De finance-organisatie van uitzendbureau Olympia implementeerde in augustus 2020 de financiële consolidatietool LucaNet via Seefo. Tot die tijd was het voor de finance functie een kluwen in de financiële rapportering. Die liep helemaal niet optimaal, er ontbrak een juiste financiële consolidatie en ook forecasting werd bij tijdsgebrek en omslachtigheid nauwelijks gedaan.
“Het was best een houtje-touwtje om dit alles in Excel optimaal te bewerkstelligen”, valt Kees Boot, toen financieel directeur bij Olympia en nu, zoals hij het zelf omschrijft, finance manusje-van-alles, met de deur in huis. “Er moest dringend iets gebeuren op korte termijn. En zeker met de komst van onze nieuwe aandeelhouder (Morgan Stanley, red.) was het een must gezien de nieuwe rapporteringsverwachtingen.”
“Allen Pheiffer, die het finance directeurschap met mij deelde, en ik hadden de keuze om enerzijds een traject te doorlopen met een selectie van bureaus die uiteindelijk een oplossing lanceerden, anderzijds konden we een korte klap geven gezien onze finance-ervaring waardoor we veel sneller een besluit konden nemen. Uiteindelijk hebben we toen voor die laatste mogelijkheid gekozen. Ik had zelf ervaring met LucaNet uit mijn rol als CFO bij Humares (huidig TecqGroep, red.), een internationaal detacheringsbedrijf. Daar was ik enorm tevreden over terwijl het toch over een vrij complexe implementatie ging. Zeker vanuit business control-oogpunt vond ik het een zeer goede oplossing omdat het alle nadelen uit Excel wegneemt. De keuze voor LucaNet was dus snel gemaakt.”
Prangende behoefte
De keuze voor een snelle implementatie impliceerde dat er geen andere pakketten werden bekeken. “Gezien we niet de selectieprocedure hebben gedaan, zullen we het niet weten maar het zou best kunnen dat LucaNet wel het meest geschikte pakket is”, zegt Boot. “It fits our purpose. Dat was toen een verstandige keuze waar ik vandaag nog altijd achter sta maar ik had de organisatie zelf meer moeten betrekken in de selectieprocedure en het implementatietraject. Met terugwerkende kracht zou ik zeker meer mensen hebben meegenomen hierin maar we hadden natuurlijk een prangende behoefte om snel, sneller en dieper te kunnen analyseren. Onze rapportering mocht geen fouten laten doorsijpelen, wat je per definitie zeker hebt in Excel. Daar wilden we van af. Als je met een nieuwe aandeelhouder het vertrouwen nog moet opbouwen, dan wil je geen verkeerde rapporteren. Anders gaat dit er meteen aan.”
Veel data uit verschillende boekhoudpakketten
Hoewel er een korte overlegperiode aan voorafging, werd de keuze om tot implementatie over te gaan snel gemaakt. “Die is in slechts vijf weken verwezenlijkt”, duidt Boot. “Hiervoor deed ik een beroep op Seefo, met wie ik in het verleden ook werkte en van wie ik weet dat als je een probleem hebt, je op deze groep kan rekenen. Het is geen partij die het slechts vaag kent en afwacht bij een probleem. Neen, ze staat meteen paraat. Als ik bel, neemt ze ons serieus. Dat is essentieel voor mij.”
Senior Financial Controller Nienke Huisman was net aan boord bij Olympia toen ze de implementatie van LucaNet in handen mocht nemen. “Kees zei me: ik heb een project voor je waardoor je de organisatie goed zult leren kennen, en hij loog niet”, lacht ze. “We hadden een projectgroep met drie mensen, met iemand uit financial controlling en business controlling en ik als aanvoerder. Daarboven hadden we dan de stuurgroep met Kees en een deelneming uit IT. Die projectgroep werd door Kristof Vanherle begeleid tijdens de uitrol van LucaNet. Door de intense samenwerking raakten we heel comfortabel met de tool en konden we natuurlijk ook zelf alles opzetten. Welke doorsnedes wil je, wat zijn de gewenste visuals, … Het hielp ons enorm dat we zowel vanuit finance- als businesszijde mensen hadden die aanhaakten. Zo keken we met een gediversifieerde blik naar de cijfers. Waar we wel tegenaan liepen, was het implementeren een grote hoeveelheid administraties. Er kwam dus veel data binnen en om dit te behappen moesten we wel wat testen. Dat was een moeilijkheid maar is ons uiteindelijk wel gelukt.”
“Robuust systeem brengt wat wij zochten”
Voor manager business controlling Michiel Onwezen zijn de voordelen van LucaNet heel duidelijk: “Het fijne in LucaNet is dat je eenvoudig actuals, budgetten en forecasts naast elkaar kan leggen en ook nog eens kan downdrillen in de organisatiestructuur”, zegt hij. “Je hoeft geen hoop tijd meer te steken in het erin zetten van de cijfers en het is veel tijdsefficiënter dan in Excel wanneer je al deze views moet aan elkaar knopen. Met alle fouten ten gevolge… Je hoeft niet te twijfelen aan de onderverdeling en het gaat snel. Hierdoor krijg je een shift van het maken van data en informatie naar het bekijken en analyseren van deze. Dat is een flinke vooruitgang geweest.”
Dat beaamt Boot: “Voordien was je veel langer bezig met de vraag te stellen of de data al bij al correct was. Nu analyseren we inhoudelijk wat we zien en dan weet je dat je waarde toevoegt als finance functie. De forecast zijn ook veel betrouwbaarder, en wat ik zelf ook erg apprecieer is dat er meer naar de balans gekeken wordt, iets waar business controllers schijnbaar een hekel aan lijken te hebben maar wat wel heel belangrijk is…”
“Vanuit financial control kon je in het verleden heel slecht de verschillende consolidaties zien”, vult Huisman nog aan. “Nu kan je heel gemakkelijk controleren of enkelvoudige posities goed zitten, en dan consolideren we die correct weg. De tooling die we hiervoor hadden kon dit niet, dit was immers geen financiële consolidatietool, maar wel een BI-tool. LucaNet is robuust en op financiën gebaseerd. En het werkt zoals we willen dat het werkt.”
Het feit dat Olympia nu over de verschillende vestigingen kan rapporteren, is een groot voordeel. “We kunnen nu meteen naar een bepaald kantoor gaan ongeacht de juridische entiteit”, stelt Boot. “We hebben begin 2021 ook nog een reorganisatie gekend en ook deze hebben we eenvoudig in LucaNet kunnen bewerkstelligen. Je zet het over en klaar. De Raad van Commissarissen maakten zich uitgebreid zorgen over het idee dat we onze rapportering niet meer optimaal zouden kunnen voeren hierdoor maar ik maakte mij er geen zorgen over, en het is uiteindelijk ook nooit een probleem geweest.”
Ad hoc analyses
Ook de manier van data-organisatie bekoort Onwezen heel erg. “Waar we voorheen zomaar cijfers moesten interpreteren, heb je nu meteen de visuals”, zegt hij. “En dit op verschillende niveaus. Je kan eenvoudig een business-line, sub business-line of per vestiging gaan vergelijken en zien watt bijvoorbeeld de omzet- of kostenontwikkelingen zijn. En dit per maand, kwartaal of per jaar. Daarnaast kunnen we ook ad hoc-analyses maken, en dat was een probleem waar we doorheen het traject wat tegenaan liepen. Als ik even snel bepaalde kostenplaatsen bij elkaar wil optellen, kon dit eerst niet. Samen met Seefo zijn we aan de slag gegaan om de cijfers als het ware in ‘platte’ data te krijgen. Zodat ik op de tabel meteen mijn informatie kan terugvinden. Ook dat is geslaagd. We hebben zo een manier gecreëerd om dit aan de achterzijde van de data binnen LucaNet te prikken, data die met veel zorg is georganiseerd maar waar we nu wel meteen een ad hoc-analyse kunnen maken. Ook dat is een groot voordeel als business controller.”
Boot geeft nog twee praktijkvoorbeelden aan: “Toen we in het verleden de maandafsluiting deden, werd data uit Excels samen gegooid. Dan ging je vrij high level naar deze kijken. Als er iets gek uitzag, moesten we meteen acties uitzetten om te zien waar het fout liep of waar we dachten dat het fout was gelopen. Via LucaNet hoeven we die actie niet uit te zetten maar gewoon in te zoomen op het topic en zo kom je vrij snel tot een conclusie. Het hoeft niet gezegd dat we daar veel tijd mee winnen. Een ander voorbeeld is de eenvoud waarmee we verschillende soorten P&L’s maken voor de business, want niet iedereen staat erop om bijvoorbeeld items onder EBITDA te kennen. Dus vallen we er hen ook niet mee lastig. Bij de ene gaat het uitgebreid, bij de andere treden we meer in detail. Hetzelfde geldt voor consolidaties. En met ons nieuw ERP-systeem is het ook nog een stuk eenvoudiger. De connectie van het nieuw ERP-bronsysteem met LucaNet verliep trouwens naadloos. Het bronsysteem van een kleinere groep binnen Olympia werd eveneens op slechts een paar dagen tijd toegevoegd.”
“Het gebruiksgemak van LucaNet ligt op heel hoog niveau. Je hoeft niet te kunnen programmeren en dat vind ik vrij belangrijk in vergelijking met andere tools. Je vertrekt niet geheel van een blanco pagina met LucaNet maar het is relatief eenvoudig om aan de slag te gaan. Zelfs mij zou het lukken om in de P&L wijzigingen aan te brengen terwijl ik geen expert ben (lacht), laat staan wat iemand met deze tool kan ontwikkelen die er meer voeling voor heeft. Dat is een grote plus!”