Van drankkartons en PET-flessen, tot blikjes, papier, karton en plastic: van alle huishoudelijke verpakkingen die wij verbruiken, komt meer dan 95 procent in aanmerking voor recyclage. Fost Plus is de vzw die dat hele proces in goede banen leidt. CFO Laurence Havrenne biedt ons een blik achter de schermen van het financiële departement van de ledenorganisatie.
Explotatiebudget: 253.842.640 euro; aantal medewerkers: 60
Fost Plus organiseert en financiert de selectieve inzameling, sortering en recyclage van huishoudelijk verpakkingsafval in België. De vzw zorgt voor de coördinatie van het hele proces dat partners uitvoeren: PMD, glas en papier-karton ophalen, sorteren en recycleren. Fost Plus heeft op die manier een centrale rol in de recyclageketen. De leden van de organisatie zijn bedrijven die verpakte producten verkopen. De leden betalen voor de kosten die gelinkt zijn aan de inzameling, sortering en recyclage van de verpakkingen die zij op de markt brengen. Op die manier financieren de leden het systeem. De partners van Fost Plus zijn onder meer afvalintercommunales, ophaalbedrijven, sorteercentra en recyclagebedrijven.
Elk bedrijf dat een verpakt product commercialiseert, draagt daar zelf de verantwoordelijkheid voor. Dat bedrijf zou in principe zelf kunnen instaan voor de ophaling en recyclage van zijn verpakkingsmateriaal en bewijzen dat het daarmee aan alle wettelijke voorschriften voldoet. 4.649 Belgische bedrijven – van de grote spelers uit de FMCG en de retail tot de bakker om de hoek – kiezen ervoor om hier Fost Plus voor in te schakelen. Samen produceerden die bedrijven in 2021 liefst 804.000 ton huishoudelijke verpakkingsmaterialen. Daarvan recycleerde Fost Plus 89,8 procent, goed voor 722.000 ton. België is daarmee één van de toonaangevende landen in de Europese Unie. Of om het in bevattelijke cijfers uit te drukken: Fost Plus recycleerde in 2021 per Belgische inwoner 16,4 kilogram PMD, 29,7 kilogram glas en 16,6 kilogram papier-karton. De kosten voor de selectieve inzameling, sortering en recyclage van huishoudelijke verpakkingen komen omgerekend neer op 15 euro per inwoner.
Gestegen grondstofprijzen
Fost Plus telt ongeveer 70 medewerkers, aangevuld met een 30-tal externe krachten. Het werkingsbudget van de organisatie bedroeg in 2021 afgerond 254 miljoen euro. “We hebben twee inkomstenstromen”, zegt Laurence Havrenne, CFO bij Fost Plus. “Twee derde van onze omzet is afkomstig van de bijdrage die de leden betalen. Dat gebeurt in functie van hun volume aan verpakkingen en van de gebruikte materialen. De grote bedrijven staan daarbij in voor zowat 95 procent van alle ledenbijdragen. Ongeveer een derde van de omzet genereren we met de verkoop van gesorteerde materialen voor recyclage.” Het opgehaalde en gesorteerde afval is eigendom van Fost Plus, die het daarna op de recyclagemarkt brengt.
“Onze missie is niet zo veel mogelijk winst te maken, wel om de beschikbare middelen zo goed mogelijk in te zetten voor onze activiteiten.”
“Toen de prijzen van de grondstoffen in de loop van 2021 – en ook nog dit jaar – sterk waren gestegen, had dat een grote impact op onze inkomsten”, zegt Laurence Havrenne. Die extra inkomsten gebruikt Fost Plus om nieuwe projecten te financieren. “We zijn een vzw”, legt Laurence Havrenne uit. “Onze missie is niet zo veel mogelijk winst te maken, wel om de beschikbare middelen zo goed mogelijk in te zetten voor onze activiteiten. Op dat vlak waren de hoge grondstofprijzen van de voorbije maanden voor ons mooi meegenomen, zeker ook in functie van de stijgende werkingskosten, onder andere door de hoge energieprijzen en de verwachte hoge indexering.” Tegelijk vormde dat voor finance ook een uitdaging, waarover straks meer.
Gelinkt met de business
Het finance team van Fost Plus bestaat uit een business controller, onder meer gericht op forecasting en budgettering, en vier medewerkers voor accounting, cashbeheer, bankrelaties en audit. Daarnaast stuurt de CFO ook de IT-afdeling aan, met vier interne en een 30-tal externe medewerkers, naast drie BI-specialisten. Finance heeft een nauwe link met business. Dat is terug te vinden in de Groene Punt-tarieven van Fost Plus: de tarieven die de leden betalen, zoals gezegd in functie van volumes en materialen, zijn gebaseerd op de werkelijke kosten van de gehele recyclageketen en de bijhorende operationele processen. “We passen het principe van activity-based costing toe”, vervolgt Laurence Havrenne. “Dat laat ons toe een coherente link te hebben tussen de budgetten en de Groene Punt-tarieven.”
Fost Plus past de Groene Punt-tarieven elk jaar aan op basis van de effectieve kosten voor de inzameling, sortering en recyclage van de verpakkingen. Ook de opbrengsten die Fost Plus uit de verkoop van de materialen haalt, neemt de organisatie mee in de berekening van de tarieven. “Concreet maken we een overzicht van alle kosten uit de recyclageketen: de kosten voor de ophaling en sortering en de inkomsten uit de verkoop van de materialen. Zo komen we uit bij de nettokosten van een specifiek materiaal, bijvoorbeeld voor aluminium, glas of drankkartons. Dat is het tarief dat de leden betalen. De berekening van de tarieven gebeurt zo nauwkeurig mogelijk.”
Transformatie bij finance
De voorbije vier jaar doorliep de financiële functie bij Fost Plus een belangrijke transformatie. “We zijn misschien een beetje anders dan een klassiek bedrijf, maar we zijn wel een bedrijf”, zegt Laurence Havrenne. “We stellen ons klantgericht op. Formeel spreken we over onze leden, maar we behandelen hen als klanten. In die context past ook de transformatie van finance: we wilden het financiële beheer naar een hoger niveau brengen. Ons juridisch statuut is dat van een vzw, maar onze mindset is die van een ‘gewoon’ bedrijf.”
“De transformatie van finance vraagt een grote inspanning. Die moet je ondersteunen met het nodige changemanagement om de teams te motiveren en ze gedurende het hele proces aan boord te houden.”
Performance management is voor Fost Plus een manier om naar winst en verlies te kijken en de bijhorende processen te optimaliseren. “Ons doel is om altijd beter te doen. Dankzij een beter nettoresultaat ontstaat er ruimte voor nieuwe projecten, bijvoorbeeld om onderzoek te voeren naar nieuwe verpakkingen of naar het gebruik van AI bij sortering en recyclage. Net daarom is performance management voor ons een belangrijk aandachtspunt. Als vzw streef je er in de eerste plaats naar kostendekkend te zijn. Maar het mag gerust wat meer zijn, net omdat je dan extra stappen kunt zetten.”
De juiste buffer
De voorbije maanden zorgden de hoge grondstofprijzen voor extra omzet. Tegelijk houdt Fost Plus er rekening mee dat de prijzen ook in de andere richting kunnen evolueren. “We hebben beslist om een deel van de extra omzet als reserve aan te houden”, zegt Laurence Havrenne. “Op die manier houden we een buffer achter de hand voor het geval er in de toekomst plots een onaangename verrassing zou opduiken. De prijzen hebben nu eenmaal een grote impact op ons budget – en uiteraard hebben ook wij geen glazen bol. Daarom is het goed wat reserves achter de hand te houden.”
Daarnaast evolueert Fost Plus mee met de algemene trends in de maatschappij. Tijdens de coronalockdowns consumeerden de mensen meer thuis, wat zich vertaalde in meer huishoudelijk afval. “We zien dat het volume van de huishoudelijke verpakking hoog blijft. We verwachten niet dat dat volume op korte termijn sterk daalt. Daarom mikken we vooral op een nog hoger percentage van recyclage.” Momenteel staat Fost Plus in voor de inzameling, sortering en recyclage van veertien soorten materialen: van glas, papier-karton en verschillende soort PET, tot plasticfolies in polyethyleen of polypropyleen, klein gevaarlijk afval, en nog meer. “Op termijn willen we nog meer fracties recycleren”, zegt Laurence Havrenne. “Maar dat doe je niet zomaar: ook de ophaling, sortering en verwerking moeten daar aan aangepast zijn.”
“We sturen onze leden nu vier facturen per jaar in plaats van twee, om zo onze cashvoorraad op een meer stabiel niveau te houden.”
In tijden van lage of zelfs negatieve rente willen organisaties liever niet onnodig veel cash op hun rekeningen houden. “We trachten ons cashniveau zo veel mogelijk te optimaliseren via financiële instrumenten op de korte termijn. Traditioneel hadden we twee grote facturatiecycli per jaar, met twee grote pieken als gevolg. Vorig jaar beslisten we om onze leden vanaf 2022 per kwartaal een factuur te bezorgen. Zo vlakken we de pieken af en komen we uit bij een meer stabiel cashniveau. Dat is in ieders voordeel, ook dat van de leden.”
Financiële mindset
De transformatie van finance bij Fost Plus was algemeen gericht op de introductie van een nieuwe ‘finance mindset’. Vroeger volgde het financiële beheer binnen de organisatie een jaarlijkse cadans. “De cijfers waren maar per jaar beschikbaar”, zegt Laurence Havrenne. “Gedurende het lopende jaar was er nauwelijks zicht op wat er gebeurde.” Dat maakte het moeilijk om beslissingen te nemen die op cijfers steunen. Het traject dat Laurence Havrenne bij haar aanstelling tot CFO lanceerde, was erop gericht finance naar een hoger niveau te brengen, ondersteund door de juiste tools en een team dat openstaat voor verandering. “Een correcte opvolging van de P&L, maandelijkse afsluitingen, de links tussen drivers en business analyseren, forecasting en budgettering verbeteren, betere SWOT-analyses maken, werken met heatmaps, enzovoort, enzovoort.”
Tegelijk was het traject erop gericht ook de cultuur te veranderen. “Dat vroeg een inspanning. Een forecast maken en een budget opstellen zijn oefeningen waar je tijd en moeite in moet investeren, maar die uiteindelijk ook voordelen opleveren. In alle openheid: er kwam heel wat changemanagement bij kijken, onder meer ook bij accounting en controlling. Die medewerkers moesten op een andere manier van werken overstappen.” IT ondersteunt dat traject. Met MyFost beschikken de leden over een customer-centric zone waar ze terecht kunnen voor allerlei info, niet alleen over de geldende wetgeving, maar ook voor een overzicht van hun aangiftes van volumes, facturen, enzovoort.
De laatste fase van de transformatie van finance bestaat uit de implementatie van een nieuw ERP-systeem. “De purchase orders komen uit ons operationeel systeem en stromen zo door naar finance”, legt Laurence Havrenne uit. “Met het bestaande financiële systeem gaan we niet verder. We stappen daarom op korte termijn over op een ander ERP-pakket. Dat moet ons meer flexibiliteit opleveren. De implementatie staat op de planning voor 2023.” Maandelijkse rapportering, forecasting en budgettering gebeuren tot nader order met Excel. “Daarnaast willen we in het kader van onze transformatie ook extra inzetten op BI. We werken momenteel met Power BI. Samen met Cegeka hebben we ons datawarehouse hertekend. We maken nu werk van de ontwikkeling van dashboards voor externe rapportering naar de leden, de overheid en andere stakeholders.”
Blik op 2025
Stap voor stap wil Fost Plus ook andere types afval ophalen en recycleren. De komende jaren gaat daarbij bijzondere aandacht naar zwerfvuil. “Het is onze intentie om voor zwerfvuil dezelfde rol te kunnen spelen als voor huishoudelijke verpakkingen”, stelt Laurence Havrenne. “Er ontsnappen nog te veel verpakkingen aan onze aandacht – en de inzameling – om de eenvoudige reden dat ze in het restafval of als zwerfvuil in de omgeving terechtkomen.” Vanaf 2023 zijn de producenten echter ook verantwoordelijk voor de zwerfvuilkosten van hun verpakkingen.
Via Mooimakers loopt er al langer een Vlaams initiatief tegen zwerfvuil en sluikstorten, waar behalve Fost Plus ook de OVAM (Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij) en de VVSG (Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten) aan meewerken. Mooimakers is integraal gefinancierd door Fost Plus – en zo dus door de bedrijven. “We willen daar nu nog een stap verder in gaan door de scope van onze activiteiten uit te breiden”, zegt Laurence Havrenne. “Maar het spreekt voor zich dat het voor Fost Plus opnieuw een grote strategische oefening is.”
Biografie
Laurence Havrenne begon haar carrière als corporate controller bij Electrabel. Na bijna vijf jaar verhuisde ze naar Mobistar en vervolgens Orange, waar ze meer dan 16 jaar aan de slag was in verschillende finance-rollen, van controlling tot head of strategy en financial planning. In februari 2019 werd ze CFO bij Fost Plus.