bij ESA al grotendeels geautomatiseerd.

Maar er is zeker nog ruimte voor verbetering, zeker op vlak van data, data analytics enzovoort. We willen een belangrijke stap nemen met het implementeren van dezelfde planningtools in de verschillende directoraten. Zo zullen we veel meer mogelijkheden hebben met de beschikbare data. Er moet verder nog veel automatiseringswerk gebeuren op vlak van onze finance back-end. Zo onderzoeken we op dit moment wat de mogelijkheden zijn om aan de slag te gaan met robotics in account payables. Ook in travel expenses en procurement bijvoorbeeld kunnen we nog stappen zetten inzake digitaliseren.


Wat is voor jullie de grootste hindernis om stappen te zetten in digitalisering?

Ik denk dat de hindernissen voor veel bedrijven gelijkaardig zijn. Iedereen spreekt erover, maar echt grote sprongen zie ik niet veel gebeuren. Voor ons specifiek is het enorme volume van onze business best een grote uitdaging. Een andere hindernis, of liever uitdaging is natuurlijk het feit dat we zo weinig mogelijk budget ‘afnemen’ van de business. We moeten het budget dat we nodig hebben voor ondersteunende departementen kunnen verdedigen naar de lidstaten toe. Maar we doen het best goed! We managen een omzet van 6 miljard euro met een team van ongeveer vijftig mensen. Dit vereist dat onze processen heel duidelijk zijn en we heel goed georganiseerd zijn.