In een sector waar ze zo goed als onbestaande is, vindt de finance functie wel vlot ingang bij LaTo Notarissen. “Onze inkomstenzijde als notariskantoor staat zo goed als vast maar op vlak van kosten is het essentieel om kostprijsberekeningen te maken, en al zeker gezien de groei die we neerzetten als notariaat.”
Omzet: 6 miljoen euro; medewerkers: 30
Wat houdt de finance functie bij een notariskantoor in?
Tom Bogaert: “Notariaten denken eigenlijk te weinig na over finance. Dit om twee redenen. Enerzijds zijn er wettelijk vastgelegde tarieven van de erelonen waardoor hun inkomsten vast staan. Anderzijds kijken ze alleen naar de kostenzijde wanneer ze iemand extra moeten aanwerven. Er wordt niet aan budgetteren gedaan en niet over het financieel beheer nagedacht. Wij doen daarentegen, als een van de weinige kantoren, wel aan bijvoorbeeld kostprijsberekening en budgettering.”
Wat doen jullie dan concreet?
“We hebben de wettelijke plicht om aktes te verleiden en de maatschappij te dienen. Zaken die perfect stuurbaar zijn. Klanten die we niet vertrouwen, hoeven en kiezen we niet voor te werken. En we kunnen ook niet verplicht worden om zaken gratis te doen die we niet moeten doen. Net om die reden houden we onze cijfers bij. We besteden als notariaat namelijk veel kosten aan zaken die niet noodzakelijk zijn. We verrichten veel ‘gratis’ werk dat wel aanrekenbaar is…”
Welke zaken zijn dit?
“We hebben een office manager en IT’er in dienst en ontwikkelen zelfs, met wisselend succes, eigen software. Die investeringen brengen niet direct op maar we zijn er wel van overtuigd dat we hiervan de vruchten zullen plukken op lange termijn. Daar berekenen we dus de kostprijs op. Daarnaast sturen we sterk op details. We zetten bijvoorbeeld in op employer branding en investeren veel tijd in sociale media. Hierover hadden we drie tot vijf jaar geleden nog een andere visie over dan de Nationale Kamer van Notarissen.”
Waarom doen jullie dit dan wel?
“Efficiënte en klantgerichte medewerkers zijn een grote schaarste in ons vak. Notarismedewerker is een knelpuntberoep. De meeste van onze collega’s plaatsen een advertentie als ze zoeken maar zo is het natuurlijk moeilijk want er is al een groot gebrek in de arbeidsmarkt. Er zijn dagen waarop 70 vacatures worden gepubliceerd… Wij moeten dankzij onze investeringen net minder moeite doen om bekwame mensen te vinden.”
“Theoretisch gezien hebben we geen debiteuren, want we krijgen een wettelijke provisie voor het opstellen van een akte."
Hoe organiseren jullie het debiteurenbeheer?
“Theoretisch gezien hebben we geen debiteuren, want we krijgen een wettelijke provisie voor het opstellen van een akte. In de praktijk gaat het er iets anders aan toe. Er zijn dossiers waar er geen provisies zijn, en die wettelijk niet toegelaten zijn. Dit gaat in het algemeen over aangiftes van nalatenschappen. We handelen het dossier af en nadien sturen we onze rekening. Nog een voorbeeld is de verplichte openbare verkoop van eigendommen op vraag van de bank wanneer mensen hun schuld niet aflossen. Pas nadat het huis openbaar verkocht is, en het geld van de koper binnenkomt, gaat de notaris de afrekening maken. In principe moet een bank op voorhand een provisie storten.”
En bij particuliere verkoop?
“Wanneer een particulier een eigendom verkoopt, zijn er formaliteiten waaraan voldaan moet zijn. Notariskantoren vragen de documenten aan, zoals bodemattesten en stedenbouwkundige uittreksels, en maakt daarbij kosten. Die worden doorgaans pas gerecupereerd op het moment van de verkoop. Terwijl ze hier eigenlijk een provisie voor moeten voorzien. Dat valt particulieren soms moeilijk uit te leggen aangezien makelaars doorgaans graag vertellen dat ze niets hoeven te betalen zolang het huis niet verkocht is, maar na de aanstelling van de notaris vragen zij wel meteen om geld te storten. Nu is er wel een kentering in de markt waarbij notariaten provisie beginnen te vragen bij particuliere verkoop.”
Hoe gebeurt de opvolging dan concreet?
“We hebben één persoon die er constant mee bezig is maar het is voor een stukje behelpen. Maandelijks stellen we een debiteurenlijst op die we opvolgen. Die houden we allemaal bij in Excel en in de dossiers. We hebben met commerciële spelers gewerkt voor de opvolging, maar de uitdaging is dat we zeer veel geld van derden onder ons houden. We hebben dus ook veel crediteuren. We moeten het onderscheid dus goed maken, want het kan perfect dat we een klant in credit hebben die in realiteit in debet staat.”
Hoe bedoel je?
“Als we bijvoorbeeld een voorschot van 10.000 euro aanhouden voor een klant die een saldo van 9.500 euro heeft openstaan, dan staat die klant 500 euro in debet, maar wij hebben die dan wel voor 9.500 euro in credit staan… Om dat uit elkaar te houden heb we nood aan een geïntegreerd programma. Nu komt er allemaal onnodige administratie en opvolging bij kijken…”
Wat waren de belangrijkste groeiuitdagingen?
“Het in de gaten houden van alle kosten. De inkomstenzijde kan je enkel aansturen door meer klanten binnen te halen want het is onmogelijk om je alleen te richten op de ‘rendabelere’ klanten. Vereffeningen en verdelingen van echtscheidingen zijn doorgaans niet rendabel. De erelonen liggen wettelijk vast, gebaseerd op het actief dat in het huwelijksvermogen zat. Als we kijken naar een eenvoudige verkoop van 400.000 euro met een hypothecaire lening bij een bank, daar werken we gemiddeld 15 à 20 uur aan en realiseren we een omzet van 5.000 euro aan erelonen en aktekosten. 85 procent van ons inkomen komt van eenvoudige verkoopdossiers, terwijl het uiteindelijk maar 55 procent deel uitmaakt van onze activiteiten. Als je puur naar de inkomsten kijkt, dan zouden we beter uitsluitend bezig zijn met de verkoop van huizen rond de 500.000 euro.”
"Goed operationeel beheer en beleid wordt dus niet in rekening genomen bij een bedrijfsovername. Dat staat volledig haaks op wat we in het bedrijfsleven zien…"
Hoe bepaal je de waarde van het notariaat zelf?
“Die wordt wettelijk bepaald door het semi-netto inkomen, wat min of meer te vergelijken valt met de EBITDA: het notariële inkomen met de representatie-, vervoers-, eigen kosten, … De valuatie is niets meer dan 2,5 keer dat semi-netto inkomen. Een lage prijs voor een onderneming. Een notaris die niet investeert in zijn mensen, systemen en administratie, is er dus aan voor de moeite. Wij hebben per drie notariële medewerkers één administratieve medewerker die zorgt dat de dossiers netjes zijn, alles elektronische juist ingevoerd is, de flows bewaakt, … Maar dat zie je niet terug in de prijsbepaling. Goed operationeel beheer en beleid wordt dus niet in rekening genomen bij een bedrijfsovername. Dat staat volledig haaks op wat we in het bedrijfsleven zien…”
Hoe is de finance functie vandaag georganiseerd?
“Er zijn 2 FTE’s die de boekhouding en financiële opvolging doen. Ik bekijk het beleid uit een helikopterperspectief. Om een idee te hebben: bij het verleiden van een akte van verkoop komen gemiddeld 10 financiële transacties kijken. Het geld komt binnen, een lening van een verkoop moet worden afbetaald, belastingschulden worden afbetaal, de makelaar wordt betaald, er zijn kosten bij het aanvragen van de wettelijke documenten, … Die verwerking, het inboeken van inkomsten en uitgaven, gebeurt door één FTE. Daarnaast is er een halve FTE die uitgaande en inkomende facturen van het notariskantoor behandelt, medewerkers en leveranciers uitbetaalt. Dan hebben we ook nog de office manager die alles mee opvolgt. Ikzelf kijk meer naar de cijfers en interpreteer ze op langere termijn: de kostprijs van de boekhouding, de algemene financiële situatie, deels debiteurenbeheer. Ik voel wanneer de alarmbellen rinkelen. We werken daarom ook met verschillende BI-programma’s en doen eigen analyses.”
Wat besteden jullie uit?
“De inbreng van externen is vrij beperkt. Bij de opmaak van de balansen trekken we Excel-lijsten of lijsten via onze eigen programma’s en dan maakt onze externe accountant de eindbalans. Voor financieel-boekhoudkundige vraagstukken doen we ook een beroep op externen. Bijvoorbeeld over de structuur van de vennootschap, het boeken van kredieten, … De niet dagdagelijkse soort boekingen dus en fiscale vraagstukken.”
Welke rol zal de finance functie spelen in de toekomst? Op welke vlakken moeten er ook nog stappen worden gezet?
“Veel hing af van de erelonenstructuur. Terwij er de voorbije 50 jaar niets aan veranderde, is er nu wel een nieuwe wet gestemd. Bepaalde punten zijn aangepast waardoor de omzet gaat dalen en de loonkosten (1/3 van de omzet) stijgen met 10 procent door de indexaties. Notarissen straten zich hier wat blind op. Voor ons wil dit zeggen 400.000 euro minder omzet en 200.000 euro meer kosten. Dit vangen we op door efficiënter te werken en meer diensten door te rekenen aan cliënten die nu gratis worden geleverd. Daarnaast gaan we ook meer prestaties effectief doorrekenen, prestaties die door de relatie of om andere redenen nog niet worden doorgerekend. Ook gaan we nieuwe, meer uitgebreide, diensten aanbieden, en besparen waar we kunnen.”
Veel van de verdere toekomst hangt dus sterk af van de wetgever?
“Absoluut. Hierdoor konden we niet op lange termijn plannen. Ik heb het gevoel dat we vooral op details moeten sturen en soepel moeten zijn. We hebben de afgelopen twee jaar geleerd dat we de toekomst niet kunnen voorspellen maar de bedrijven die het goed gedaan hebben, hebben zich soepel opgesteld. Soepelheid, flexibiliteit en snel schakelen, en veel bijsturen in details, zijn de sleutelbegrippen. De inkomstenzijde ligt vast vandaag maar in Nederland en Frankrijk hebben ze 20 jaar geleden de vaste erelonen ook afgeschaft. Als dat hier gebeurt, dan weet ik meteen wat ik per medewerker moet rekenen om rendabel te zijn. 99 procent van de notariaten doet nattevingerwerk en hebben geen idee van de kosten per uur. Ik ga ervan uit dat de vaste erelonen voorlopig nog niet worden opgegeven maar ik vind het wel een comfortabel gevoel dat we voorbereid zijn, mocht het er ooit komen.”
Over LaTo Notarissen en Tom Bogaert
LaTo Notarissen in Wilrijk is een vennootschap van Lawrence De Bruyne en Tom Bogaert. De vennootschap bestaat ruim 2 jaar maar het kantoor werd al in 2005 opgericht door Tom Bogaert, toen hij een kleiner kantoor kon overnemen. Wat toen startte als een notariaat met 4 medewerkers is uitgegroeid tot een kranige kmo van meer dan 30 medewerkers. Beide heren dragen elk 50 procent van de aandelen. Tom Bogaert is bestuurder en operationeel hoofd van LaTo Notarissen.