Door enkele recente acquisitierondes groeide Buildmat/Deschacht uit tot een van de grootste distributeurs van bouwproducten in ons land. De overnames stelden de financebasis, gesitueerd in het hoofdkantoor in Oostakker, voor enkele serieuze uitdagingen, zoals de planning en controlling. “Ons proces is door de acquisities een stuk complexer geworden”, zegt CFO Karel Laroy. “Gelukkig is er LucaNet, de toolbox die onze finance-organisatie volledig heeft hervormd.”
Buildmat/Deschacht telt tien filialen in België en is als one-stop-bouwshop goed gekend bij bouwprofessionals. Het bedrijf is gespecialiseerd in riolering en afvoerproducten, dak- en isolatiematerialen. Onder leiding van CEO Jo Verfaellie kreeg het de laatste decennia een sterke groei-impuls. “De finance kon in die zin zeker niet achterblijven”, zegt CFO Karel Laroy. “Toch brengen overnames een serieuze challenge met zich mee, dat was bij ons niet anders. Hierdoor hebben we de groepsdienst voor finance uitgebouwd, vroeger was dat vrij eenvoudig maar ons proces is door de acquisities een stuk complexer geworden. Niet alleen ikzelf maar de volledige finance werd hierdoor uitgedaagd.”
Top-downprincipe
Om het finance proces beter te kunnen monitoren ging CFO Laroy op zoek naar een all-in-one tool. “In het oud proces was er een maandelijkse afsluiting via een Excel-model. Met als gevolg dat het proces niet transparant genoeg was, sequentieel verliep en het enorm vertragend werkte. Je wachtte constant achter de input van elkaar… Het effect van die hogere workload, door de overnames, en het Excel-model was geen goede combinatie. Het proces liep bijgevolg zodanig vast en je riskeerde pas tegen het einde van de volgende maand jouw rapport te hebben.”
Aanvankelijk ging Laroy op zoek naar een efficiënte tool om de finance bij te staan. “We hebben enkele pakketten bekeken maar we hadden meteen een goede klik met LucaNet. Je krijgt bij LucaNet niet alleen een heel sterk helikopterzicht maar je gaat inzoomen tot op het laagste niveau. Een echte top-downprincipe dat zich niet alleen beperkt tot een overzicht van de maatschappijen maar je ook heel gedetailleerd in de verschillende domeinen inzichten laat verwerven. Met slechts één klik kan ik bijvoorbeeld een volledig inzicht krijgen tot in de aankoopfactuur. Daarnaast vind ik de geavanceerde consolidatiemogelijkheden heel belangrijk. En ook de snelheid van consolidatie is verbluffend. Dat heeft mee het verschil gemaakt voor de keuze om LucaNet in te lijven. Ook de transparantie is er, iets die vaak te weinig aanwezig is. In plaats van een black box-effect weet ik van waar het resultaat komt en kan ik aan de slag. Als je alles goed doet in het closingproces dan wordt consolidatie zelfs vrij eenvoudig.”
Closingproces dubbel zo snel
De finance-afdeling bespaart tot nu ongeveer de helft van de tijd die het vroeger nodig had tijdens het closingproces. “De afsluitdatum ligt nu op de 10de werkdag en we gaan uiteraard nog vooruit. We zijn immers nog maar een jaar met LucaNet bezig. Vroeger sloten we af op de 20ste werkdag, dus het einde van de maand. Dat is een verdubbeling in snelheid en efficiëntie. Ook het algemeen overzicht in het closingproces is veel beter voor mij. Ik kan live volgen waar iedereen staat en het is allemaal veel gestructureerder. We kunnen dus veel meer, op het juiste moment, de juiste vraag stellen en daardoor kunnen we de closing in to-dolijstjes afwerken. Bepaalde zaken sluiten we al af op de 25ste van de voorgaande maand. We weten dus telkens op welk moment we waar zitten en wat we wanneer moeten doen.”
Behalve de closing en de maandelijkse financiële rapportering zijn er ook nog heel wat andere zaken die Laroy en zijn team soelaas brengen. “Alles wat de payroll betreft bijvoorbeeld. We hebben een link gelegd tussen ons sociaal secretariaat en Lucanet. Het is eenvoudig om een personeelsrapport op te vragen. Daarnaast kan ik actuals opvolgen in het kader van het budget. Tijdens de huidige coronacrisis kunnen we ook heel gemakkelijk ons werkloosheidspercentage raadplegen of nagaan hoeveel afwezigen er zijn. Op basis van die database weet ik eigenlijk meteen welke provisies ik moet hebben op mijn balans. Van zodra de loonafsluiting valt, kan ik controleren of alles juist geboekt is. Zo kan ik al op de 3de werkdag zeggen: de sociale provisies, vakantiegelden of eindejaarspremies, zijn oké. Waarom? Omdat ik weet dat het in alle participaties juist geboekt is. Dat hebben we geïntegreerd in LucaNet. Behalve de payroll zitten ook alle financieringen van het bedrijf in LucaNet. Samen met Kristof Vanherle en Patrick Van Gaelen hebben we die geïmplementeerd in de software. Met als gevolg dat ik kan zeggen als alle bankafschriften in de firma geboekt zijn op de eerste werkdag van de nieuwe maand: financiering en schulden zitten oké in alle participaties. Al die gegevens kunnen we ook gebruiken voor onze cashforecast. Om maar te benadrukken: LucaNet heeft voor een enorme vooruitgang van onze finance-organisatie gezorgd.”
Softwarechallenge, organisatiechallenge
Hoe duidt LucaNet de noden in jouw organisatie? “Uiteraard heb ik een idee van waar ik naartoe wil met de afdeling”, zegt Laroy. “Maar ik weet natuurlijk niet hoe het technisch kan ingevuld worden. Eigenlijk challenge je als CFO dan de software. Kristof en Patrick komen met oplossingen op welke manier we zaken kunnen aanpakken door middel van Lucanet. Het vertrekt vanuit de klant. Het begint bij finance en gaandeweg begin je meer zaken te integreren, en dat zijn er meestal nog heel wat. Lucanet is een open tool waarvan de veranderlijke grootheid telkens moet bepaald worden. Kristof en Patrick schrijven een script uit en filteren de input daarin.”
Het voordeel van LucaNet ligt niet alleen bij de tijdsbesparing. “Eigenlijk daag je de hele financiële afdeling uit. Iedereen moet op een consistente en juiste manier zijn boekhouding gaan voeren want van zodra je begint met Lucanet, creëer je eigenlijk een bepaalde transparantie. Dat is een echte challenge voor iedereen, want een boekhouder kijkt bijvoorbeeld de zaken meer bottom-up. Hierdoor gaat het niveau van boekhouden naar boven en krijg je een veel beter inzicht in kosten- en balansstructuur en de investeringen van de firma. Het proces wordt geprofessionaliseerd en er zijn veel meer zaken die zichtbaar worden.”
LucaNet is ongeveer een jaar up-and-running bij Buildmat/Deschacht. “Na drie maanden hebben we onze eerste financiële rapportering gedaan, dit terwijl het oud systeem nog bleef doorlopen. Het kon misschien nog sneller gaan maar we hebben niets geforceerd. De finance-afdeling heeft drie maanden gewoon haar werk verder gedaan. Eerst zijn we de modellen parallel gaan draaien om de cijfers te vergelijken. Het oud model laat je dan los omdat LucaNet een bepaald vertrouwen creëert.” Het implementeren van LucaNet is volgens Laroy wel een intensief proces. “Het is voor mij een echte jump geweest want ik was de owner van het oud model. Daar heb ik veel tijd in geïnvesteerd en het is het resultaat van jaren ervaring. Een beetje mijn baby… Op het moment dat er zich natuurlijk een softwarepakket als LucaNet aandient maar je beheerst het niet meteen moet je wel aanpassen. Als het tij verloopt verzet men de bakens. Het was een ambitieuze keuze maar geen business as usual. Toch gaat de finance vandaag die richting uit en dan weet je dat je mee moet op dat schip.”
Toolbox van de CFO
Laroy ziet ook nog toekomstig potentieel in LucaNet. “Het vergt creativiteit van de CFO: zouden we dit of dat kunnen. Wat een belangrijke troef is: door alle informatie te hebben in het pakket, kan je als finance-afdeling veel korter op de bal spelen. Zoals in managementvergaderingen, waar je de cijfers live kan tonen. Als CFO lever je dan ook een mooie bijdrage aan het beslissingsproces van de firma en je gaat het ook versnellen. De dynamiek van sneller beslissingen te kunnen nemen wordt door LucaNet gestimuleerd. Iedereen in onze finance-organisatie heeft toegang tot de juiste info en dat versnelt alle processen. LucaNet is ook te linken met een BI-tool. Zo kunnen we gaan dashboarden. Zo volg ik bijvoorbeeld ook realtime investeringen op. Buildmat/Deschacht volgt eigenlijk alle functionaliteiten van LucaNet op: rapporteren, budgetteren, consolideren, forecasten, … En dat zowel voor finance- als niet-finance informatie. We zijn één van de meest uitgebreide gebruikers aan het worden en er leven nog heel wat ideeën. Neen, deze toolbox van de CFO kan ik echt niet meer missen.”