Borealis Polymers produceert polyolefinen, basischemicaliën en kunstmeststoffen.
Het team dat zich kandidaat stelt voor de award is, is de leveranciers – en klanten boekhouding (Accounts Payable en Trade Credit & Collection) en zij maken deel uit van het Shared Service Center.
Focus van het dossier
Continue verbetering gerealiseerd doorheen de jaren door strategische stapsgewijze veranderingsprojecten inclusief sterke focus op procesefficiëntie en digitalisatie.
We streven er naar om erkend te worden als:
- een gecentraliseerd team
- betrouwbaar en zeer gemotiveerd
- een team dat niet alleen instaat voor transactionele activiteiten, maar ook als uitstekende en kwalitatieve dienstverlener bekend staat
- gewaardeerd door onze interne en extere klanten en leveranciers
Om dit waar te maken rolden we de voorbije jaren een aantal projecten uit:
1) Credit & Collection (9FTE)
1.a. Efficiëntieverbetering Collection Proces
In 2012 hebben we een tool geïmplementeerd die het team in staat stelt om invorderingen en opvolging van betaling op een gestandaardiseerde en grotendeels geautomatiseerde manier te doen. Inroderingsstrategieën werden ontwikkeld waardoor het invorderingsproces op maat gemaakt kan worden per categorie van klanten. Risicovolle klanten zullen een ander invorderingsproces ondergaan dan key accounts en minder risicovolle klanten. De automatiseringen maakte het mogelijk dat de credit collectors echt tijd hadden voor de complexere dossiers en zaken die echt persoonlijk aanpak vereisten.
1.b. Kredietbeheer
Ook kredietbeheer is overgeschakeld naar de nieuwe tool. Doordat handelsrisico volledig zelf gedragen wordt en dus niet afgedekt is door een verzekering is er veel aandacht binnen Borealis voor het bepalen van de betalingscondities en de daaruit volgende kredietrisico’s en uitstaande kredietlijnen. Dankzij de tool en de gedane aanpassingen kunnen we vandaag vermijden dat we al te veel tijd steken in kleine of risicoloze openstaande kredietrisico’s.
1.c. Algemene efficiëntieverbetering
Continu in vraag stellen van de activiteiten en de meerwaarde en de manier van organiseren en uitvoeren van de taken, is een condition sine qua non geworden. Durven stoppen met het uitsturen van een bepaald rapport omdat toch praktisch niemand er nog naar kijkt, is een voorbeeld daarvan. Durven nadenken over robots die een deel van onze taken zouden kunnen overnemen, is ook een onderdeel van die continue oefening.
2) Accounts Payables (19FTE)
Het AP team heeft een hele weg afgelegd sinds 2014 met heel wat efficiëntiewinsten. Zo evolueerde het team van 27 medewerkers naar 19 medewerkers. Er werd veel aandacht besteed aan centralisatie om zo schaalvoordelen te genereren standaardisatie om zo tijdswinst en effectiviteit te realiseren. Naast de nood aan een efficiënter AP proces, en dit bekijken vanuit een end-to-end (dus procure-to-pay, maw van bestelling tot betaling van het factuur) werden al snel ook een heel aantal andere verbeterpunten gedefinieerd. Samenwerking met de aankoopdienst bleek enorm waardevol bij de praktische realisatie van de verbeteringen.
We hebben een upgrade gedaan van onze AP tools en hebben van deze gelegenheid gebruik gemaakt om het volledige proces op zich nog eens opnieuw te herbekijken, te zoeken naar waste, om efficiëntere manieren van werken te definiëren enzovoort.
Eenmaal de meeste pijnpunten uit de weg, zijn we ons automatiseringstraject gestart binnen AP. De robot Aurora voert 5 taken uit en hierdoor werden grote tijdswinsten gegenereerd.
3) Robotics
Midden 2018 zijn we aan de slag gegaan met RPA, robotic process automation in een projectgroep. We zijn begonnen binnen AP en zijn al snel beginnen kijken naar andere finance teams en later ook naar de activiteiten van andere teams binnen Borealis. Ons team is ondertussen uit de projectmodus gestapt en er is een echt robotics departement opgericht dat is ondergebracht onder de vleugels van de Digital Studio van Borealis. Het team telt nu ondertussen 6 personen en ze hebben meer dan 20 processen geautomatiseerd in finance, supply chain, IT, enzovoort en al 14.000 werkuren vrijgemaakt voor taken met meer toegevoegde waarde.
