• Maïté Holvoet

Dichter bij data science dan bij boekhouden

Workday zet zijn opmars voort. Sinds eind vorig jaar is de financiële software in ons land beschikbaar. Workday wil ook bij ons de markt voor financiële en hr-toepassingen hertekenen: volledig in de cloud, alles op basis van in-memory computing. “Dat verlaagt niet alleen de total cost of ownership, maar maakt ook tijd vrij voor waar het echt om gaat: de business aandrijven.”


Workday is ontstaan in het voorjaar van 2005, nauwelijks een paar maanden na de vijandige overname – voor tien miljard dollar – van het hr-platform PeopleSoft door Oracle. De voormalige CEO en hoofdstrateeg van PeopleSoft lanceerden met Workday een cloudoplossing voor finance en hr. In 2012 trok het bedrijf naar de beurs en noteerde het een waardering van net geen tien miljard. Vandaag is Workday een bedrijf met ruim tienduizend medewerkers en een omzet van 2,8 miljard dollar. Sinds eind vorig jaar is de software voor financieel management van Workday ook beschikbaar op de Belgische markt. De hr-toepassing was al langer beschikbaar. De software is alleen als SaaS beschikbaar. Een netwerk van gecertificeerde implementatiepartners zorgt indien nodig voor ondersteuning. Tim Wakeford, VP Financial Product Strategy EMEA bij Workday, licht de visie van het bedrijf toe.


U had meer dan twintig jaar ervaring in finance toen u besliste een carrièreswitch te maken en naar Workday over te stappen. Wat was daar de aanleiding voor?

Tim Wakeford: “Ik heb onder meer acht jaar als internationale partner gewerkt voor het vastgoedbedrijf Cushman & Wakefield, onder andere als CFO voor Groot-Brittannië. In die rol heb ik bij het bedrijf een groot deel van de implementatie van Workday – en de bijhorende transformatie – aangestuurd. Om daarna zelf bij Workday te gaan werken, was een logische stap. Ik had doorheen de jaren alles meegemaakt aan de kant van finance. Dat helpt uiteraard wanneer ik vandaag met klanten praat en hen begeleid.”


Hoe ziet u de behoeften van finance veranderen?

Tim Wakeford: “In feite gaat finance al jaren door een transformatie, al was die omschrijving vroeger vaak een eufemisme voor ‘kostenreductie’. Wanneer we vandaag over transformatie spreken, dan denken we toch veel meer aan een oefening die op toegevoegde waarde is gericht. We hebben in finance weliswaar shared service centers zien ontstaan om de kosten laag te houden, maar in de praktijk zien we dat die er nog niet altijd in slagen aan de behoeften van alle stakeholders te voldoen. Anders gezegd: finance is nog te weinig een strategische partner voor de business. Nieuwe, digital-native bedrijven zijn doorgaans wel bedreven in de right-sizing van finance. Maar voor sommige grote, oudere ondernemingen blijft het een strijd. Ze vechten tegen de inefficiëntie van hun systemen en tegen de inefficiëntie in hun manier van werken. Het gevolg laat zich raden: finance blijkt inefficiënt in de service die ze aan de business levert. Daar situeert zich meteen ook het doel van Workday. We willen de transformatie van die bedrijven faciliteren door finance en hr te bundelen.”


Nieuwe verwachtingen


De inefficiëntie van systemen laat zich natuurlijk niet zomaar wegwerken.

Tim Wakeford: “Klopt. We spreken in dat verband over de digital deadlock. Veel bedrijven hebben heel wat legacy in huis. Zelfs als ze het zouden willen, raken ze daar niet zomaar vanaf, bijvoorbeeld omdat er een complexe supply chain aan vasthangt. Met Workday richten we ons in de eerste plaats op servicebedrijven. Daar bestaat evengoed nood aan een ingrijpende transformatie die een onderneming toelaat afstand te nemen van allerhande legacy. Kijk, de discussie over de keuze voor de cloud ligt intussen achter ons. Die horde hebben de meeste bedrijven genomen. Ze willen nu vooral graag weten wat ze in de cloud kunnen doen, en met welke leverancier.”


Bestaat er daarbij zoiets als een ideaal startpunt?

Tim Wakeford: “Financiële planning is vaak een goede plaats om de oefening te starten. In augustus 2018 heeft Workday het bedrijf Adaptive Insights overgenomen. Daarmee kun je een heel gedetailleerde planning opstellen. Je kunt met heel veel verschillende dimensies werken, waarna je de impact meteen ook ziet in de actuals. We merken dat nogal wat bedrijven dat een goede plaats vinden om te starten.”


Wat drijft finance om de stap te zetten?

Tim Wakeford: “Wellicht zou finance uit zichzelf niet snel veranderen. De impuls komt vooral van buitenaf: de veranderende verwachtingen van de stakeholders. Tegelijk mogen we ook de verwachtingen van de gebruikers niet onderschatten. Iedereen is het intussen gewoon om zowat alles met de smartphone te doen. Dan wringt het als je op kantoor nog op papier moet werken. In de praktijk is het toch vooral de business die in real time over data wil beschikken om snel de juiste beslissing te nemen. Dat is de vraag die nieuwe technologie moet beantwoorden.”


Geen legacy, geen klanten


Hoe zorgt Workday voor het antwoord op die vraag?

Tim Wakeford: “Een geluk bij een ongeluk na de overname van PeopleSoft door Oracle: met Workday moesten we helemaal van nul herbeginnen. We konden daarbij steunen op de ervaring die we hadden opgebouwd bij PeopleSoft, maar tegelijk hoefden we nergens rekening mee te houden. Er waren geen klanten, maar ook geen legacy. Het uitgangspunt was duidelijk vanaf de start: de combinatie van finance en hr, cloud-only, multi-tennant SaaS, zonder database, zonder integratie en alles op basis van een objectgeoriënteerd model. Kortom, we wilden een oplossing die komaf zou maken met alle nadelen van de klassieke batchverwerking. Als je in Workday iets creëert of verandert, dan staat het er direct. Je hoeft niet te wachten tot de volgende dag, week of maand. Een ander belangrijk principe is het feit dat er maar één versie van de software bestaat. Iedereen werkt in de cloud altijd met dezelfde, unieke versie van de oplossing. Vanuit finance kom je zo al automatisch een stap dichter bij de business. De beslommeringen rond infrastructuur en onderhoud vallen immers weg. Uiteraard moet je Workday dan nog integreren met andere toepassingen, bijvoorbeeld met je bankapplicaties. Toch liggen de totale kosten een flink stuk lager dan bij klassieke software, net omdat het een pure cloudtoepassing is.”


Waar komt de beslissing vandaan om finance en hr onlosmakelijk met elkaar te verbinden?

Tim Wakeford: “Er zijn bijzonder veel raakvlakken tussen beide domeinen. Waarom zou je finance, hr en loonadministratie met drie verschillende toepassingen ondersteunen, elk met hun eigen database, wanneer die data op de drie plaatsen dezelfde moeten zijn? Dan is one version of the truth toch beter. Het laat je immers toe te focussen op wat echt belangrijk is: de business aandrijven. Tegelijk biedt de koppeling tussen finance en hr ook heel wat praktische voordelen. Een manager kan op het platform eigen kostennota’s indienen, wat onder hr valt, maar even goed kosten van teamleden goedkeuren, wat met finance is gelinkt.”


Is het geen uitdaging om ervoor te zorgen dat medewerkers het platform ook echt gaan gebruiken?

Tim Wakeford: “Dat je via Workday de terugbetaling van kosten kunt aanvragen, is doorgaans een goede motiverende factor (lacht). Maar eerlijk, eigenlijk gaat het vanzelf. Niemand volgt een cursus om online iets aan te kopen. Met Workday is het net zo. Het is heel intuïtief, echt digital-native.”


Wendbaarheid


Waarin schuilt volgens u het grote verschil tussen Workday en de klassieke ERP-pakketten?

Tim Wakeford: “Voor het topmanagement is wendbaarheid een belangrijk agendapunt. Finance heeft niet alleen de opdracht om te kosten te drukken, maar ook om ervoor te zorgen dat de business op de juiste manier met disruptie omgaat. Het risico op disruptie is het grootst wanneer je als bedrijf niet weet wat er in je business gebeurt of waar je staat. Kortom, finance moet vandaag veel meer kunnen dan vroeger. Ze moet in real time begrijpen hoe het met de business is gesteld en daarbij over de nodige waarschuwingssystemen beschikken. Op basis van wat er gebeurt moet finance een planning kunnen maken en die aansluitend uitvoeren. De behoefte aan dat soort wendbaarheid is voor finance de grootste uitdaging.”


Helpt Workday mee om van finance een businesspartner te maken?

Tim Wakeford: “Zeker. Met de technologie die we bieden, schakelen we heel wat operationeel werk uit. Dankzij de artificiële intelligentie die in de oplossing is ingebouwd, zullen we in de toekomst nog veel meer van dat soort werk automatiseren. De rol van finance is vandaag niet meer vast te stellen dat de kosten zijn gedaald, maar waarom dat zo is. En het antwoord op die vraag zit niet bij finance, maar in de business. Dat is de ambitie die we hebben: finance toelaten vragen te beantwoorden, nog voor de business ze stelt. Het gaat dus allang niet meer om het louter ophoesten van cijfers. In dat opzicht heeft de financiële functie van de toekomst veel meer te maken met data science dan met boekhouden.”