In partnership met Basware
In het grillige landschap van het hedendaags zakendoen, kunnen we de opmars van e-facturatie niet langer negeren. Wat ooit een trend was, wordt stilaan de norm. Deze nieuwe manier waarop bedrijven onderling financiële transacties uitvoeren wint elke dag aan populariteit. Een verschuiving die niet enkel vereenvoudiging tot doel heeft. Terwijl het uw bedrijfsvoering ongetwijfeld een pak efficiënter en voordeliger maakt, helpt het u ook de bomen te zien door het bos van complexe wereldwijde regels en standaarden.
Hoewel de voordelen van e-facturatie onweerlegbaar zijn, heeft u er vast nog veel vragen over. Het is een uitdaging om de juiste inzichten te verwerven en voorbereid te zijn voor wat komt. Wat is e-facturatie nu eigenlijk? Wat betekent het voor uw bedrijf? En hoe pakt u het automatisatieproces concreet aan? Redenen genoeg voor een heldere introductie in de revolutionaire wereld van e-facturatie.
E-facturatie gedefinieerd
Het is evident dat papieren facturen geen e-facturen zijn. Maar ook facturen in pdf-formaat verstuurd via e-mail zijn dat niet. Zij vereisen nog altijd het gebruik van verouderde OCR-technologiën om de benodigde gegevens uit de factuur te filteren. Tot zolang er menselijke handelingen nodig zijn om facturen op te laden in het ERP-pakket en ze verder te verwerken, gaat het niet over e-facturatie. Er is immers een essentieel onderscheid tussen echte e-facturatie en digitalisering of puur technische verbeteringen in het proces.
Wat is het dan wel? E-facturatie, ook e-invoicing genoemd, is een elektronische gestructureerde uitwisseling van factuurinhoud tussen leveranciers en kopers. De overdracht van alle factuurgegevens (waaronder: bedrijfsgegevens, btw-nummers, factuurnummer, betalingsvoorwaarden) gebeurt volledig elektronisch volgens een gestandaardiseerde code. Dit gestroomlijnd proces vereenvoudigt en versnelt de financiële interacties tussen koper en verkoper. Wat logischerwijs bijdraagt aan een betrouwbare financiële connectie tussen beide partijen. Bovendien verlaagt de kans op fouten aanzienlijk en worden manuele interventies, met bijhorend kostprijskaartje, tot een minimum herleid.
Tijdswinst: dé troef
Papieren documenten of pdf’s komen er dus niet langer aan te pas. Handmatige gegevensinvoer en foutgevoelige processen zijn verleden tijd. E-facturatie geeft gebruikers eenvoudig toegang tot factuurgegevens en maakt dure, tijdrovende procedures overbodig.
E-facturatie bevordert sterkere financiële relaties tussen leveranciers en hun klanten. Door zich te verbinden via een e-facturatienetwerk kunnen ze onderling strategische samenwerkingen aangaan, wat beide partijen ten goede komt en de bedrijfsgroei stimuleert.
De voordelen op een rij
De kracht van e-facturatie is dat uw bedrijf hier overduidelijk de vruchten van plukt. Het is meer dan enkel een theoretisch kader.
Voordelen van het verzenden van e-facturen:
Lagere factureringskosten: De overstap van papieren facturen naar e-facturen kan tot 60% besparingen opleveren doordat papier, drukwerk en portokosten wegvallen. Dit verhoogt niet alleen uw winstmarge, maar verlost uw personeel ook van arbeidsintensieve handmatige processen.
Snellere betalingen: E-facturen versnellen het betalingsproces aanzienlijk. Terwijl het bij traditionele papieren facturen dagen duurt voordat ze in de boekhoudsystemen van klanten terechtkomen, integreren e-facturen moeiteloos. Dat leidt tot een drastische verlaging van uw DSO (Days Sales Outstanding).
Minder geweigerde facturen: Nauwkeurige factuurgegevens en efficiënte processen leiden tot minder geschillen en verminderen de kans op betwiste facturen.
Verbeterd cashflowbeheer: Online toegang tot e-facturen biedt beter inzicht in de betaalstatus, waardoor een beter cashflowbeheer mogelijk is.
Klantentevredenheid: Door e-facturatie te omarmen verlopen transacties soepeler met klanten die al voor deze innovatieve aanpak kozen.
Duurzaamheid: E-facturatie vermindert de koolstofuitstoot door het papierverbruik terug te dringen. Studies suggereren een potentiële reductie van 36% in uitstoot bij de overgang van papieren systemen naar e-facturatie.
Voordelen van het ontvangen van e-facturen:
Gegevenskwaliteit: E-facturatie verbetert de gegevenskwaliteit, wat resulteert in minder fouten en uitzonderingen tijdens de verwerking.
Drastische kostenbesparing: Handmatige verwerkingsprocessen, zoals gegevensinvoer en matching, kunnen tot 90% worden teruggebracht, waardoor aanzienlijke kosten en tijd worden bespaard.
Betalingskorting bij snelle betaling: Doordat u sneller kan betalen, heeft u mogelijk meer recht op betalingskortingen. De kortingen kunnen zo met 5 tot 35% toenemen.
Geoptimaliseerde cashflow en werkkapitaal: De efficiëntie van e-facturatie creëert mogelijkheden voor betalingskortingen en een beter beheer van de cashflow.
De kracht van Basware
Op het gebied van e-facturatie onderscheidt Basware zich als een wereldwijde leider met meer dan 35 jaar ervaring in het implementeren van oplossingen in diverse sectoren. Deze jarenlange expertise moet bedrijven helpen weloverwogen beslissingen te nemen over de overstap naar e-facturatie.
Conclusie
E-facturatie overstijgt stilaan de trend en wordt onmisbaar in uw bedrijfsvoering. Het verhoogt de efficiëntie, verlaagt de kosten en bevordert betrouwbare financiële relaties. Nu overheden wereldwijd de overstap naar e-facturatie stimuleren, is het essentieel voor uw bedrijfsgroei om de tendens te volgen. Door de details, voordelen en netwerkdynamiek van e-facturatie te begrijpen, maakt u zich klaar voor deze digitale reis. Een innovatieve metamorfose van uw financiële processen.
De volgende blogs beschrijven de vijf belangrijkste stappen voor een succesvolle overstap naar e-facturatie:
Uw business case opbouwen: Begrijp de beweegredenen en voordelen van de overstap naar e-facturatie specifiek voor uw bedrijf.
Strategie uitwerken: Stem uw e-facturatiestrategie af op de behoeften van uw bedrijf.
Het juiste netwerk kiezen: Verken de verschillende netwerkopties om uit te zoeken welk netwerk het best bij u past.
Onboarding van uw handelspartners: Overtuig uw klanten en leveranciers om aan de slag te gaan met e-facturatie.
Uw rendement maximaliseren: Ontdek nieuwe financiële diensten die beschikbaar zijn via e-facturatienetwerken om uw activiteiten te optimaliseren.