Terwijl Transmare Chemie (TMC) duchtig verder groeit, blijft de finance-afdeling niet achterwege. Hoe ondersteun je anders een business waarvan de omzet, zelfs in het covidjaar 2020, met 25 procent toenam? Een nieuw ERP-systeem, gerichte data-uitwisseling en visualisatie van de cijfers. Het huis werd meer dan ooit op orde gebracht door CFO Koen Berghmans, zijn finance team en vertegenwoordigers uit de andere afdelingen.
Lees dit artikel indien u wilt weten:
• Wat de groei voor finance betekent
• Hoe de implementatie van een nieuw ERP-pakket verliep in coronatijden
• Hoe de CFO inzet op risk management
“Transmare Chemie een trader noemen, daar houden we eigenlijk niet zo van”, zegt CFO Koen Berghmans. Dat kunnen we in een bepaald opzicht wel plaatsen. Behalve de aankoop en verkoop van chemische producten onderscheidt het Antwerps familiebedrijf zich van de concurrentie door de toegevoegde waarde en specialiteit die het brengt, en vooral de markt waarop het zich focust. “Onze leveranciers zijn Europese of Noord-Amerikaanse producenten, en onze basismarkt ligt hoofdzakelijk in Afrika. Veel concullega’s werken niet rechtstreeks in Afrika. Dit door de complexiteit, zoals corruptie, een verkeerd beeld van het reilen en zeilen in de Afrikaanse landen, … Vele bedrijven kijken naar Azië, Europa en de Verenigde Staten. De rest is voor hen eerder een noodzakelijk kwaad. Ons huis is zich net de laatste 30 jaar op die markt gaan toeleggen. Door die specialiteit gaan producenten ons hun goederen, diensten en hun klanten toevertrouwen omdat we daarom ook een deel van het risico overnemen en een soort buffer vormen voor hen. Daarnaast spelen we ook snel en flexibel in op de markt. Onze Afrikaanse klanten zijn gekend voor hun chaotisch handelen. Vandaag willen ze product A, morgen product B… Onze collega’s willen of kunnen niet op die manier werken. Ons systeem is er dan weer op toegespitst, om hen die flexibiliteit te geven. Onze klanten kunnen bij wijze van spreken hun goederen op de kaai nog aanpassen. Die snelheid en flexibiliteit zijn onze troeven.”
Met die kenmerken in het achterhoofd implementeerden jullie een nieuw ERP-systeem in deze corona-periode. Hoe verliep dat traject?
“Het keuzeproces was sterk afhankelijk van de veelheid aan logistiek maatwerk die we wilden integreren in ons systeem. Zo werken we bijvoorbeeld met een aantal dual-use goederen die soms wel of niet mogen uitgevoerd worden en daarvoor hebben we maatwerk nodig dat ons hierin ondersteunt. Uiteindelijk kwamen we uit bij Dynamics Navision Business Central waaraan we een sectorspecifieke add-on hebben gekoppeld. Die add-on was in een 20-tal organisaties perfect geïntegreerd, dus voor ons was er proof of concept. Het maatwerk moest weliswaar nog geïntegreerd worden en dat hebben we grotendeels gedaan van september tot december 2020. Tijdens de go live, mede door de beperkte communicatiemogelijkheden tijdens deze coronacrisis, liep de opstart met ups en downs, maar een maand verder zijn we up and running. Het is dus beter dan verwacht verlopen.”
KOEN BERGHMANS, CFO TRANSMARE:
"We hebben eerst het huis op orde gezet en de funderingen gelegd door de processen te aligneren en stabiliteit te krijgen."
Welke problemen kenden jullie dan?
“Het converteren van het stockbeheer van het ene systeem naar het andere. Klanten, leveranciers, artikelen die anders werden benoemd. We hadden gelukkig ons huiswerk gedaan maar het duurde toch even vooraleer de juiste TMC-logica erin zat en we alles op het systeem konden afstemmen. Daarnaast moest onze implementatiepartner ook onze business leren kennen, en omgekeerd wij het systeem. En Teamsmeetings zijn wel handig maar een volledige ERP-implementatie op afstand was toch wel een echte uitdaging. Soms resulteerde het in onvoldoende begrip en wederzijdse frustratie, maar door de constante communicatie en harde werk zijn we toch blij dat we hebben doorgezet. Onze partner zei ook dat ze nog nooit eerder gezien hadden dat een bedrijf zoveel had getest. In november en december zijn we inderdaad constant bezig geweest met testdossiers maar in de realiteit kan je natuurlijk niet alles testen. Dat is ook normaal. Zaken die nog niet in orde waren, stuur je dan bij na de go live. We wisten wat we wilden en hebben dat nu ook, dat is het belangrijkste. En dat kon natuurlijk niet zonder het volledig team.”
Transmare Chemie is een snelgroeiend bedrijf. In 2016 had het een omzet van 60 miljoen euro en ook in 2021 wordt een ‘double digit’ groei verwacht. Hoe hebben jullie die groei ondersteund?
“In vijf jaar tijd zal Transmare Chemie ongeveer in omzet verdubbeld zijn. Toen ik hier startte als transformatiemanager konden we de huidige groei niet ondersteunen. De processen waren niet afgestemd op de groei, de financiering was ontoereikend, het werkkapitaal werd onvoldoende opgevolgd… Dit project zal anno 2021 bijna afgerond zijn met als orgelpunt ons nieuwe ERP-systeem. We hebben eerst het huis op orde gezet en de funderingen gelegd door de processen te aligneren en stabiliteit te krijgen, want hoe kunnen we anders elk jaar groeien aan het tempo van 20 procent per jaar zonder te veel te moeten investeren in nutteloze zaken? In 2025 willen we 200 miljoen euro omzet benaderen en daarvoor is ons huidig systeem voldoende performant. Een tweede aspect: tien jaar geleden was Transmare Chemie vooral bezig in de olie- en gasmarkt. De business heeft zijn portefeuille de laatste tien jaar ook enorm gediversifieerd. En met succes: in 2020, het covidjaar, zijn we ‘double digit’ gegroeid en dat hebben we vooral te danken aan onze producten in de carechemicals, een performante sector in tijden waar hygiëne meer dan ooit noodzakelijk is. Daarnaast hebben we afgelopen jaar ook leveranciers benaderd die minder risico willen nemen maar tegelijk meer visibiliteit willen hebben. Het is een tendens dat men de risico’s en compliance zoveel mogelijk wil gaan beperken. Outsourcing van risico is één van de factoren die bedrijven nu massaal doen en die speelt natuurlijk in ons voordeel. Strategisch zijn we ook continu bezig met wat er leeft op de markt. We willen weten wat de plannen zijn van grote groepen om zo de optimale groeistrategie te bepalen voor alle partijen”
KOEN BERGHMANS, CFO TRANSMARE:
"De digitale mogelijkheden zijn eindeloos maar je moet kunnen vertrouwen in het ERP-systeem, over de juiste data beschikken en de in-house knowledge hebben."
Groeit Transmare Chemie vooral organisch of gaat het ook acquisities doen?
“De laatste jaren zijn we organisch gegroeid en hebben we geen aankopen gedaan. We kijken natuurlijk wel altijd rond. Als we overnames kunnen doen, dan doen we dat maar de organisaties moeten complementair zijn met onze business. Hetgeen we nu zelf doen, doen we goed. Als bepaalde leveranciers om compliance redenen willen dat we lokaal aanwezig zijn, dan doen we dat echter ook. Zo hebben we vorig jaar lokale entiteiten in Noord- en West-Afrika opgericht. Aan het aanwezig zijn lokaal, zijn er wel risico’s verbonden. Ons model is erop gebouwd dat we vooral centraal steunen op ons kenniscentrum hier in Antwerpen. We gaan 3 à 4 keer per jaar naar de klant toe en we zijn zeker dat de boodschap heel sterk uitgedragen wordt. Als je naar 20 lokale entiteiten toe moet en 20 keer dezelfde boodschap moet uitdragen, gaat de boodschap volgens mij verloren.”
Finance ging de afgelopen jaren ook verder in het digitaliseringstraject, op welke manier deden jullie dat?
“Onze datastromen zijn nu gebundeld in ons nieuw ERP-systeem maar vooraleer we bezig waren met dat traject zijn we de systemen gaan digitaliseren en moderniseren; ‘simplify before digitalize’ dus. Daarom gingen we tools als Tableau en Power BI gaan implementeren. Voor de verwerking en visualisatie van onze data het beste van twee werelden dus en voor mij een absoluut stokpaardje. We willen één versie van de waarheid en rapporteren to the point. Tijdens onze meetings moet er geen discussie zijn over de cijfers, wel over de strategie. Daarnaast zijn we aan een RPA-proefproject bezig om ons documentbeheer verder te automatiseren. Ondertussen hebben we twee toepassingen afgerond voor de import en automatische verwerking van een aantal documenten en de visualisatie ervan. Een van onze medewerkers experimenteert ook met machine learning en dat moet leiden tot een predictiemodel voor afnames van onze producten. Daarin implementeren we alle parameters die een invloed kunnen hebben op het aankoopgedrag van onze klanten. De digitale mogelijkheden zijn eindeloos maar je moet kunnen vertrouwen in het ERP-systeem, over de juiste data beschikken en de in-house knowledge hebben. Meteen de reden waarom ik als CFO ook met talloze cursussen bezig ben. Het is belangrijk dat ik de basis goed ken.”
Hoe bedoelt u?
“Het is cruciaal wanneer je met een ontwikkelaar aan tafel zit, dat je op zijn minst kan meespreken over de toepassingen die hij/zij aanreikt. Vroeger zei men: kennis is macht. En daar geloof ik nog altijd in maar nog meer dan dit geloof ik in technologie. Technologie is macht. Je moet de technologische toepassingen kennen en er ook mee kunnen werken, want hoe kan jouw organisatie beter worden en vooruitgaan zonder technologie? Daarvoor is de covidwinter ook een beetje ons geluk geweest. We hebben ons huis op orde gebracht en alle compliance gedaan. En iedereen heeft er ook aan kunnen meewerken. Meestal hoor je: ik ben met andere zaken bezig… Dit jaar was dat veel minder het geval. Het is enorm belangrijk geweest om de covidwinter aan te grijpen en onze organisatie op punt te zetten. Met de hoop dat we opnieuw kunnen reizen in mei, juni of juli, staat ons systeem er zoals we willen: we hebben een klanten- en leveranciersplatform en kunnen veel meer informatie aanbieden dan ooit tevoren. Op klantenniveau kan ik heel concreet zeggen dat klanten nu meer informatie en advies kunnen krijgen voor dezelfde prijs. In principe zouden we onze marges kunnen verhogen omdat de klanten meer waarde krijgen maar we willen vooral een betrouwbare partner zijn en een langetermijnrelatie met onze klanten aangaan.”
LOGISTIEKE PARNTER IN VAN MOER
Sinds één jaar werkt Transmare Chemie met buur Van moer als logistieke partner. "We zijn goed op elkaar afgestemd en de relatie is sterk", aldus CFO Koen Berghmans. "Samen zijn we in een pilootproject gestapt voor onze data-uitwisseling. Als er goederen moeten worden gepickt, gaat dit automatisch via API naar het warehouse van Van Moer. Zij ontvangen, picken het product en er loopt meteen communicatie terug. Het gaat allemaal digitaal en er is in principe geen fysieke tussenkomst meer nodig. Voor ons is het enorm belangrijk om een goede logistieke partner te hebben. Ze kunnen mee in onze flexibiliteit naar de klanten toe en dat zorgt ervoor dat wij onze belofte kunnen waarmaken. We hebben dus een betrouwbare partner in hen. Om maar te zeggen: liever een goede buur dan een verre vriend..."
De covidcrisis heeft Transmare Chemie in die zin geen windeieren gelegd?
“Zeker niet, het hangt natuurlijk af van de sector waarin de organisatie zich bevindt, maar iedereen had zijn ‘wintertraining moeten inzetten om goed aan het wielerseizoen te kunnen beginnen’ (onder het personeel van Transmare bevinden zich fervente fietsers, red.). Je moet een dak vervangen wanneer de zon schijnt. Ook naar de banken toe hebben we dat gedaan. We hebben in de zomer extra kredieten aangevraagd om ons werkkapitaal uit te breiden. De banken dachten weliswaar dat de klanten trager betaalden, maar we konden met onze cijfers wel het tegendeel bewijzen… En dan is het gemakkelijker om rond de tafel te zitten. Anders krijg je snel het mes op de keel en mag je beginnen spreken over complexe convenanten en dergelijke… Het is niet dat we het krediet absoluut nodig hebben maar werkkapitaal is wel heel belangrijk voor ons. Onze leveranciers betalen op 30 dagen, onze klanten doen er vaak 60 tot 180 dagen over. We hebben dus zelf ook een buffer nodig.”
Wat betekent de covidcrisis voor risk management? Hoezeer zijn jullie gaan nakijken op cashlijnen?
“Eerst en vooral: we hebben een heel goede relatie met Credendo, onze kredietverzekeraar. Dat kan ook niet anders gezien het landen- en klantenrisico. 60 procent van onze klanten zijn kredietverzekerd, 40 procent niet. Op die laatste lijnen zijn we strenger gaan toekijken. Waar vroeger klanten op een blok van 60 dagen zaten, hebben we dat tot 30 dagen gebracht. Waar we risico’s zagen, zijn we die gaan beperken. Tot nu toe hebben we nog geen faillissementen gekend bij klanten of klanten gehad die niet betaalden. Het is zelfs zo dat we het beste jaar ooit hebben gekend qua dubieuze debiteuren… Er werd genoeg aandacht aan besteed en we legden de verantwoordelijkheid ook bij sales. De relatie tussen de salesmensen en de klanten is immers veel sterker.”
Transmare Chemie sloot ook een verzekering af tegen cybercrime?
“Meer en meer bedrijven doen dat trouwens. Cybercrime is een probleem, denk maar aan de Nigeriaanse erfenisverhalen en dergelijke… We hebben gelukkig onze verzekering kunnen afsluiten in 2020 want de premies zijn dit jaar allemaal gestegen. Risk is natuurlijk heel belangrijk voor ons, dat is ook zo voor onze producten en de vergunningen die er allemaal bijkomen. En criminelen worden vindingrijk… Als onze leveranciers zeggen dat we plots op een ander rekeningnummer moeten betalen, begint er al belletje te rinkelen. We moeten heel goed checken en soms is het echt moeilijk om te zien wat niet correct is. Tot twee keer toe hebben we een poging tot cybercrime gekend en net op tijd ontdekt.”
Tot slot, wat is het voordeel om te werken in een familiebedrijf?
“De eigenaar Patrick Van Ende is tegelijk onze CEO. Het voordeel is dat de belangen van het bedrijf sterk worden uitgedragen en de eigenaar weet wat er leeft in het bedrijf. Dat creëert een enorme verbondenheid en drive die je niet altijd ziet in niet-familiebedrijven. Patrick is de tweede generatie die in het bedrijf stapt en hij kent de knepen van het vak. Er is een sterke financiële structuur en organisatorisch staat ons huis er. Het wordt gerund als een professioneel bedrijf met alle noden die eraan verbonden zijn.”