Digitalisatie is een proces... Meer bepaald een transformatie- en groeiproces waarvoor het Infrabel Finance team de laatste jaren met heel wat motivatie en ambitie een verhoogde inspanning heeft geleverd en een voortdurende inspanning zal blijven leveren naar de toekomst toe.
Sinds 2017 zijn wij gestart met een progressieve, doorgedreven digitalisatie en standaardisering van een hele reeks controlling en accounting processen. Vanuit Controlling oogpunt hebben wij al onze planningsprocessen en modellen, alsook de rapporteringsprocessen en modellen onder handen genomen. Vanuit Accounting oogpunt is er sterk ingezet op robotisatie van een hele reeks accounting processen. Het objectief van al deze transformaties is om een Finance functie te creëren die:
- Meer tijd kan spenderen aan waarde toevoegende taken en de rol van strategisch adviseur beter kan opnemen;
- Flexibeler is en sneller op de bal kan spelen voor veranderingen in onze omgeving (wetgeving, beheersovereenkomsten, bedrijfsmodel, ...);
- Meer transparantie en inzichten biedt aan operationelen, management, Business Partners,... en dit om naast het operationele beheer ook het financiële beheer van de onderneming te garanderen;
- Stimulerend werkt op vlak van innovatie en samenwerking tussen departementen.
De uitwerking en uitvoering van deze projecten is de verdienste van een heel breed scala aan Infrabel medewerkers in een verschillende mate van betrokkenheid en verantwoordelijkheid. De projecten werden in hoofdzaak getrokken door I-FBA.1 – Accounting en I-FBA.2 – Controlling. Deze werden zeer hard ondersteund door Infrabel ICT, dewelke tevens een zeer betrouwbare implementeringspartner is gebleken overheen de jaren. Daarnaast is er in al deze projecten een grote betrokkenheid van de operationele diensten (Directies Asset Management, Build, Traffic Management Services, ...). In een typisch projectteam zaten experts van accountancy, centrale controllers, financial business partners, finance managers, BI-experten tot zelfs projectleiders/program managers om alle facetten van onze business te vertegenwoordigen. Deze personen hebben zich vaak voor meer dan een jaar onvermoeibaar ingezet om ervoor te zorgen dat het respectievelijke project een succes werd en dat er een verandering/change (automatisatie, digitalisatie, ...) werd doorgevoerd voor honderden collega’s binnen Infrabel overheen alle departementen.
De uitvoering van zulke projecten gebeurt natuurlijk nooit zonder slag of stoot en heeft zijn gebruikelijke ‘ups-and-downs’. Wat weloverwegen en wijze beslissingen leken te zijn tijdens de functionele blueprint fase, bleek achteraf in de praktijk toch niet de meest gebruiksvriendelijke of eenvoudigste oplossing te zijn. Voorts moet men ook opletten voor ‘change-moeheid’ na het doorvoeren van een aantal grote technologische en procesmatige veranderingen. In dat opzicht is een stabilisatie en optimalisatie periode eerder aangewezen binnen bepaalde deeldomeinen, boven nieuwe verregaande veranderingen door te voeren. Zo wordt er ook over gewaakt dat digitaliseren gecombineerd gaat met rationaliseren zodat iedereen zijn weg vindt in de wereld van Big Data.
Desondanks blijven we allemaal zeer ambitieus, maar realistisch naar de toekomst kijken. We beseffen goed dat de focus zal blijven liggen op continue en verdere digitalisatie van ons bedrijf. Echter om de digitale trein niet te missen, moeten we ons niet enkel focussen op de beschikbare technologie (RPA, AI, mobiel, apps, cloud, ...), maar ook op het stimuleren van een digitale cultuur in het financieel domein, op leiderschap en op de digitale kennis en vaardigheden van onze medewerkers.