Wil een bedrijf snel en succesvol inspelen op de opportuniteiten die zich in de markt aandienen, dan moet het op een wendbare finance afdeling kunnen rekenen. De grondstof voor de IT-systemen van die afdeling bestaat uit wendbare data.
Seconden in plaats van uren
Brian Montgomery illustreerde die stelling aan de hand van enkele voorbeelden uit de praktijk van Workday. Het bedrijf biedt een geïntegreerde cloudapplicatie aan voor finance en hr. “We kregen bezoek van de belastingadministratie voor een grondige audit”, vertelde hij. “We moesten onder meer uitleggen hoe we onze data beheren en met welke systemen we dat doen.” Het finance team van Workday moest een groot aantal rapporten voorbereiden. De auditors vroegen drie van die rapporten ‘live’ te draaien, terwijl ze zelf bij het bedrijf aanwezig waren. “Ze gingen uit van een doorlooptijd van verschillende uren, maar uiteindelijk ging het maar om een paar seconden.”
De auditors stelden vast dat Workday zijn huiswerk goed had voorbereid. Het bedrijf beschikt over rijke data, beheerd in heldere datastructuren en ontsloten met een systeem dat de vlotte toegang tot de data verzekert. “Vanaf dat moment veranderde de houding van de auditors compleet”, aldus Brian Montgomery. “Ze vroegen of ze de audit rechtstreeks in het systeem mochten uitvoeren. Een oefening die normaal gezien lastig verloopt en veel tijd in beslag neemt, ging daardoor net heel snel.” Zo kreeg Workday het vertrouwen van de belastingadministratie en verliep de audit snel en pijnloos.
Vlotte integratie
De waarde van wendbare data kwam ook naar voren toen Workday de uitdaging aanging om binnen de termijn van één kwartaal live te gaan met IFRS 15 en ASC 606. “We wilden die oefening snel en agressief doorvoeren”, legde Brian Montgomery uit. “Daar slaagden we ook in binnen de voorziene twaalf weken, omdat we snelle toegang hadden tot rijke databestanden van de voorbije vijf jaar.” In vergelijking met bedrijven van dezelfde omvang had Workday daardoor zeven keer minder budget nodig voor de implementatie van IFRS 15 en ASC 606.
Diezelfde snelheid kwam ook goed van pas bij de acquisitie van Adaptive Insights, de grootste overname die Workday tot nu toe realiseerde. Ook hier slaagde het bedrijf erin om de complete acquisitie binnen de termijn van een kwartaal binnen zijn ERP-systeem te integreren. “Voor de meeste bedrijven is dat een heel lastige oefening, waardoor ze ervoor kiezen de overgenomen onderneming op haar eigen ERP-omgeving verder te laten werken.” Maar daardoor verliezen ze de voordelen van een ruim, overkoepelend systeem. Workday maakte er een punt van de mogelijkheden van zijn oplossing via de eigen praktijk te demonstreren.
Datavriendelijke bedrijfscultuur
Workday maakt een vlotte implementatie en integratie mogelijk omdat de oplossing op een andere manier is opgebouwd dan een klassiek ERP-systeem. Workday is gebaseerd op een objectmodel en hanteert één dataset doorheen het hele bedrijf. “Essentieel is uiteraard dat finance en business heel nauw met elkaar samenwerken”, aldus Brian Montgomery, “zodat beide partijen over kwalitatief hoogstaande data kunnen beschikken.” Dat lukt het best wanneer de onderneming een datavriendelijke bedrijfscultuur ontwikkelt, waarbij data een essentieel onderdeel vormen van de taken van iedere medewerker. Met die data als basis, biedt Workday vervolgens informatie aan via scorecards (op basis van gepubliceerde data) en dashboards (op basis van live data). “Op die manier maken we de data actionable: wanneer je een afwijking of een probleem opmerkt, kun je daar meteen actie op ondernemen, in functie van de doelstellingen van het bedrijf.”
De whitepaper ‘Agility in finance’ bundelt de resultaten van een studie die CFO Magazine en Workday uitvoerden naar wendbare systemen, data en finance teams. Download uw exemplaar.