VERANDERING EN COMMUNICATIE GAAN HAND IN HAND

Het finance team van Victaulic EMEA-I legde de voorbije drie jaar onder de

nieuwe CFO, Karen Dumery, een bijzonder parcours af: het team ontpopte

zich van een department met louter ondersteunende rol in een unit die

toegevoede waarde levert aan het functioneren van het bedrijf.



Karen Dumery, CFO Emea Victaulic


Karen Dumery is CFO EMEA-I bij Victaulic. Ze vertelt ons eerst hoe ze op deze huidige stoel terecht gekomen is: “Heel bepalend voor mij was mijn jeugd. Ik ben namelijk Belgisch, maar heb een groot deel van mijn kindertijd in het buitenland doorgebracht, voornamelijk in Frankrijk en in de VS, waar ik ook mijn hogere studies, Business Administration (richting Accountancy), gedaan heb. Ik heb voor die richting gekozen omdat ik interesse had in alles wat met Business te maken had en een zo breed mogelijk zicht wilde krijgen op ondernemingen. In mijn studententijd maakte ik ook deel uit van een roeiploeg, waar ik veel geleerd heb over teamspirit, doorzettingsvermogen en zelfvertrouwen. Door die sport heb ik ook het belang gezien om deel uit te maken van een succesvol team en heb ik beseft hoe belangrijk elke schakel in een team is.”

Het professionele parcours van Karen werd ook beïnvloed door haar nieuwsgierigheid. “Ik doe graag nieuwe dingen en pas mij gemakkelijk aan. Dat reflecteert zich ook op mijn cv. Ik ben mijn carrière begonnen in België, omdat ik mij toch meer Europeaan dan Amerikaan voelde. Zo ben ik als auditor gestart bij EY. Dat heb ik 3,5 jaar gedaan. Daarna begon ik bij American Standard als operationele auditor, waarvoor ik ook veel tijd in het buitenland doorbracht. Ik heb er veel geleerd, zeker en vast op vlak van processen. Ik wou echter nog meer bijdragen aan de business, wat als auditor iets minder mogelijk was. Dat is altijd mijn drijfveer geweest: hoe kan ik als financial een zo groot mogelijke impact hebben op de organisatie? In de American Standard groep, namelijk bij Ideal Standard Benelux, kon ik mijn eerste stappen zetten in financieel management. Daarna heb ik verschillende financiële posities uitgeoefend in verscheidene bedrijven: Watson Wyatt, PepsiCo, Sara Lee en Pont Packaging. Uiteindelijk ben ik dan in 2015 bij Victaulic beland.”


De rode draad is duidelijk, Karen Dumery werkt graag bij groeiende en dynamische organisaties: “Het is belangrijk voor mij om in een dynamische omgeving te werken, waar finance een echte business partner is. Dat was bijvoorbeeld zeker het geval bij Sara Lee. Bij dit bedrijf heb ik veel geleerd over de marketingwereld en consumer goods. Bovendien maakte ik ook heel wat mee terwijl ik voor dat bedrijf werkte. Zo werd de organisatie na enkele jaren overgenomen door Unilever, om vervolgens weer afgestoten en verkocht te worden aan Colgate. In die periode werd mij gevraagd om de Sanex afdeling te leiden als een stand-alone unit binnen Unilever. Dat was dus in feite een managing director functie in een redelijk onzekere periode. Mensen wisten niet wat te verwachten van de overname. Uiteindelijk werden niet alle mensen overgenomen in de nieuwe organisatie. Ik werd wel overgenomen voor een functie in process efficiency. Dat was zeer leuk, maar toen ik de kans kreeg om bij Pont Packaging te beginnen als Finance Director Europe, heb ik die kans met beide handen gegrepen. In die organisatie werkte ik nauw samen met de CEO, de eigenaar en zijn zoon, om uniformiteit te creëren en had dan ook maandelijkse meetings met hen. Dat toonde duidelijk aan hoe dicht we bij de business zaten. Vervolgens kreeg ik de kans om bij Victaulic als CFO te beginnen in een EMEA-I rol.”


Zoals we eerder al aanhaalden, is de functie van Karen Dumery bij Victaulic CFO EMEA-I. “In Nazareth ligt het regionale hoofdkwartier waar vandaag 300 mensen werken. Dat zijn er 80 meer dan 3 jaar geleden. Ook één van de belangrijkste productie vestigingen van het bedrijf in Polen ondergaat op dit moment een expansie. Dit toont duidelijk onze sterke groei aan.” Waarom groeit het bedrijf zo sterk? “Victaulic biedt sterke, innovatieve producten aan. We maken koppelingen die een alternatief bieden voor het lassen en flenzen van buizen. Dit heet mechanical pipe joining, een techniek die ervoor zorgt dat je heel snel buizen, bv. voor HVAC systemen, kan installeren. Een andere sterkte van Victaulic is dat we actief zijn op verschillende markten, we richten ons niet enkel op HVAC systemen van commerciële gebouwen, maar ook op de brandbeveiligingsinstallatie. We zijn ook nog actief in de mijnbouw, maritieme sector en olie en gas. Omdat we ook in verschillende regio’s actief zijn en deze steeds verder uitbreiden en uitdiepen, is onze omzet dit jaar sterk gegroeid.”


Veranderingstraject

Het financieel departement van Victaulic EMEA-I heeft de voorbije drie jaar onder Karen Dumery een ingrijpend veranderingstraject afgelegd om een aantal pijnpunten te verhelpen, die het team lange tijd geplaagd hebben. Vóór 2015 werd het financiële departement zowel intern als door de business getypeerd als een afdeling die zich vooral toelegde op de boekhouding en het vervullen van de statutaire verplichtingen. Niet alleen was het departement voornamelijk reactief van aard, als een heuse inwaarts gekeerde silo; veelal moest de business zelf op zoek gaan naar de nodige cijfers, en werden rapporten soms in twijfel getrokken vanwege fouten. Karen Dumery: “Inderdaad. Toen ik hier begon, functioneerde het finance team niet optimaal en niet performant. Ik zag dit al heel snel. Dat is uiteraard het voordeel van mijn professioneel parcours, waarbij ik in een aantal verschillende bedrijven gewerkt heb, ik kan de pijnpunten snel blootleggen. Ik had ook gesproken met mijn nieuwe managementcollega’s over hun verwachtingen van het finance team en hun tevredenheid. Mijn eerste taak als CFO was dan ook het goed krijgen van de basics: juist en op tijd rapporteren.”

Verandering drong zich dus op. Het veranderingstraject dat de financiële afdeling de voorbije drie jaar bewandeld heeft, kan kort en bondig worden samengevat:

• Duidelijke visie met prioriteit op “back to basics”: Een verbetering van de boekhouding, de managementrapportering en de statutaire verplichtingen, zowel in termen van correctheid als tijdigheid.

• Mensen en systemen: Herziening van de taken en beter gebruik van systemen zorgden voor meer voldoening en efficientie. Verder werd er veel nadruk gelegd op teamwerk en het samen nastreven van de visie.

• Business partnering en Customer Service Mindset: Een proactieve, ondersteunende afdeling zijn zowel ten opzichte van het management op lokaal en internationaal niveau als van de business.

Karen Dumery: “Aanvankelijk kon het nieuwe beleid nog teren op het plukken van laaghangend fruit. Vooral de correcte oplevering van de cijfers en het behalen van alle financiële en administratieve deadlines kon door middel van relatief eenvoudige beheersmethodes en controles worden verbeterd. Maar de omvang van de eigenlijke uitdaging waar Finance voor stond, was groter dan dat. Bovendien wordt Victaulic gekenmerkt door een multisite-structuur waarin Finance over meerdere sites verspreid is (zo onder meer in Polen en India).” De toenemende complexiteit van de business, de markt en de regelgeving, brachten Finance ertoe een meer proactieve houding aan te nemen. Verder kwam er veel meer samenwerking en openheid tussen de verschillende medewerkers van de financiële afdeling.


Garantie op correct uitgevoerde processen

Facturen boeken, lonen betalen, statistieken opmaken, aan het management rapporteren, … om niet te spreken van compliance zoals btw-verplichtingen, belastingen, de opmaak van jaarrekeningen, belastingsaangiften in de verschillende vestigingen en transfer price documentatie : Finance kan niet aan de basics van haar beheersopdracht onderuit. Ook automatisering en het stellen van nieuwe prioriteiten ontnemen het departement deze taak niet. Finance heeft daarbij eveneens de taak elke keer weer te kijken waar optimalisatie mogelijk is, zowel binnen de business als in de eigen afdeling, en dat voor zowel systemen als processen. Karen Dumery: “De informatieflow die door Finance gaat, kent vele schakels waar het kan mislopen. Echter, een bedrijf kan maar zo sterk zijn als zijn zwakste schakel, dus is het van cruciaal belang dat een CFO de correctheid kan garanderen van de vele processen die door het departement gaan, bijvoorbeeld van een closing. Een accurate en tijdige rapportering is cruciaal. Door op basis van (dubbel)checks al snel de garantie te geven dat rapporten tijdig opgeleverd worden en de cijfers correct zijn, werd niet alleen het vertrouwen in Finance hersteld, maar was er voortaan geen discussie meer over de interpretatie van de cijfers en het belang van Finance voor de business. Nu kon Finance met de respectieve business partners eindelijk in dialoog gaan over de realiteit die achter de cijfers schuilgaat en kon er werkelijk met een blik vooruit (analytisch) worden nagedacht over de toekomst van de business.”

Een voorbeeld. Om tegemoet te komen aan de vereisten van de Amerikaanse moederholding, rapporteert het financieel departement van Victaulic in Europa voortaan op iedere vierde werkdag van elke maand. Om fouten in de closing te vermijden, maakt het Accounting team steevast gebruik van een hele checklist van tot wel 200 lijnen (komende van zo’n 50 lijnen drie jaar geleden). Vanaf dag twee van de closing start het Controlling team met een eigen checklist. De Controlling staat niet alleen garant voor de rapportering van 1 entiteit, maar uiteindelijk voor 7 entiteiten, die dienen geconsolideerd te worden. Naast deze checklists, maakt Finance ook gebruik van debriefings om elke maand opnieuw het closingsproces te analyseren. Op dag 6 wordt een memo met een analyse van de resultaten voorbereid en verstuurd naar de bedrijfsleiding in the regio en naar het hoofdkwartier in de V.S. Rond de 15de dag van de maand vindt een Monthly Results Meeting plaats met de bedrijfsleiders om de cijfers grondig door te lichten en waar nodig een aantal operationele pijnpunten aan te pakken en te verbeteren. Het doel van dergelijke meetings is naast accuraatheid de ontwikkeling van een heuse continuous improvement mindset in het departement te stimuleren. Op regelmatige basis vergadert de CFO met de executive CFO om de bedrijfsstrategie te bespreken, verdere toelichting te geven over ontwikkelingen in het bedrijf, diepgaande analyses te bezorgen en feedback te geven over het veranderingstraject.

Karen Dumery: “Nu de financiële processen op wieltjes lopen, halen zowel Finance als de rest van de business heel veel voldoening uit dergelijke maandelijkse bijeenkomsten. Dankzij de herwonnen appreciatie voor Finance, alsook het vertrouwen in het departement, wordt Finance bovendien meer en meer betrokken bij projecten van de business. Daarmee kunnen we ook de toenemende complexiteit, wegens onze sterke groei en nieuwe BEPS (Base Erosion Profit Sharing) wetgeving, te lijve gaan.”


Minder kosten maken

Ook het aantal kosten werd de voorbije drie jaar gevoelig teruggedrongen. Karen Dumery: “Vandaag neemt Finance het initiatief om kostenreductie in het hele bedrijf op de agenda te plaatsen. Zo werden ook de overheadkosten gereduceerd. Dit werd mede mogelijk gemaakt het opstellen van beter onderbouwde budgetten, inclusief het voorzien van begeleiding van diverse stakeholders inzake de interpretatie van dit budget.”


Optimalisatie van systemen

Naast een resem beheerstechnieken zoals controles en deadlines, werden tevens bijkomende ERP-modules geïmplementeerd om de efficiëntie van Finance te verhogen. De grootste efficiëntiewinsten konden geboekt worden op basis de automatiseringen inzake business intelligence en het benutten van zo veel mogelijk functionaliteiten van het bestaande ERP-systeem.

De volgende implementaties en de daaraan gekoppelde processen werden de voorbije drie jaar geïntroduceerd:

Process wijzigingen:

• De halvering van het aantal bankrekeningen van 20 naar 10 (al gerealiseerd midden 2015).

• Invoering van cash flow analyses.

• Invoering van maandelijkse balance sheet reviews.

• Invoering van maandelijkse status vergaderingen met de credit controllers en de verkoopsleiders.

Invoering nieuwe functionaliteiten van het ERP system:

• Payment Runs (afhankelijk van betalingstermijnen wordt een payment proposal gemaakt door het ERP; eens de betaling goedgekeurd is, worden de betaalde facturen automatisch afgepunt)

• Automatic bank statements (automatische afpunting van inkomende betalingen).

Invoering nieuwe Business Warehouse functionaliteiten:

• Het opzetten van een Business Warehouse en een Business Analysis Report die zelf de Slow Moving & Obsolete Inventory gaat berekenen (in plaats van manuele inputs in Excel).

• Automatisering van de month end reporting checks die niet alleen de logica in de balans en P&L gaan testen, maar ook de logische evolutie van bepaalde rekeningen over de verschillende maanden.

• Automatisering van Goods Delivered, Not Invoiced (GDNI) Data

• Booking Matrix Improvements (voortaan wordt er een automatische vergelijking gemaakt tussen de rekening waarop geboekt wordt, betreffende cost center en ander analytische rekeningen; foute of onvolledige boekingen worden zo opgespoord)

• Data Health Check: automatische controles op de product costing data en financiële data die in het system worden ingegeven.

• Project Profitability Analysis maakt het makkelijker om het resultaat per project te gaan bekijken.

Dankzij deze process en systeem optimalisatie kwam er veel meer tijd vrij voor analyses.


Mensen

Verder was ook de samenstelling van het team en de skills een belangrijk gegeven in het hele veranderingstraject. Karen Dumery: “Ik heb mijn team geleerd om heel snel te schakelen en om van elkaar te leren. Dit ook op globaal niveau. Bijvoorbeeld: Als ik iets niet weet, ga ik geen tijd verspillen door het uit te zoeken als ik weet dat ik met een eenvoudig telefoontje alles te weten kan komen van een collega uit de US. Vandaag heb ik een team dat bestaat uit heel sterke profielen. Ik zet nu verder in op hun verdere ontwikkeling, het geven van verantwoordelijkheid, … Ik probeer hen zoveel mogelijk los te laten, zodat ikzelf meer tijd kan spenderen met management en zo nog meer toegevoegde waarde kan creëren.”


Next steps

Het finance team van Victaulic EMEA-I heeft een mooi traject afgelegd en is nu klaar voor de volgende stappen, bevestigt Karen Dumery. “We willen verder evolueren om de cijfers nog meer diepgaand te analyseren en de regionale gebeurtenissen beter te analyseren.”

Meer algemeen ziet Karen Dumery dat het broodnodig is voor finance om te blijven innoveren en in te zetten op optimalisatie en verbetering. “Ik denk dat de finance functie naar de toekomst toe nog veel veranderingen zal kennen. Sommige bedrijven zijn nog niet helemaal mee met de evoluties die we vandaag zien. Het is echter cruciaal voor de CFO om ‘on top of things’ te blijven door naar netwerkevents te gaan, met peers te spreken, ervaringen uit te wisselen enzovoort. Dat probeer ikzelf ook te doen. Door te kijken naar andere, vaak grotere bedrijven, die een voortrekkersrol spelen, zorg je dat je zelf geen achterstand begint op te lopen.”